Hướng dẫn di chuyển dữ liệu chi tiết từ A - Z sang Odoo

Di chuyển dữ liệu từ một hệ thống cũ sang hệ thống mới khi triển khai phần mềm Odoo có thể là một quá trình phức tạp và đòi hỏi nhiều công sức. Tuy nhiên, với các hướng dẫn chi tiết từ A-Z, việc di chuyển dữ liệu sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Hãy cùng khám phá các bước và công cụ cần thiết để di chuyển dữ liệu một cách hiệu quả và đáng tin cậy.

I. Trước khi di chuyển dữ liệu cần chuẩn bị những gì?

Đánh giá dữ liệu 

Bắt đầu bằng cách đánh giá dữ liệu hiện có và xác định dữ liệu liên quan sẽ được di chuyển. Xác định nguồn dữ liệu, chẳng hạn như bảng tính, cơ sở dữ liệu hoặc hệ thống cũ và đánh giá chất lượng cũng như độ chính xác của dữ liệu.

Làm sạch dữ liệu

Làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu để đảm bảo tính nhất quán và chính xác. Xóa trùng lặp, sửa lỗi và chuẩn hóa định dạng, chẳng hạn như tên, địa chỉ và chi tiết liên hệ. Bước này rất quan trọng để duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu trong hệ thống mới.

Định dạng dữ liệu

Đảm bảo rằng dữ liệu được định dạng chính xác để phù hợp với yêu cầu của hệ thống Odoo. Xem xét các loại dữ liệu, độ dài và bất kỳ hướng dẫn định dạng cụ thể nào cho các trường như ngày, tiền tệ hoặc mã. Chuyển đổi dữ liệu thành các định dạng thích hợp để phù hợp với cấu trúc dữ liệu của Odoo.

Khai thác dữ liệu

Trích xuất dữ liệu liên quan từ các hệ thống hoặc tệp nguồn. Tùy thuộc vào độ phức tạp và khối lượng của dữ liệu, có thể cần sử dụng các công cụ trích xuất dữ liệu hoặc tập lệnh để tự động hóa quy trình và đảm bảo tính nhất quán.

Xác thực dữ liệu

Xác thực dữ liệu để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác trước khi di chuyển dữ liệu sang Odoo. Thực hiện kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu, chẳng hạn như tập dữ liệu liên quan đến tham chiếu chéo, xác thực các thành phần phụ thuộc và tiến hành kiểm tra mẫu để xác định bất kỳ điểm bất thường hoặc sai lệch nào.

Sao lưu dữ liệu

Trước khi tiến hành di chuyển dữ liệu, điều quan trọng là tạo bản sao lưu dữ liệu hiện có của bạn. Điều này đảm bảo rằng bạn có một bản sao dữ liệu đáng tin cậy trong trường hợp có bất kỳ vấn đề nào phát sinh trong quá trình di chuyển.

Kế hoạch di chuyển dữ liệu

Tạo một kế hoạch di chuyển dữ liệu chi tiết bao gồm các mốc thời gian, trách nhiệm và các biện pháp dự phòng. Phác thảo rõ ràng các bước liên quan đến việc di chuyển dữ liệu và đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều biết về kế hoạch.

II. Các bước di chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang Odoo

Khi chuyển đổi từ một hệ thống cũ sang Odoo trong quá trình triển khai, một số loại dữ liệu cần được xem xét để chuyển đổi. Các loại dữ liệu cụ thể có thể khác nhau tùy thuộc vào bản chất của hệ thống cũ và các yêu cầu triển khai Odoo. Dưới đây là một số loại dữ liệu phổ biến thường tham gia vào quá trình chuyển đổi:

• Master Data: Sản phẩm, khách hàng, nhà cung cấp

• Dữ liệu chi tiết: Tồn kho, công nợ, số dư các đầu khoản…

Ví dụ import danh sách sản phẩm vào kho hàng trên Odoo:

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu

Có thể nhập dữ liệu về bất kỳ hoạt động kinh doanh nào của Odoo bằng định dạng Excel (.xlsx) hoặc CSV (.csv).

Để mở giao diện để nhập dữ liệu cho đối tượng cần thiết (ví dụ như Sản phẩm, có thể truy cập từ ứng dụng Mua hàng, Bán hàng hoặc Kho vận), bạn cần ấn vào nút Nhập (nếu giao diện cho phép nhập dữ liệu thì nút này sẽ xuất hiện).

Khi đã vào được giao diện Nhập dữ liệu, phần mềm sẽ gợi ý tải xuống mẫu nhập dữ liệu (xem hình). Mẫu nhập dữ liệu này đã được thiết lập sẵn với các cột tương ứng với các trường trong phần mềm. Người dùng chỉ cần điền các thông tin để nhập dữ liệu cho phù hợp với các trường trong phần mềm.

Bước 2: Điều chỉnh mẫu nhập

Sau khi tải thành công các mẫu nhập, bạn có thể mở chúng bằng bất kỳ phần mềm bảng tính nào (như Microsoft Office, OpenOffice, Google Drive, v.v.). Tuy nhiên, cần lưu ý loại dữ liệu muốn nhập để đảm bảo rằng dữ liệu được nhập là chính xác. Hiện tại, phần mềm Odoo/ERPOnline hỗ trợ ba loại dữ liệu nhập sau:

• Dữ liệu dạng văn bản: Đây là các chuỗi ký tự chữ cái, số, ký hiệu được sắp xếp liền nhau hoặc được phân tách bằng các dấu hay khoảng trắng. Ví dụ: Tên sản phẩm "Rượu vang nổ Dom Pérignon 2018".

• Dữ liệu dạng số: Dữ liệu dạng số hay number là các chuỗi ký tự số, có thể được sử dụng để tính toán trong các công thức. Ví dụ: giá vốn của sản phẩm "Rượu vang nổ Dom Pérignon 2018" là 1.000.000đ, khi nhập 2 sản phẩm này về kho thì giá trị tồn kho sẽ là 2.000.000đ khi sử dụng phương pháp định giá tồn kho tiêu chuẩn (Standard Price).

• Dữ liệu dạng ngày tháng: Có những trường hợp yêu cầu dữ liệu nhập vào phải bao gồm ngày, tháng, giờ, phút và giây (đặc biệt là với các trường hợp như dữ liệu của máy chấm công). Vì vậy, trước khi nhập dữ liệu, cần đọc kỹ yêu cầu định dạng của trường và sử dụng tính năng định dạng thời gian của phần mềm bảng tính để định dạng các dữ liệu trên.

Bước 3: Nhập dữ liệu

Nếu bạn muốn gọi đến dữ liệu từ một ứng dụng khác trong phần mềm Odoo/ERPOnline, nên sử dụng External ID để xác định đối tượng cần gọi. Điều này cũng giúp tránh nhầm lẫn khi có nhiều bản ghi cùng tên trong phần mềm.

External ID cũng được sử dụng để cập nhật dữ liệu khởi tạo ban đầu nếu có dữ liệu đã được điều chỉnh sau đó.

Ví dụ: Bạn đã nhập dữ liệu sản phẩm nhưng chưa có giá vốn khi nhập. Khi có dữ liệu giá vốn, bạn cần cập nhật lên biểu mẫu của sản phẩm.

Để làm điều này, bạn cần xuất dữ liệu sản phẩm từ phần mềm. Kết quả xuất sẽ được hiển thị trên ứng dụng, với giá vốn mặc định là 0:

Để cập nhật trường Giá vốn cho sản phẩm, cần bổ sung dữ liệu vào trường Giá vốn (standard_price) tương ứng với sản phẩm. Kết quả sau khi nhập dữ liệu sẽ hiển thị như sau:

Sau khi điều chỉnh dữ liệu, cần nạp lại file vào phần mềm để cập nhật thay đổi chính xác. Trong trường hợp này, mã External ID là "chìa khóa" để xác định giá trị cần nhập vào biểu mẫu của sản phẩm.

Để đảm bảo rằng file dữ liệu đã đúng định dạng đầu vào của phần mềm Odoo, bạn nên nhấn vào nút "Kiểm thử". Nếu hiển thị thông báo "Mọi thứ dường như hợp lệ", file của bạn đã đúng yêu cầu. Sau đó, bạn có thể nhấn nút "Nhập" để đưa dữ liệu vào phần mềm.

Cuối cùng, dữ liệu danh sách sản phẩm đã được nhập xong trên Odoo:

III. Công cụ di chuyển dữ liệu

1. Công cụ ETL (Talend, Pentaho, Informatica)

Có thể sử dụng các công cụ ETL như Talend, Pentaho hoặc Microsoft SQL Server Integration Services (SSIS) để di chuyển dữ liệu. Những công cụ này cho phép trích xuất dữ liệu từ hệ thống nguồn, chuyển đổi và làm sạch dữ liệu khi cần, đồng thời tải dữ liệu đó vào Odoo. 

• Các công cụ này cung cấp một bộ tính năng toàn diện để trích xuất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, chuyển đổi dữ liệu để đáp ứng các yêu cầu của hệ thống đích và tải dữ liệu vào đích mong muốn.

• Các công cụ ETL cung cấp giao diện trực quan và chức năng kéo và thả, giúp thiết kế luồng dữ liệu và chuyển đổi dễ dàng hơn mà không cần kiến ​​thức mã hóa sâu rộng.

• Chúng hỗ trợ nhiều loại nguồn và định dạng dữ liệu, bao gồm cơ sở dữ liệu, tệp phẳng, API...

• Các công cụ ETL thường cung cấp khả năng làm sạch, xác thực và làm phong phú dữ liệu, cho phép cải thiện chất lượng dữ liệu trong quá trình di chuyển.

• Cung cấp các tính năng lập lịch trình và tự động hóa, cho phép cập nhật dữ liệu thường xuyên và đồng bộ hóa giữa các hệ thống.

• Các công cụ ETL phù hợp cho việc di chuyển dữ liệu phức tạp liên quan đến khối lượng dữ liệu lớn, chuyển đổi phức tạp và tích hợp với nhiều hệ thống.

2. Nhập CSV/Excel

Bản thân Odoo cung cấp các chức năng nhập/xuất tích hợp cho phép di chuyển dữ liệu bằng tệp CSV hoặc Excel. Có thể xuất dữ liệu từ hệ thống hiện tại của mình sang định dạng được yêu cầu và nhập dữ liệu đó vào Odoo bằng các mẫu nhập thích hợp. Phương pháp này phù hợp với các tập dữ liệu nhỏ hơn hoặc cấu trúc dữ liệu đơn giản, nơi dữ liệu có thể được chuẩn bị ở định dạng bảng tính.

• Người dùng có thể xuất dữ liệu từ hệ thống nguồn thành tệp CSV hoặc Excel, ánh xạ các trường tới các trường Odoo tương ứng và nhập dữ liệu bằng các mẫu nhập của Odoo.

• Quá trình nhập bao gồm xác thực dữ liệu và xử lý lỗi để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.

• Tùy chọn thân thiện với người dùng vì nó không yêu cầu các kỹ năng kỹ thuật nâng cao hoặc các công cụ bổ sung.

Tuy nhiên, nó có thể có những hạn chế đối với việc di chuyển dữ liệu phức tạp hơn liên quan đến các phép biến đổi mở rộng hoặc các mối quan hệ dữ liệu phức tạp. Nhập CSV/Excel phù hợp cho việc di chuyển dữ liệu ban đầu hoặc cập nhật định kỳ nhưng có thể không lý tưởng cho việc đồng bộ hóa dữ liệu theo thời gian thực, liên tục.

IV. Cách kiểm tra, xác minh tính chính xác của dữ liệu di chuyển

Xác định tiêu chí chất lượng dữ liệu

Trước khi kiểm tra chất lượng và tính nhất quán của dữ liệu, cần xác định ý nghĩa của những thuật ngữ đó đối với dự án cụ thể. Tiêu chí chất lượng dữ liệu là các tiêu chuẩn và kỳ vọng đặt cho dữ liệu, dựa trên các mục tiêu và yêu cầu phân tích. 

Ví dụ: một số tiêu chí chất lượng dữ liệu phổ biến là tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, hợp lệ và nhất quán. Nên chỉ định cách bạn sẽ đo lường và đánh giá chất lượng dữ liệu của mình, chẳng hạn như sử dụng số liệu, quy tắc hoặc ngưỡng.

Thực hiện hồ sơ dữ liệu

Lập hồ sơ dữ liệu là quá trình kiểm tra nguồn dữ liệu và thu thập siêu dữ liệu, chẳng hạn như loại dữ liệu, định dạng, phạm vi, phân phối, tần suất và mối quan hệ. Lập hồ sơ dữ liệu giúp hiểu cấu trúc, nội dung và chất lượng của dữ liệu, đồng thời xác định bất kỳ sự cố hoặc điểm bất thường tiềm ẩn nào. 

Có thể sử dụng các công cụ và phương pháp khác nhau để thực hiện lập hồ sơ dữ liệu, chẳng hạn như truy vấn SQL, từ điển dữ liệu, báo cáo chất lượng dữ liệu hoặc phần mềm lập hồ sơ dữ liệu.

Ngoài ra còn có các công cụ AI cho phép phân tích dự đoán xem lại dữ liệu lịch sử của bạn để xác định đâu là giá trị tiêu chuẩn của dữ liệu và phát hiện mọi sai lệch. Điều này làm giảm thời gian thiết lập cho các quy trình chất lượng dữ liệu.

Áp dụng quy tắc xác thực dữ liệu

Quy tắc xác thực là các kiểm tra và ràng buộc áp dụng cho dữ liệu để đảm bảo rằng dữ liệu đáp ứng tiêu chí chất lượng. Ví dụ: sử dụng các quy tắc xác thực dữ liệu để xác minh rằng các giá trị dữ liệu nằm trong một phạm vi nhất định, khớp với một định dạng nhất định hoặc tuân theo một logic nhất định. Có thể sử dụng các quy tắc xác thực dữ liệu để phát hiện và sửa bất kỳ lỗi nào, chẳng hạn như các giá trị bị thiếu, trùng lặp hoặc không hợp lệ. Hoặc triển khai các quy tắc xác thực dữ liệu ở các giai đoạn khác nhau trong quy trình cung cấp dữ liệu, chẳng hạn như trong khi nhập dữ liệu, chuyển đổi dữ liệu hoặc tải dữ liệu.

Tiến hành kiểm tra xác minh dữ liệu

Thử nghiệm xác minh dữ liệu là phương pháp sử dụng để so sánh và xác nhận dữ liệu của mình với các nguồn thông tin khác, chẳng hạn như tài liệu tham khảo bên ngoài, điểm chuẩn hoặc tiêu chuẩn. Kiểm tra xác minh dữ liệu giúp đảm bảo rằng dữ liệu chính xác, đáng tin cậy và nhất quán, đồng thời phản ánh thực tế mà bạn muốn phân tích. 

Ví dụ: có thể sử dụng các thử nghiệm xác minh dữ liệu để kiểm tra chéo dữ liệu với các bộ dữ liệu khác, thực hiện kiểm tra dữ liệu hoặc tiến hành đánh giá chất lượng dữ liệu.

Truyền đạt kết quả chất lượng dữ liệu

Bước cuối cùng để xác thực và xác minh chất lượng và tính nhất quán của dữ liệu là ghi lại và truyền đạt những phát hiện cũng như lịch sử hành động. Tạo báo cáo chất lượng dữ liệu tóm tắt các tiêu chí chất lượng dữ liệu, lập hồ sơ dữ liệu, xác thực dữ liệu và kết quả xác minh dữ liệu, đồng thời nêu bật mọi vấn đề, thiếu sót hoặc cải tiến.

Truyền đạt báo cáo chất lượng dữ liệu cho các bên liên quan, chẳng hạn như nhà cung cấp dữ liệu, người tiêu dùng dữ liệu hoặc nhà phân tích dữ liệu, đồng thời thu hút phản hồi và đề xuất của họ.

Điều quan trọng là đảm bảo dữ liệu được chuyển đổi và nhập vào một cách chính xác và tỉ mỉ. Bằng cách sử dụng các công cụ và quy trình chính xác, bạn có thể chuyển đổi dữ liệu một cách dễ dàng và đảm bảo tính liên tục trong hoạt động của mình. 

Nếu bạn gặp vấn đề khi chuyển dữ liệu, hãy dành thời gian để khắc phục sự cố để đảm bảo rằng dữ liệu được chuyển đổi một cách chính xác và cẩn thận. Với các bước và lời khuyên trên của IZISolution, bạn sẽ có thể chuyển dữ liệu một cách hiệu quả và đảm bảo rằng hoạt động di chuyển diễn ra suôn sẻ với hệ thống mới.