Cách phần mềm quản lý nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí

Quản lý nguồn nhân lực không chỉ là nhiệm vụ phức tạp mà còn đòi hỏi sự hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Đối diện với sự biến đổi liên tục của thị trường lao động và sự gia tăng của các yêu cầu về quản lý nhân sự, doanh nghiệp cần tìm cách cải thiện quy trình và giảm bớt áp lực tài chính. Trong bài viết dưới đây, chúng ta sẽ khám phá cách phần mềm quản lý nhân lực đã trở thành một công cụ quan trọng để giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý của doanh nghiệp. 

Xem thêm: Hệ thống HRM là gì

 

Mục lục:

I. Các khía cạnh chi phí liên quan đến quản lý nguồn nhân lực

II. Cách phần mềm quản lý nguồn nhân lực tiết kiệm chi phí

III. Hiệu quả tài chính từ việc sử dụng phần mềm quản lý nhân lực

I. Các khía cạnh chi phí liên quan đến quản lý nguồn nhân lực

1. Chi phí tuyển dụng và đào tạo

Chi phí để tuyển dụng nhân viên mới bao gồm việc đăng tin tuyển dụng, thực hiện phỏng vấn, kiểm tra tiền án tiền sự và kiểm tra tham chiếu. Các chi phí này có thể bao gồm cả quảng cáo trực tuyến, hoặc chi phí dành cho dịch vụ tuyển dụng nếu tổ chức sử dụng.

Ngoài ra, để nâng cao kỹ năng và hiệu suất của nhân viên, tổ chức phải đầu tư vào đào tạo và phát triển. Điều này bao gồm cả việc tổ chức khóa học, huấn luyện và sử dụng các tài liệu đào tạo. Chi phí bao gồm cả cước phí đào tạo, tài liệu học tập và mất thời gian công việc cho việc đào tạo.

2. Quản lý lương và phúc lợi

Chi phí liên quan đến việc trả lương và tiền thưởng cho nhân viên, bao gồm cả các khoản phụ cấp và các khoản thưởng khen thưởng. Ngoài ra, còn có chi phí liên quan đến việc tính toán và phân phối lương.

Phúc lợi sẽ bao gồm các khoản như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, nghỉ phép trả lương, và các chương trình phúc lợi như hỗ trợ giáo dục hoặc chăm sóc sức khỏe tinh thần cho nhân viên. Các chi phí này có thể thay đổi dựa trên lựa chọn của nhân viên và yêu cầu quản lý.
 

3. Quản lý hiệu suất và đánh giá nhân lực

Chi phí liên quan đến việc phát triển và duy trì các hệ thống đánh giá hiệu suất như phần mềm, biểu mẫu đánh giá, và quy trình kiểm tra hiệu suất. Các nhà quản lý và nhân viên phải dành thời gian để thực hiện và tham gia vào quá trình đánh giá hiệu suất. Chi phí này bao gồm cả thời gian và nguồn lực cần thiết để thực hiện quá trình này.

II. Cách phần mềm quản lý nguồn nhân lực tiết kiệm chi phí

1. Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và đào tạo

Tự động hóa tuyển dụng: Phần mềm quản lý nguồn nhân lực giúp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng bằng cách tự động đăng tin tuyển dụng lên các trang web công việc, thu thập và lọc ứng viên dựa trên tiêu chí đã thiết lập, và gửi thông báo tự động đến các ứng viên được chọn. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực của nhân viên tuyển dụng.

Đào tạo trực tuyến: Phần mềm quản lý nguồn nhân lực thường tích hợp các khóa học đào tạo trực tuyến và cơ hội học tập tự động. Nhân viên có thể tự mình tiếp cận tài liệu đào tạo, hoàn thành các khóa học trực tuyến, và theo dõi tiến độ của họ. Điều này giúp giảm chi phí đào tạo truyền thống, bao gồm cả chi phí đi lại và giảng viên.

2. Tự động hóa quản lý lương và phúc lợi

Tính toán lương tự động: Phần mềm quản lý nhân lực có tích hợp tính năng tự động tính toán lương dựa trên dữ liệu chấm công và quy định về lương. Điều này giúp giảm sai sót tính toán lương và loại bỏ việc phải thực hiện tính toán lương thủ công, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Quản lý phúc lợi tự động: Phần mềm HRM cho phép tự động quản lý các khoản phúc lợi như bảo hiểm y tế và xã hội, tiết kiệm thời gian và công sức cần thiết để thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến phúc lợi.

Xem thêm: Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự trong doanh nghiệp

3.  Đánh giá hiệu suất và quản lý sự phát triển

Hệ thống đánh giá hiệu suất tự động: Phần mềm cung cấp khả năng tạo và quản lý hệ thống đánh giá hiệu suất trực tuyến. Nhân viên có thể tự đánh giá hiệu suất và theo dõi tiến độ của họ. Từ đó giúp giảm thời gian và công sức cần thiết cho việc thực hiện đánh giá hiệu suất truyền thống và tạo báo cáo.

Phát triển cá nhân tự động: Phần mềm quản lý nhân lực cho phép tổ chức theo dõi và quản lý quá trình phát triển cá nhân của nhân viên. Điều này giúp nhân viên tự quản lý sự phát triển của họ và giảm yêu cầu cho quản lý trung gian, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

III. Hiệu quả tài chính từ việc sử dụng phần mềm quản lý nhân lực

Phần mềm quản lý nhân lực có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm cải thiện hiệu suất và hiệu quả tài chính. Dưới đây là một số thống kê về cải thiện hiệu suất và hiệu quả tài chính khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự:

• Tăng năng suất lao động: Phần mềm quản lý nguồn nhân lực giúp tổ chức quản lý thông tin nhân viên, quản lý thời gian làm việc, và tăng cường sự tương tác giữa các bộ phận. Theo một nghiên cứu của Deloitte, việc sử dụng phần mềm quản lý nguồn nhân lực có thể tăng năng suất lao động lên đến 9%.

• Giảm thời gian và công sức quản lý: Phần mềm quản lý nhân sự tự động hóa nhiều quy trình quản lý nhân sự, giúp giảm thời gian và công sức cần thiết cho các hoạt động như quản lý thông tin nhân viên, tính lương, và quản lý thời gian làm việc. Theo một nghiên cứu của PwC, việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự có thể giảm đến 50% thời gian và công sức quản lý.

• Tăng chính xác và độ chính xác: Phần mềm quản lý nhân lực giúp giảm sai sót và tăng độ chính xác trong quá trình quản lý nhân sự. Việc sử dụng phần mềm giúp tự động hóa các quy trình, giảm thiểu sự can thiệp của con người và tăng tính chính xác. Theo một nghiên cứu của SAP, việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự có thể giảm đến 90% sai sót trong quá trình quản lý nhân sự.

• Tăng khả năng phân tích và báo cáo: Phần mềm quản lý nguồn nhân lực cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo, giúp tổ chức có cái nhìn tổng quan về nhân sự và hiệu suất làm việc. Việc có thông tin chi tiết và chính xác giúp quản lý đưa ra quyết định thông minh và nhanh chóng. Theo một nghiên cứu của Bersin by Deloitte, việc sử dụng phần mềm quản lý nguồn nhân lực có thể tăng đến 82% khả năng phân tích và báo cáo.

• Giảm rủi ro và tuân thủ: Hệ thống quản lý nguồn nhân lực giúp tổ chức tuân thủ các quy định pháp luật và quy trình nội bộ. Việc sử dụng phần mềm giúp tự động hóa quy trình tuân thủ và giảm rủi ro vi phạm. Theo một nghiên cứu của Gartner, việc sử dụng phần mềm quản lý nhân lực có thể giảm đến 30% rủi ro liên quan đến tuân thủ.

Như vậy, phần mềm quản lý nhân lực không chỉ đơn giản là một công cụ quản lý thông tin nhân viên, mà còn là một trợ lý đắc lực giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các khía cạnh quản lý nhân sự. Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, phần mềm quản lý nguồn nhân lực sẽ tiếp tục là một công cụ quan trọng trong việc tối ưu hóa doanh nghiệp.

Xem thêm: Chức năng của hệ thống quản lý nhân sự

Điều này đặt ra câu hỏi cho mọi doanh nghiệp: "Bạn đã sẵn sàng để tận dụng phần mềm quản lý nguồn nhân lực để giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và quản lý nhân viên hiệu quả hơn chưa?" Hãy liên hệ với IZISolution để chúng tôi tư vấn giải pháp quản lý nhân lực phù hợp nhất với thực tiễn doanh nghiệp.