Số hoá là gì? Vai trò, lợi ích, các cấp độ của số hóa doanh nghiệp

Khái niệm "số hoá là gì" đã trở thành một yếu tố quan trọng và không thể thiếu đối với sự phát triển của doanh nghiệp trong hiện tại cũng như tương lai. Số hoá, hay còn gọi là quá trình chuyển đổi các hoạt động, quy trình và dữ liệu từ dạng truyền thống sang dạng số hóa, đang tạo ra một cuộc cách mạng trong cách mà các doanh nghiệp hoạt động và tương tác với môi trường kinh doanh. Với sự phổ biến của công nghệ thông tin và truyền thông, số hoá đang thay đổi toàn bộ cách thức quản lý, sản xuất, và tiếp cận thị trường.

Vai trò của số hoá trong doanh nghiệp không chỉ giới hạn ở việc tối ưu hóa quy trình và tăng cường hiệu suất làm việc. Số hoá còn mở ra hàng loạt lợi ích đáng kể như tăng cường khả năng cạnh tranh, cải thiện trải nghiệm khách hàng, tạo ra thông tin phân tích sâu rộng hơn để hỗ trợ quyết định, và thậm chí là sáng tạo ra các mô hình kinh doanh hoàn toàn mới. 
 

Trong bài viết này, cùng IZISolution tìm hiểu sâu hơn về khái niệm số hoá là gì và điểm qua các lợi ích mà số hoá mang lại.
 

I. Số hóa là gì?

1. Số hóa là gì?

Số hóa là quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng truyền thống như vật lý, giấy tờ, hình ảnh, âm thanh và nhiều loại dữ liệu khác vào dạng số học, tức là dạng số 0 và 1 được hiểu bởi máy tính và các thiết bị điện tử. Quá trình này thường đi kèm với việc sử dụng công nghệ và phần mềm để thu thập, lưu trữ, xử lý và quản lý dữ liệu số. Chính vì thế, Số hóa là một bước quan trọng trong quá trình chuyển đổi số.

Việc số hóa thông tin giúp tăng cường khả năng lưu trữ, truyền tải và xử lý dữ liệu một cách hiệu quả hơn, đồng thời cũng mở ra nhiều cơ hội trong việc phân tích dữ liệu, tạo ra thông tin mới và tối ưu hóa quy trình làm việc.

2. Số hóa doanh nghiệp là gì?

Số hóa doanh nghiệp (Digital Transformation) là quá trình tổng hợp và toàn diện hóa các khía cạnh của một doanh nghiệp thông qua việc sử dụng công nghệ số hóa để cải thiện hiệu suất, tăng cường khả năng cạnh tranh và tạo ra giá trị mới cho khách hàng và tổ chức. Nó không chỉ đề cập đến việc số hóa dữ liệu, mà còn liên quan đến việc thay đổi cách mà doanh nghiệp hoạt động, tương tác với khách hàng và quản lý quy trình kinh doanh.

Số hóa trong doanh nghiệp bao gồm việc áp dụng công nghệ thông tin và kỹ thuật số vào tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp, từ quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực, quản lý khách hàng, đến quản lý sản xuất và cung ứng. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng hệ thống quản lý tương tác khách hàng (CRM), quản lý chuỗi cung ứng thông minh (SCM), dịch vụ chăm sóc khách hàng qua các kênh trực tuyến, tự động hóa quy trình sản xuất và nhiều ứng dụng công nghệ khác.

Mục tiêu của số hóa doanh nghiệp là tạo ra sự linh hoạt, khả năng thích nghi nhanh chóng và khả năng cải tiến liên tục trong môi trường kinh doanh nhanh chóng biến đổi. Điều này giúp doanh nghiệp tận dụng tốt nhất tiềm năng của công nghệ số hóa để tạo ra giá trị kinh doanh và duy trì sự cạnh tranh trong thị trường.

II. Một số lợi ích của số hóa doanh nghiệp

1. Tăng cường hiệu suất và năng suất lao động

Trước đây, các doanh nghiệp thường phải quản lý một lượng lớn tài liệu và thông tin trong các hệ thống lưu trữ vật lý hoặc thông qua nhiều phần mềm riêng biệt. Điều này dẫn đến việc mất nhiều thời gian và công sức khi cần tìm kiếm thông tin.

Tuy nhiên, việc số hóa doanh nghiệp giúp cải thiện tình hình này một cách đáng kể. Bằng cách thực hiện vài thao tác đơn giản, bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm, xem xét và trích xuất thông tin từ tài liệu số hóa. Điều này giúp nhân viên có thêm thời gian để xử lý các nhiệm vụ quan trọng khác.

2. Giảm chi phí vận hành và tối ưu hóa tài nguyên

Chi phí cho việc in ấn, mua giấy, sử dụng máy móc in và mực in thường rất lớn và có thể tiêu tốn một phần lớn ngân sách hàng tháng của doanh nghiệp để duy trì việc lưu trữ dữ liệu truyền thống. Tuy nhiên, bằng cách áp dụng số hóa, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí này.

Số hóa không chỉ tiện lợi mà còn giảm bớt gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp. Điều này cung cấp thêm nguồn lực cho việc đầu tư và phát triển, giúp tạo thêm giá trị cho doanh nghiệp.

3. Tăng cường sự minh bạch và an toàn thông tin

Việc số hóa giúp tạo ra một môi trường làm việc minh bạch hơn thông qua việc dễ dàng chia sẻ, truy cập và kiểm tra thông tin. Các tài liệu và dữ liệu số hóa có thể được chia sẻ một cách nhanh chóng và dễ dàng qua các kênh truyền thông điện tử, từ email đến nền tảng lưu trữ đám mây.

Bên cạnh đó, việc số hóa cũng đóng góp quan trọng trong việc bảo vệ thông tin. Các biện pháp bảo mật số hóa giúp đảm bảo rằng chỉ những người có quyền truy cập mới có thể tiếp cận thông tin. Hệ thống mã hóa và quản lý quyền truy cập giúp ngăn chặn các nguy cơ về việc rò rỉ thông tin và truy cập trái phép.

4. Đảm bảo lưu trữ dữ liệu lâu dài không bị thất thoát

Với việc số hóa, khả năng lưu trữ dữ liệu lâu dài và bảo vệ chúng khỏi sự thất thoát hoặc hư hỏng được cải thiện đáng kể. Trong quá khứ, việc lưu trữ tài liệu vật lý dễ dàng gặp phải rủi ro mất mát do thiên tai, hỏa hoạn hoặc những sự cố không mong muốn. Tuy nhiên, việc số hóa cho phép lưu trữ dữ liệu trên các nền tảng điện tử an toàn như máy chủ hoặc đám mây, giúp đảm bảo rằng dữ liệu quan trọng sẽ không bị mất mát.

Trong tổng quan, số hóa mang lại không chỉ những lợi ích về hiệu suất làm việc và tiết kiệm chi phí, mà còn tạo ra môi trường làm việc minh bạch hơn và đảm bảo an toàn cho thông tin cùng việc lưu trữ dữ liệu lâu dài. Đây là một tiến bộ quan trọng trong việc tận dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả và bảo vệ quyền lợi của cá nhân cũng như tổ chức.

III. 3 cấp độ trong số hóa doanh nghiệp

1. Số hóa dữ liệu (Digitization) 

Số hóa số hóa dữ liệu là gì? hay số hóa tài liệu là gì? Số hóa dữ liệu (Digitization) là quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng truyền thống, như giấy tờ, sách, hình ảnh hoặc âm thanh, thành dạng số hóa - tức là biểu diễn thông tin bằng các ký tự số hoặc mã số trên máy tính hoặc các thiết bị điện tử khác. Quá trình số hóa này có thể bao gồm việc quét hình ảnh, nhập liệu thủ công hoặc sử dụng công cụ tự động để nhận diện và trích xuất thông tin từ tài liệu gốc. Vai trò của dữ liệu trong chuyển đổi số đặc biệt quan trọng đối với việc xử lý, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu.

2. Số hóa quy trình (Digitalization) 

Số hóa quy trình là gì? Số hóa quy trình (Digitalization) là quá trình chuyển đổi và cải thiện các quy trình kinh doanh hoặc làm việc từ dạng truyền thống sang dạng số hóa, sử dụng công nghệ số hóa để tối ưu hóa, tăng cường hiệu suất và cải thiện trải nghiệm của người dùng. Quá trình này không chỉ đơn thuần là việc chuyển các hoạt động từ hình thức vật lý sang số hóa, mà còn bao gồm sự cải tiến và tối ưu hóa các quy trình để đạt được sự linh hoạt và hiệu quả tốt hơn.

Bản chất của Digitalization là hướng đến sự sáng tạo trong quy trình vận hành. Cùng nhìn về lĩnh vực dịch vụ khách hàng, số hóa quy trình giúp việc trích xuất hồ sơ khách hàng được thực hiện nhanh chóng thông qua máy tính. 

3. Chuyển đổi số (Digital Transformation)

Chuyển đổi số (Digital Transformation) là việc tổ chức thực hiện thay đổi theo mô hình kỹ thuật số. Đây là một quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện từ lãnh đạo cao nhất đến mọi thành viên của tổ chức. Trong lộ trình triển khai chuyển đổi số, doanh nghiệp cần tập trung vào xây dựng năng lực số, xây dựng năng lực lãnh đạo số hóa. 

Xem thêm: Các giai đoạn và quy trình chuyển đổi số - Doanh nghiệp đang ở đâu và cần làm gì?

IV. Các dạng số hóa dữ liệu lưu trữ

1. Số hóa hồ sơ

Số hóa hồ sơ là gì?

Số hóa hồ sơ hay số hóa văn bản là gì? Là quá trình chuyển đổi các tài liệu, hồ sơ hoặc giấy tờ từ dạng vật lý sang dạng số hóa, tức là biểu diễn chúng dưới dạng tệp điện tử trên máy tính hoặc các thiết bị điện tử khác. Mục tiêu chính của số hóa hồ sơ là tạo ra phiên bản điện tử của tài liệu vật lý, giúp quản lý thông tin hiệu quả hơn, dễ dàng truy cập, tìm kiếm và chia sẻ thông tin.

Quá trình số hóa hồ sơ

• Quét hình ảnh: Tài liệu vật lý được quét bằng máy quét để tạo ra các hình ảnh số. Quá trình này chuyển đổi hình ảnh từ giấy sang dạng số.

• Nhập liệu: Sau khi quét, thông tin từ các hình ảnh số cần được nhập vào hệ thống máy tính. Điều này có thể được thực hiện thủ công hoặc thông qua công cụ nhận diện ký tự quang học (OCR) để tự động trích xuất thông tin từ hình ảnh.

• Lưu trữ và quản lý: Các tệp số hóa sau đó được lưu trữ trên máy tính hoặc các hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDM), được tổ chức vào các thư mục hoặc cơ sở dữ liệu dựa trên loại tài liệu hoặc các thông tin liên quan.

• Tìm kiếm và truy cập: Một trong những lợi ích quan trọng của số hóa hồ sơ là khả năng tìm kiếm nhanh chóng thông tin trong tài liệu. Người dùng có thể sử dụng từ khóa hoặc thuộc tính để tìm kiếm tài liệu cụ thể.

• Chia sẻ: Tài liệu số hóa có thể dễ dàng chia sẻ qua email, mạng xã hội, các ứng dụng gửi tin nhắn, hoặc các hệ thống cộng tác. Điều này giúp tăng cường khả năng tương tác và trao đổi thông tin.

Hiện nay có rất nhiều dịch vụ số hóa tài liệu giúp giảm bớt sự phụ thuộc vào tài liệu vật lý, tiết kiệm không gian lưu trữ và tạo ra môi trường làm việc số hóa, tăng cường hiệu suất và tích hợp thông tin một cách hiệu quả.

2. Số hóa hình ảnh

Hình ảnh là một dạng thông tin thường xuyên được lưu giữ và sử dụng, và chúng đã trở nên phổ biến do sự phát triển của các thiết bị như máy ảnh và smartphone.

Vì vậy, khi nói về việc số hóa ảnh, ta đang thảo luận về việc chuyển đổi hình ảnh từ dạng vật lý sang dạng điện tử. Điều này đem lại nhiều ưu điểm quan trọng cho các doanh nghiệp. Nói cách khác, không phải chỉ là việc chụp ảnh bằng máy số thay vì máy film, mà còn là việc tối ưu hóa lợi ích của việc sử dụng dữ liệu số.

Với sự giúp đỡ của dịch vụ số hóa hình ảnh doanh nghiệp có thể chuyển đổi các bức ảnh vật lý thành dạng số hóa, đảm bảo rằng chất lượng của chúng được duy trì sau thời gian dài và chúng có thể được truy cập một cách dễ dàng bất kể lúc nào. Điều này mang lại một loạt lợi ích quan trọng:

Đảm bảo chất lượng: Thời gian có thể ảnh hưởng đến chất lượng của hình ảnh vật lý, trong khi dịch vụ số hóa hình ảnh giúp bảo vệ chất lượng ban đầu của chúng. Điều này đặc biệt quan trọng khi cần lưu trữ hình ảnh trong thời gian dài.

Dễ dàng chia sẻ: Việc chia sẻ các bức ảnh đáng nhớ dễ dàng hơn với sự hỗ trợ của dịch vụ số hóa. Các bức ảnh này có thể được tải lên mạng xã hội hoặc website với chất lượng tốt và độ phân giải cao.

Tiết kiệm không gian lưu trữ: Với việc chuyển đổi hình ảnh sang dạng số hóa, không gian lưu trữ vật lý không còn là vấn đề. Các hình ảnh số có thể được lưu trữ trên thiết bị điện tử mà không cần sử dụng không gian vật lý.

Như vậy, việc số hóa ảnh không chỉ đơn thuần là việc thay đổi cách chúng ta chụp ảnh, mà còn mở ra một loạt tiềm năng lợi ích cho việc quản lý thông tin và sử dụng dữ liệu số một cách hiệu quả.

V. Những lưu ý khi số hóa dữ liệu lưu trữ

Những ưu điểm của việc số hóa đã trở nên rõ ràng, bao gồm khả năng tiết kiệm chi phí và sự tiện lợi mà nó mang lại. Do đó, sự áp dụng rộng rãi của số hóa đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày. Tuy nhiên, để tận dụng dữ liệu số một cách an toàn và hiệu quả, có một số điều cần lưu ý:

• Loại tài liệu cần số hóa: Xác định loại tài liệu mà bạn muốn số hóa, có thể là hình ảnh, âm thanh, văn bản v.v.

• Số lượng và thời gian số hóa: Xác định số lượng tài liệu bạn cần số hóa và ước tính thời gian cần để hoàn thành việc số hóa.

• Mục đích của số hóa: Đặt ra mục tiêu rõ ràng cho việc số hóa, liệu bạn muốn tăng cường khả năng truy cập, lưu trữ dữ liệu lâu dài hay chia sẻ thông tin với người khác.

• Kích thước tài liệu: Xác định kích thước của tài liệu bạn muốn quét hoặc số hóa, để chọn phương pháp và thiết bị phù hợp.

• Định dạng đầu ra: Quyết định về định dạng tập tin mà bạn muốn tài liệu số hóa được lưu trữ, ví dụ: PDF, JPG, MP3, v.v.

• Ngân sách: Xác định ngân sách dành cho hoạt động số hóa, bao gồm việc mua thiết bị, sử dụng dịch vụ số hóa, và các chi phí liên quan khác.

Trên đây là khái niệm số hoá là gì cũng như vai trò, lợi ích, các cấp độ của số hóa doanh nghiệp. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số. 

Từ khóa liên quan: dữ liệu số hóa là gì, số hóa tài liệu lưu trữ là gì, văn bản số hóa là gì, thế nào là chuyển đổi số, thế nào là số hóa dữ liệu