7 bí kíp tái cấu trúc quy trình kinh doanh trước khi áp dụng hệ thống ERP

Trong khi hầu hết các doanh nghiệp tập trung vào triển khai hệ thống ERP thì một số tổ chức lại quan tâm đến xây dựng lại quy trình kinh doanh. Các doanh nghiệp này không quan tâm đến triển khai ERP mà tập trung vào xây dựng quy trình kinh doanh hiệu quả, khác biệt để giành chiến thắng trong việc thu hút khách hàng và tăng doanh thu.

 

7 lời khuyên cải thiện lợi thế cạnh tranh thông qua tái cấu trúc quy trình kinh doanh trước khi ứng dụng hệ thống ERP

1. Xây dựng kế hoạch thời gian và nguồn lực phù hợp

Tái cấu trúc quy trình kinh doanh sẽ mất nhiều thời gian. Trên thực tế, tái cấu trúc quy trình kinh doanh tốn nhiều thời gian hơn so với cấu hình kỹ thuật, thử nghiệm và triển khai phần mềm ERP.

Nhà quản lý nên đảm bảo đủ thời gian để xác định, cải thiện và thực hiện các quy trình kinh doanh mới. Benchmarking (công cụ quản lý chất lượng – trong công cụ này doanh nghiệp sẽ so sánh chính mình với đối thủ để rút ra các bài học kinh nghiệm và áp dụng cải tiến tổ chức) với các tổ chức có quy mô và ngành tương tự sẽ giúp bạn đặt kỳ vọng thực tế cho dự án của mình.

➡️ Doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng triển khai ERP 

2. Xác định các yêu cầu kinh doanh trước khi chọn phần mềm ERP

Các doanh nghiệp nhận thấy hệ thống ERP hiện tại rất dễ dàng để đưa vào sử dụng khi chỉ mất vài bước cài đặt hoặc không cần bất cứ cài đặt, tinh chỉnh nào. Nhưng các quy trình kinh doanh đơn giản nhất cũng có nhiều luồng công việc. Sự phức tạp này sẽ làm chậm dự án triển khai ERP nếu quy trình kinh doanh của bạn không được xác định rõ trước khi xây dựng các giai đoạn thực hiện. Nếu bạn bắt đầu dự án khi đã hiểu rõ ràng về các yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp thì sẽ giảm thiểu thời gian của bạn và nhà cung cấp phần mềm ERP.

3. Cải thiện quy trình kinh doanh trước khi chọn phần mềm ERP

Tương tự việc nhà quản lý xác định các yêu cầu nghiệp vụ trước khi lựa chọn phần mềm, thì cũng nên cải thiện quy trình của doanh nghiệp càng sớm càng tốt. Đây cũng là dịp để nhà quản lý xem xét lại quy trình hiện tại có còn phù hợp với chiến lược tổ chức trong dài hạn hay không. Hiệu quả hoạt động sẽ giúp gia tăng vị trí của tổ chức trong ngành vậy nên cơ hội để vượt qua đối thủ là thông qua cải tiến quy trình.

>> Xem thêm: Cách quản lý thay đổi trong triển khai ERP

4.  Lựa chọn quy trình kinh doanh phù hợp

Nhiều tổ chức không biết rằng thay vì tập hợp tất cả quy trình kinh doanh để phân tích và cải thiện thì họ có thể bắt đầu bằng cách chỉ tập trung vào quy trình mang tính khác biệt so với đối thủ. Và các nhà quản lý có thể dựa vào các quy trình này để lựa chọn phần mềm ERP. Nên nhớ hãy lựa chọn phần mềm phù hợp với quy trình khác biệt của doanh nghiệp. Ví dụ, dịch vụ khách hàng của bạn có thể là lợi thế cạnh tranh. Nếu vậy, các quy trình hướng tới khách hàng nên được ưu tiên trong quá trình tái cấu trúc quy trình kinh doanh.

5. Tích hợp tái cấu trúc quy trình kinh doanh với quản lý thay đổi

Việc phản ứng tiêu cực với sự thay đổi của nhân viên là một trong những lý do chính khiến chuyển đổi kinh doanh mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Đảm bảo nhân viên hiểu và chấp nhận các quy trình mới là thách thức vì không phải ai cũng hiểu và chấp nhận thay đổi. Trước khi đào tạo nhân viên, bạn nên xác định trạng thái hiện tại và tương lai để nhân viên hiểu điều gì sẽ xảy ra khi áp dụng các quy trình mới vào công của họ. Một kế hoạch quản lý thay đổi toàn diện sẽ mang ý nghĩa nhiều hơn là chỉ tập trung vào đào tạo. Bạn cũng cần trao đổi chiến lược với nhân viên để đảm bảo họ đồng thuận với  các quy trình kinh doanh mới trước khi đi vào hoạt động và áp dụng các quy trình đó trong thời gian dài.

6. Tích hợp phân tích vào quy trình kinh doanh

Một số đơn vị triển khai ERP cung cấp các giải pháp sáng tạo thúc đẩy BI (công cụ hỗ trợ giúp doanh nghiệp truy cập các thông tin tối quan trọng của doanh nghiệp, phân tích và đưa ra quyết định nhanh chóng) và phân tích dự đoán. Các hệ thống này sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để biến một lượng lớn dữ liệu dường như không thể sử dụng thành dữ liệu có ích. Nhưng dữ liệu này mang lại lợi ích gì nếu bạn không có kế hoạch hành động? Khi xác định các quy trình kinh doanh trong tương lai, doanh nghiệp nên xem xét cả các quy trình để phân tích và hành động phù hợp với dữ liệu.

>> Xem thêm: BI (Business Intelligence) là gì? Dịch vụ tư vấn và triển khai BI uy tín tại Hà Nội

7. Đo lường kết quả và cải thiện gia tăng

Đo lường kết quả sau khi thực hiện giúp bạn đi đúng hướng để nhận ra lợi ích kinh doanh dự kiến. Nếu bạn không đạt được lợi ích cụ thể nào thì bạn nên xác định nguyên nhân gốc rễ và các vấn đề chính.
Liên tục đo lường việc thực hiện lợi ích gia tăng cho phép bạn thực hiện chỉnh sửa khi cần thiết. Sự sai lệch giữa các yêu cầu kinh doanh và chức năng phần mềm có thể ngăn cản lợi ích được hiện thực hóa.  

>> Xem thêm: Kinh nghiệm triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP

Tại sao cải thiện quy trình doanh nghiệp?

Mọi tổ chức đều cần có phần mềm ERP hỗ trợ các quy trình kinh doanh. Cách duy nhất để đảm bảo bạn chọn phần mềm như vậy là cải thiện các quy trình của bạn trước khi lựa chọn. Tái cấu trúc quy trình kinh doanh cũng đảm bảo phần mềm ERP bạn chọn phù hợp với các mục tiêu của tổ chức trong dài hạn. 

Liên hệ hotline 096 4578 234 để được tư vấn triển khai.

➡️ ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ PHẦN MỀM ODOO ERP
➡️ Hướng dẫn sử dụng phần mềm Odoo ERP
 

IZISolution