Khó khăn khi triển khai hệ thống HRM: Các vấn đề doanh nghiệp nên biết sớm

Đầu tư xây dựng và triển khai hệ thống HRM luôn là sự lựa chọn đúng đắn nhất đối với các doanh nghiệp trong việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực. Tuy nhiên, đi đôi với những lợi ích thì việc triển khai HRM cũng gặp phải rất nhiều khó khăn và thách thức.

Cùng IZISolution tìm hiểu những khó khăn khi triển khai hệ thống HRM mà doanh nghiệp đang gặp phải qua bài viết dưới đây. 

I. Tổng quan về hệ thống HRM

1. Hệ thống HRM là gì?

Hệ thống HRM (Human Resource Management) là một phần mềm được thiết kế để quản lý và tối ưu hóa các quá trình quản lý nhân sự trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Hệ thống này giúp tổ chức tự động hóa nhiều hoạt động liên quan đến quản lý nhân sự, từ việc tuyển dụng và thuê mướn đến quản lý hiệu suất, phát triển nguồn nhân lực, và theo dõi các vấn đề liên quan đến nhân sự.

Hệ thống phần mềm HRM hay còn được biết đến bằng nhiều tên gọi khác nhau như: HRM (quản lý nguồn nhân lực), HRMS (hệ thống quản lý nguồn nhân lực), HRIS (hệ thống thông tin nguồn nhân lực).

2. Lợi ích hệ thống HRM mang lại cho doanh nghiệp

Một doanh nghiệp tiến bộ và hiện đại, khi sử dụng công nghệ trong quản trị, sẽ thể hiện sự vượt trội so với những tổ chức tiếp tục áp dụng phương pháp quản lý thủ công và truyền thống. Sự tối ưu hóa trong quá trình vận hành của họ có thể được đạt được thông qua việc sử dụng hệ thống HRM, với nhiều lợi ích quan trọng bao gồm:

- Tăng cường năng suất và chất lượng công việc của nhân sự: Hệ thống phần mềm HRM giải quyết các nhiệm vụ mất thời gian như chấm công, tính lương, và quản lý giấy tờ liên quan. Điều này giúp nhân sự tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn, tối ưu hóa năng suất làm việc và cung cấp giá trị đáng kể cho doanh nghiệp.

- Giảm chi phí: Sử dụng hệ thống HRM giúp giảm thiểu các chi phí liên quan đến giấy tờ và hồ sơ nhân viên. Ngoài ra, nó có thể giúp tối ưu hóa sự sử dụng tài nguyên nhân sự và máy móc, tiết kiệm nguồn lực cho doanh nghiệp.

- Tăng hiệu quả quản lý: Hệ thống HRM cung cấp các công cụ quan trọng cho quản lý, giúp họ dễ dàng theo dõi tiến độ công việc của nhân viên, xác định liệu họ đang hoàn thành công việc đúng cách hay không thông qua các chỉ số hiệu suất (KPI), từ đó đưa ra quyết định quản lý chính xác và hiệu quả hơn.

- Giảm rủi ro: Doanh nghiệp thường phải đối mặt với rủi ro liên quan đến hợp đồng lao động và chính sách nhân sự. Hệ thống HRM giúp bảo quản các tài liệu quan trọng và thông tin về nhân viên một cách an toàn, tránh được sự mất mát thông tin quan trọng.

Hệ thống HRM đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện quản lý nhân sự và mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Nó giúp tăng cường hiệu suất làm việc, giảm chi phí, tối ưu hóa quá trình quản lý, và giảm thiểu rủi ro, từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả của lực lượng lao động.

Xem đầy đủ: Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự

II. Khó khăn trong triển khai hệ thống HRM

1. Khó khăn về công nghệ và hạ tầng

Sự đầu tư ban đầu: Việc triển khai một hệ thống HRM hiện đại và mạnh mẽ đòi hỏi một khoản đầu tư lớn vào công nghệ và hạ tầng. Doanh nghiệp phải sắp xếp nguồn lực tài chính để mua các phần mềm quản lý nhân sự, phần cứng, và cấu hình hệ thống phù hợp.

Nguồn vốn đầu tư luôn là thách thức lớn đặc biệt là đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Do đó, đối với triển khai phần mềm quản lý công ty nhỏ, nhà quản trị cũng đều phải cân nhắc và tìm hiểu thật kỹ. Các giải pháp truyền thống, doanh nghiệp nhỏ hoàn toàn không phù hợp về mặt chi phí bởi các phần mềm truyền thống đều yêu cầu rất nhiều trang thiết bị, nguồn nhân sự, phần mềm, hệ thống mạng,…..

Đối với các doanh nghiệp đã sử dụng các hệ thống khác như hệ thống quản lý khách hàng (CRM) hoặc hệ thống quản lý tài chính, việc tích hợp hệ thống HRM với các hệ thống này có thể gặp nhiều khó khăn. Điều này đòi hỏi kiến thức chuyên môn và kỹ thuật để đảm bảo tính tương thích và hiệu suất ổn định.

2. Vấn đề về độ tương thích với đặc thù doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp, việc triển khai hệ thống HRM là một điều quan trọng giúp đảm bảo các hoạt động quản lý nhân sự diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả. Do đó, sẽ là một thách thức lớn nếu hệ thống HRM mà bạn lựa chọn không thể tương thích được với hệ thống phần mềm hay đặc thù doanh nghiệp.

Trong quá trình quản lý nhân sự doanh nghiệp không chỉ cần sử dụng hệ thống HRM mà còn cần đến rất nhiều những thứ khác có liên quan đến việc lưu giữ hồ sơ nhân sự, giao việc, chấm công, tính lương nhân viên,... Mọi điều này có thể bị gián đoạn nếu HRM không tương thích hoặc phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.

3. Khó khăn trong việc đào tạo nhân viên và đổi mới văn hóa doanh nghiệp

Việc triển khai hệ thống HRM mới đòi hỏi sự thay đổi trong cách làm việc của nhân viên. Điều này có thể gây ra sự phản đối hoặc khó khăn trong việc thay đổi văn hóa làm việc của doanh nghiệp.

Một điểm cần nhấn mạnh là dù doanh nghiệp có ý định triển khai phần mềm, nhưng sự chuẩn bị của nhân viên trong công ty vẫn còn hạn chế. Trong thực tế, doanh nghiệp tại Việt Nam thường thực hiện công việc thông qua các phương pháp truyền thống như sổ sách, giấy tờ, và các ứng dụng văn phòng như Excel, Word,.... Do đó, việc áp dụng các giải pháp công nghệ mới thường gặp sự ngần ngại và sự khó khăn trong việc tiếp cận và học hỏi.

Hơn nữa, trình độ chuyên môn của nhân viên trong các doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ thông tin, thường còn kém. Điều này dẫn đến việc sử dụng phần mềm quản lý công ty trong ngữ cảnh này trở nên phức tạp hơn. Các nhân viên có thể gặp khó khăn khi sử dụng phần mềm và có thể xuất hiện tình trạng sử dụng miễn cưỡng hoặc thậm chí phản đối việc chuyển đổi, đồng thời ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất triển khai phần mềm.

Nhiều nhân viên đôi khi đã được đào tạo nhưng không hiểu và không sử dụng hệ thống HRM. Do đó, để có thể đào tạo nhân viên một cách hiệu quả và giúp họ hiểu rõ được cách sử dụng hệ thống HRM đúng cách, bạn cần tìm hiểu nguyên nhân tại sao nhân viên không sử dụng HRM đồng thời có hoạt động hướng dẫn họ một cách riêng biệt nhất.. 

4. Khó khăn về quản lý dữ liệu và bảo mật

Hệ thống HRM chứa rất nhiều thông tin quan trọng và nhạy cảm về nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, thông tin về lương, thông tin y tế…. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có quy trình quản lý dữ liệu chi tiết và đảm bảo tính chính xác và hoàn toàn của dữ liệu.

Dữ liệu trong hệ thống HRM luôn là mục tiêu của các mối đe dọa bảo mật như việc xâm nhập hệ thống, lừa đảo, và rò rỉ dữ liệu. Do đó, doanh nghiệp cần phải đầu tư vào biện pháp bảo mật mạnh mẽ bao gồm mã hóa dữ liệu, kiểm tra định kỳ, và kiểm soát truy cập để đảm bảo rằng thông tin nhân viên được bảo vệ tốt.

5. Khó khăn trong việc duy trì và nâng cấp HRM

Không chỉ trong việc triển khai, duy trì và nâng cấp hệ thống HRM cũng gặp nhiều khó khăn riêng biệt:

• Duy trì dữ liệu liên tục: Dữ liệu về nhân viên, lương bổng, và các thông tin khác trong hệ thống HRM cần phải được cập nhật liên tục. Điều này đòi hỏi một quy trình quản lý dữ liệu rõ ràng và hiệu quả để tránh dữ liệu lỗi thời hoặc không chính xác.

• Nâng cấp và cập nhật phần mềm: Hệ thống HRM phải liên tục cập nhật để đảm bảo tính năng và hiệu suất tốt nhất. Quá trình nâng cấp có thể phức tạp và đòi hỏi thời gian và nguồn lực đáng kể.

• Hỗ trợ và đào tạo người dùng: Người dùng cuối, bao gồm các nhân viên và quản lý, cần phải được hướng dẫn và đào tạo để sử dụng hệ thống HRM một cách hiệu quả. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cung cấp hỗ trợ liên tục và đào tạo định kỳ.

Trên đây là những khó khăn khi triển khai hệ thống HRM. Nếu bạn đang gặp phải những vấn đề trên và đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp giải pháp quản trị nhân sự cho doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn và dùng thử phần mềm miễn phí nhé!