Cách sử dụng phần mềm Odoo Sales - Bán hàng

Odoo cung cấp hơn 60 module cốt lõi và hơn 20,000 tính năng tùy chỉnh. Doanh nghiệp có thể tìm thấy đủ loại phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tại đây. Odoo đang là một trong những giải pháp phần mềm quản trị được sử dụng nhiều nhất trên thế giới. IZISolution chia sẻ tài liệu cách sử dụng phần mềm Odoo - Các tính năng chính trong một phần mềm bán hàng - Giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả phần mềm này.

Xem thêm: Odoo 16 có những tính năng gì mới? Cập nhật phiên bản Odoo mới nhất

Nội dung hướng dẫn cách sử dụng Odoo bán hàng bao gồm:

1. Cách thiết lập đơn vị sản phẩm

2. Cách tạo sản phẩm và các biến thể sản phẩm

3. Cách thiết lập bảng giá

4. Cách tạo chương trình khuyến mãi

5. Cách tạo phiếu giảm giá

6. Cách tạo và quản lý khách hàng

7. Cách tạo báo giá và thiết lập đơn hàng

>> ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ phần mềm Odoo ERPViet bán hàng <<

Cách sử dụng phần mềm Odoo bán hàng

Ứng dụng bán hàng trên phần mềm quản trị:

Xem thêm: Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Odoo 15 trên nền tảng Windows

1. Cách thiết lập đơn vị sản phẩm

1.1 Tạo nhóm đơn vị sản phẩm

- Bước 1: Chọn “Cấu hình”, Chọn “Nhóm đơn vị đo lường” để tạo một nhóm đơn vị sản phẩm

- Bước 2: Bấm “Tạo” và nhập thông tin nhóm sản phẩm sau đó bấm “Lưu”. Như vậy ta được một nhóm đơn vị

1.2 Cách sử dụng Odoo tạo đơn vị sản phẩm

- Bước 1: Chọn “Cấu hình” chọn menu “Đơn vị đo lường”

- Bước 2: Bấm “Tạo” để tạo mới một đơn vị đo lường sản phẩm, nhập thông tin đơn vị sau đó bấm “Lưu”

Lưu ý: Chỉ duy nhất một đơn vị đo lường được đặt là đơn vị gốc cho nhóm đơn vị

2. Cách sử dụng Odoo nhập sản phẩm và các biến thể

2.1 Cách phân biệt biến thể sản phẩm

Để phân biệt các biến thể sản phẩm với nhau cần dựa vào thuộc tính sản phẩm như: kích thước, màu sắc,... 

2.2 Thiết lập biến thể

Để thiết lập biến thể sản phẩm ta chọn “Cấu hình” -> “Thiết lập”, chọn “Các biến thể và tùy chọn”

2.3 Tạo sản phẩm:

- Bước 1: Chọn “Sản phẩm” để tạo mới 1 sản phẩm

- Bước 2: Bấm “Tạo”

Nhập thông tin sản phẩm vào form:

Tab “Thông tin chung”:

       + Chọn “Có thể bán được” để sản phẩm được hiển thị và được lựa chọn trong đơn hàng bán (SO)

       + “Loại sản phẩm”: Có 3 loại:

• Lưu kho: Sản phẩm phải kiểm soát số lượng tồn kho

• Tiêu dùng: Là hàng không cần kiểm soát số lượng tồn kho, có thể cung cấp từ nhà cung cấp đến khách hàng mà không phải nhập kho

• Dịch vụ: Là sản phẩm không quản lý tồn kho

Tab “Biến thể”: 

Ta tạo các thuộc tính (màu, kích thước,...) và giá trị thuộc tính tương ứng (vàng, đỏ, xanh,...)

Tab “Bán hàng”: Thiết lập thông số tạo hóa đơn khi bán hàng. Đối với một số trường hợp 1 sản phẩm có nhiều bảng giá, thì ở tab này sẽ cho ta cấu hình thông tin bảng giá đặc biệt với các khách hàng khác nhau

Tab “Mua hàng”: 

Cấu hình một hoặc nhiều nhà cung cấp cùng tuyến đường “Mua”, mục đích là để khi nhu cầu sử dụng hàng hóa, hoặc số lượng hàng hoá đạt ngưỡng tồn kho tối thiểu, hệ thống sẽ tạo ra một đơn báo giá theo thông số đã cấu hình.

Tab “Tồn kho”:

+ Chia 3 loại tuyến đường:

• Thiết lập cung ứng theo đơn hàng: Đơn báo giá mua tự động sinh ra khi có đơn hàng bán. Số lượng và sản phẩm này cũng tạo trên đơn hàng với nhà cung cấp được cấu hình bên tab “mua hàng”

• Sản xuất: Cho phép tạo lệnh sản xuất, thiết lập kế hoạch sản xuất cho sản phẩm này

• Mua: Cho phép tạo đơn báo giá khi số lượng tồn kho, hoặc nhu cầu dùng sản phẩm này bị thiếu tới nhà cung cấp cấu hình bên tab “mua hàng”

+ Ngày giao hàng an toàn: Thời gian giao hàng được tính theo ngày. Đó là số ngày, được hứa với khách hàng, giữa xác nhận đơn đặt hàng và giao hàng để đảm bảo hàng về kịp cho khách hàng

+ Ngày an toàn sản xuất: Đối với một cấu trúc định mức nguyên vật liệu đa cấp, A là thành phẩm, B là bán thành phẩm thì ngày an toàn sản xuất sẽ là ngày bán thành phẩm được di chuyển vào kho sản xuất để sản xuất A

+ Địa điểm đối ứng: Cấu hình địa điểm sản xuất, và xuất/nhập kho nào khi kiểm kê hàng hóa

+ Đóng gói: cho phép ta thêm các hình thức đóng gói sản phẩm khác nhau cho sản phẩm nếu có

Xem thêm: Khám phá các cải tiến của Module CRM trong phần mềm Odoo 15

3. Cách sử dụng phần mềm Odoo để thiết lập bảng giá sản phẩm

3.1 Mục đích

Đối với hoạt động mua bán hàng, quản lý bản giá cho từng khách hàng hay nhà cung cấp vào từng thời điểm, đối với từng sản phẩm là việc cần thiết. Hệ thống cho phép thiết lập bảng giá mua/bán cho từng đối tác khác nhau đối với một hoặc nhiều sản phẩm khác nhau.

3.2 Hệ thống cung cấp 2 bảng giá:

Bảng giá mua: Sử dụng cho hoạt động mua hàng

Bảng giá bán: Sử dụng cho hoạt động bán hàng

3.3 Cách sử dụng Odoo tạo bảng giá bán:

Bước 1: Kích vào “Sản phẩm” / Bảng giá. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách bảng giá đã tạo

- Bước 2: Để tạo bảng giá mới → Chọn “Tạo”

+ Thiết lập chính sách chiết khấu:

• Chọn “Chiết khấu được bao gồm trong giá” => Để hiển thị giá bán sản phẩm trong đơn hàng là giá đã được chiết khấu

• Chọn “Hiển thị giá niêm yết & chiết khấu cho khách hàng”: Để hiển thị cả giá bán của sản phẩm và các chiết khấu nếu có trong đơn hàng

+ Chọn “Thêm một dòng”: Hệ thống sẽ hiển thị form cấu hình bảng giá

Khi tạo bảng giá bạn cần lưu ý các thông tin trên màn hình:

+ Các trường trên được áp dụng cho quy tắc tính giá:

• Toàn cục: Quy tắc tính giá sẽ áp dụng cho tất cả các sản phẩm

• Nhóm sản phẩm: Quy tắc tính giá sẽ áp dụng cho các sản phẩm thuộc nhóm sản phẩm

• ­­­Sản phẩm: Quy tắc tính giá áp dụng cho sản phẩm được chỉ định

 + Số lượng tối thiểu: Số lượng bán tối thiểu mà quy tắc này áp dụng. Nghĩa là quy tắc này sẽ được tính toán khi số lượng sản phẩm trên báo giá sẽ lớn hơn hoặc bằng giá trị tối thiểu

 + Ngày bắt đầu, ngày kết thúc: Bảng giá sẽ áp dụng trong khoảng thời gian từ ngày đến ngày nếu bạn chọn 2 trường này.

 + Hệ thống cung cấp ba quy tắc tính giá:

• Giá cố định

• Phần trăm (Chiết khấu)

• Công thức: Quy tắc tính giá sẽ dựa trên, có 3 lựa chọn: giá niêm yết ( Thông tin bảng giá niêm yết trên form sản phẩm), Chi phí (dựa vào giá là chi phí trên form sản phẩm), Bảng giá khác (quy tắc tính toán dựa trên một bảng giá khác) và tính toán giá bán theo công thức: Giá cơ bản(Theo trường dựa trên) – Chiết khấu + Số tiền cố định mà bạn cộng thêm hoặc trừ đi (nếu trừ đi thì nhập số âm)

4. Tạo chương trình khuyến mãi trên Odoo bán hàng

Doanh nghiệp sử dụng tính năng này để thiết lập các chương trình khuyến mãi trong các chiến dịch quảng bá của công ty. Để tạo khuyến mãi, chúng ta thao tác như sau:

- Bước 1: Chọn mục Sản phẩm/ Chương trình khuyến mãi

- Bước 2: Bấm “Tạo” để tạo mới chương trình khuyến mãi

Lưu ý khi tạo chương trình khuyến mãi:

+ Mục “Điều kiện”: Chính là danh sách các khách hàng, và các sản phẩm được khuyến mãi, tùy vào tiêu chí để áp dụng chúng ta có thể thiết lập bằng cách thêm bộ lọc các danh sách khách hàng và sản phẩm được áp dụng. Nếu không mặc định hệ thống sẽ hiểu tất cả khách hàng và sản phẩm đều được áp dụng chương trình khuyến mãi (CTKM)

• Số lượng: Số lượng sản phẩm trên đơn hàng để được áp dụng khuyến mãi

• Số tiền tối thiểu: Số tiền tối thiểu để đơn hàng được áp dụng CTKM

• Sử dụng mã khuyến mãi: Có 2 hình thức: Tự động áp dụng và lựa chọn chương trình khuyến mãi theo mã

• Công ty: Đơn hàng công ty nào thì được áp dụng CTKM này

+ Hợp lệ:

• Ngày bắt đầu: Ngày bắt đầu CTKM

• Ngày kết thúc: Ngày kết thúc CTKM

• Áp dụng bao nhiêu đơn hàng: Số lượng đơn đặt hàng tối đa có thể được áp dụng CTKM

+ Áp dụng khuyến mại: Cho phép cấu hình các khuyến mại

• Có thể áp dụng: Đơn hàng hiện tại hoặc đơn hàng tiếp theo

• Phần thưởng khuyến mãi: Theo chiết khấu hoặc tặng quà

+ Chiết khấu: Bấm “chiết khấu” sẽ hiển thị - áp dụng chiết khấu: Cho phép chiết khấu theo % hoặc giá cố định

• Chiết khấu áp dụng cho: Ta có thể lựa chọn áp dụng theo đơn hàng, sản phẩm rẻ nhất trên đơn hàng, hoặc sản phẩm cụ thể trên đơn hàng đó

• Số tiền tối đa được giảm: Nhập thông tin số tiền khuyến mãi không được vượt quá khi áp dụng CTKM trên đơn hàng

- Bước 3: Chọn “Lưu”

Xem thêm: Phần mềm Odoo 15 - Hỗ trợ quản lý nhân sự hiệu quả hơn

5. Cách sử dụng Odoo tạo phiếu giảm giá

- Bước 1: Chọn “Sản phẩm”/ Chương trình phiếu giảm giá

- Bước 2: Bấm “Tạo” để tạo mới chương trình phiếu giảm giá

Ta cần lưu ý một số thông số thiết lập

+ Điều kiện 

• Sản phẩm: Các sản phẩm được áp dụng phiếu giảm giá trên đơn hàng

• Số lượng: Số lượng sản phẩm được áp dụng trên đơn hàng

• Số tiền tối thiếu: Số tiền tối thiểu được chiết khấu trên đơn hàng

• Công ty: Lựa chọn công ty được áp dụng CTKM

+ Hợp lệ: Cho phép nhập số ngày hợp lệ tính từ lúc phát hành mã giảm giá

+ Áp dụng khuyến mãi: Cho phép cấu hình các khuyến mại

• Có thể áp dụng: Đơn hàng hiện tại hoặc đơn hàng tiếp theo

• Phần thưởng khuyến mãi: Theo chiết khấu hoặc tặng quà

+ Chiết khấu: Bấm “Chiết khấu” sẽ hiển thị

• Áp dụng chiết khấu: Cho phép chiết khấu theo % hoặc giá cố định

• Chiết khấu áp dụng cho: Ta có thể lựa chọn áp dụng theo đơn hàng, sản phẩm rẻ nhất trên đơn hàng, hoặc sản phẩm cụ thể trên đơn hàng đó

• Số tiền tối đa được giảm: Nhập thông tin số tiền khuyến mãi không được vượt quá khi áp dụng CTKM trên đơn hàng

- Bước 3: Bấm vào “Lưu” để lưu chương trình phiếu giảm giá

Lúc này hệ thống cho phép chúng ta:

• Tạo mã giảm tự động với số lượng được nhập vào

• Tạo mã giảm giá theo khách hàng với số lượng thỏa mãn điều kiện bộ lọc

6. Cách sử dụng phần mềm Odoo tạo danh sách khách hàng

Cho phép tạo mới và hiển thị danh sách khách hàng đã được tạo. Bạn có thể xem thông tin của khách hàng bằng cách kích vào các bản ghi trong danh sách, hoặc tìm thông tin của một khách hàng nào đó bạn sử dụng thanh tìm kiếm phía trên bên phải màn hình

- Bước 1: Để tạo mới khách hàng, bạn chọn “Các hoạt động” / Khách hàng

- Bước 2: Kích vào “Tạo”, hệ thống hiển thị form nhập thông tin khách hàng

Nhập các thông tin khách hàng

+ Check vào ô “Cá nhân”: Nếu khách hàng là một cá nhân

+ Check vào ô “Công ty”: Nếu khách hàng là một công ty

+ Nhập tên khách hàng, đây là trường bắt buộc nhập

+ Nhập các thông tin khác của khách hàng: Địa chỉ, Trang web, Mã số thuế, Người đại diện, Chức vụ, Điện thoại, Birthday, Fax, Thư điện tử

+ Tab “Mua hàng và bán hàng”

• Tích vào ô “Là khách hàng”: Nếu đối tác là khách hàng, liên quan đến hoạt động bán hàng

• Tích vào ô “Là nhà cung cấp”: Nếu đối tác là nhà cung cấp, liên quan đến hoạt động mua hàng

• Thông điệp và thông báo email: Hệ thống đưa ra hai chính sách nhận email (không bao giờ và tất cả thông điệp)

• Malling Opt Out: Nếu đánh dấu vào ô này nghĩa là đối tác này từ chối nhận email từ các lần gửi email hàng loạt. Bộ lọc “Khả dụng đối với Mass Malling” cho phép người dùng lọc ra những đối tác nào có thể nhận email từ các lần gửi email hàng loạt

• Bảng giá Bán: Bảng giá này được sử dụng cho hoạt động bán hàng đối với đối tác hiện tại

• Thanh toán: Hệ thống cung cấp 2 phương thức thanh toán đối với khách hàng hiện tại: Thanh toán bằng các tài khoản ngân hàng; Thanh toán bằng tiền mặt

• Nhập mã khách hàng ở trường “Mã nội bộ”

- Bước 3: Bấm vào “Lưu” để lưu khách hàng vừa tạo.

Xem thêm: Các cải tiến và tính năng mới trên Odoo 15: Phiên bản Odoo toàn diện

7. Cách tạo báo giá trên phần mềm Odoo

- Bước 1: Để tạo 1 báo giá mới, NSD kích vào “Các hoạt động”, chọn Báo giá

- Bước 2: Bấm “Tạo” một báo giá mới để tiến hành tạo báo giá

Lưu ý khi tạo một báo giá:

+ Khách hàng: Bạn gõ tên hoặc mã khách hàng để tìm kiếm khách hàng

+ Chọn bảng giá

+ Nhập ngày hết hạn

+ Chọn điều khoản thanh toán: 15 ngày, thanh toán ngay lập tức, trước 30 ngày

+ Tab “Chi tiết đơn hàng”: Cho phép bạn nhập tên hoặc mã sản phẩm để tìm kiếm sản phẩm trong báo giá. Khi chọn sản phẩm hệ thống sẽ tự động lấy ra giá bán của sản phẩm ở bảng giá đã chọn, Bạn nhập số lượng sản phẩm

+ Tab “Sản phẩm tùy chọn” hiển thị thông tin sản phẩm phụ mà khách hàng có thể thêm vào “tab” sản phẩm, khi bán hàng với sản phẩm chính bên tab “sản phẩm” được cấu hình trong sản phẩm.

+ Tab “Thông tin khác”:

Bạn cần lưu ý các thông tin sau:

+ Kho hàng: Địa điểm kho được sử dụng cho hoạt động xuất hàng hóa

+ Chính sách vận chuyển:

• Giao từng sản phẩm mỗi khi sẵn sàng

• Giao tất cả sản phẩm cùng một lúc

- Bước 3: Khi tạo xong một báo giá ta có thể chọn các button trên hệ thống

• Gửi qua mail: Cho phép gửi mail thông tin báo giá đính kèm đơn hàng trên hệ thống qua mail cho khách hàng

• In: Cho phép in bản pdf đơn báo giá

• Xem trước: Hiển thị bản xem trước cho phép xem khách hàng truy cập vào sẽ xem trực tiếp đơn hàng của mình và trao đổi thông tin qua bản xem trước này. Ở giao diện này khách hàng có thể trực tiếp xác nhận báo giá của mình

• Xác nhận: Xác nhận báo giá thành đơn hàng

• Áp dụng phiếu giảm giá: Cho phép nhập phiếu giảm giá để áp dụng giảm giá

• Cập nhật chương trình khuyến mãi: Click để áp dụng CTKM tự động đang có

• Hủy: hủy bảo giá khi khách hàng không mua hàng

+ Đơn hàng: Là khi một báo giá được xác nhận. Ở đơn hàng cho phép chúng ta tạo hóa đơn, và phiếu giao hàng sẽ tự động sinh ra để kho giao hàng cho khách hàng

+ Cách sử dụng Odoo tạo hóa đơn: Ta sẽ có 4 lựa chọn để tạo hóa đơn

• Từng dòng có thể xuất hóa đơn: Lập hóa đơn thanh toán cho sản phẩm không chứa các khoản tiền đặt cọc

• Từng dòng có thể xuất hóa đơn (Trừ các khoản đã ứng trước): Lập hóa đơn thanh toán số tiền cần thanh toán trên đơn hàng trừ đi số tiền đã đặt cọc

• Tạo hóa đơn với tiền đặt cọc theo %: Cho phép thêm một số tiền đặt cọc bằng % trên đơn hàng đồng thời xuất hóa đơn với số tiền đặt cọc

• Tạo hóa đơn với số tiền cố định: Cho phép thêm một dòng số tiền đặt cọc bằng số tiền cố định với đơn hàng đồng thời xuất hóa đơn số tiền đã đặt cọc

Với các thông tin về cách sử dụng phần mềm Odoo bán hàng trên đây, chúc doanh nghiệp khai thác và sử dụng hiệu quả nền tảng quản lý này. Đơn vị tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu triển khai Odoo chuyên nghiệp, bài bản và phù hợp, hãy kết nối với chuyên gia Odoo của IZISolution để được hỗ trợ nhanh chóng nhất.

>> ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ phần mềm Odoo ERPViet bán hàng <<

Thông tin liên hệ tư vấn phần mềm Odoo:

Hotline: 0964.578.234

Website: https://izisolution.vn/ 

Fanpage: https://www.facebook.com/izisolution/