Các phần mềm quản lý nhân sự ngày càng được các doanh nghiệp đánh giá cao và đưa vào sử dụng rộng rãi bởi nó đáp ứng đủ nhu cầu của bộ phận nhân sự. Hiện nay với sự xuất hiện của nhiều phần mềm nhân sự giúp cho hàng ngàn doanh nghiệp giải quyết những vấn đề khó khăn trong khâu quản lý. Tuy nhiên các phần mềm này lại có lại có ưu nhược điểm khác nhau. 

Bài viết dưới đây hãy cùng IZISolution tìm hiểu chi tiết về phần mềm này nhé!

Mục lục

I. Giới thiệu về phần mềm quản lý nhân sự 

II. Đánh giá chung các phần mềm quản lý nhân sự hiện nay

Ưu điểm của phần mềm nhân sự

Nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự

II. Nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự nào?

I. Giới thiệu về phần mềm quản lý nhân sự 

Phần mềm quản lý nhân sự (HRM - Human Resource Management) là một công cụ cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nào có quy mô lớn. Với tính năng quản lý thông tin nhân viên, quản lý năng lực và chức vụ, và quản lý chi phí lương, HRM giúp cho doanh nghiệp có thể quản lý nhân sự một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

Các phần mềm quản lý nhân sự cho phép các nhà quản lý dễ dàng quản lý các thông tin nhân viên, bao gồm thông tin liên hệ, thông tin cá nhân và thông tin công việc. Nhà quản lý có thể tạo hồ sơ cho mỗi nhân viên, bao gồm các thông tin về lịch sử công việc và kỹ năng. Những thông tin này rất hữu ích khi cần thay đổi công việc hay xây dựng kế hoạch đào tạo cho nhân viên.

HRM cũng giúp quản lý năng lực và chức vụ của nhân viên. Với phần mềm, nhà quản lý có thể xác định kỹ năng, năng lực và chức vụ của mỗi nhân viên để đảm bảo rằng họ được phân công vào công việc phù hợp nhất. Nó cũng cho phép nhà quản lý tạo ra kế hoạch phát triển năng lực cho nhân viên, từ đó giúp cải thiện hiệu suất làm việc của toàn bộ đội ngũ.

Bên cạnh đó, các phần mềm quản lý nhân sự còn giúp quản lý chi phí lương cho doanh nghiệp. Với tính năng này, nhà quản lý có thể quản lý số lượng giờ làm việc của từng nhân viên, tính toán và xác định mức lương phù hợp cho từng nhân viên. Nó cũng giúp đơn giản hóa quá trình lập bảng lương, giảm thiểu sai sót và tăng tính chính xác.

Ngoài ra, HRM còn cung cấp cho nhà quản lý một số tính năng bổ sung, bao gồm theo dõi và quản lý thời gian làm việc, quản lý lương thưởng, quản lý phúc lợi và quản lý hợp đồng lao động.

Xem thêm về phần mềm quản lý nhân sự: Tổng quan phần mềm quản lý nhân sự HRM: Lợi ích với doanh nghiệp

II. Đánh giá chung các phần mềm quản lý nhân sự hiện nay

Hiện nay, các phần mềm quản lý nhân sự đã đáp ứng khá đầy đủ các nhu cầu cơ bản trong công việc quản trị nhân sự như quản lý thông tin cá nhân của nhân viên, quản lý hợp đồng lao động, chấm công, tính lương thưởng và nhiều chức năng khác. Thậm chí, trên thị trường còn có các phần mềm có tính năng đánh giá, đào tạo, cấu tạo chức danh dựa theo nhu cầu riêng của doanh nghiệp.

Sự đa dạng lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự giúp các doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm giải pháp phần mềm phù hợp nhất cho mình. Hiện nay, trên thị trường có 2 dạng phần mềm đó là phần mềm quản lý nhân sự Free (miễn phí) và có tính phí. Phần mềm miễn phí cung cấp các nhu cầu đơn giản của các doanh nghiệp nhỏ, không yêu cầu quá nhiều về chức năng quản lý. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp vừa và lớn, yêu cầu về quản lý nhân sự cao hơn và cần phải tìm kiếm các phần mềm có đa dạng tính năng và tiện ích hơn. Do đó, phần mềm quản lý nhân sự có tính phí là lựa chọn tốt nhất để đáp ứng các yêu cầu cao hơn của các doanh nghiệp vừa và lớn.

Ưu điểm của phần mềm nhân sự

Tối ưu chi phí

Để đồng bộ các công việc nhân sự mà không phải tốn nhiều chi phí cho nhân lực thừa thãi, doanh nghiệp có thể đầu tư vào hệ thống công nghệ quản lý. Phần mềm quản lý nhân sự có khả năng chấm công, tính lương, quản lý hồ sơ chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Đồng bộ hóa thông tin và dữ liệu giúp nâng cao năng suất làm việc.

Giảm thiểu giấy tờ và hồ sơ trong quản lý

Với các phần mềm quản lý nhân sự, công việc quản lý giấy tờ và thông tin cá nhân của nhân viên, chấm công và quá trình làm việc, được tự động hóa bằng phần mềm giúp giảm thiểu giấy tờ và tài liệu cần thiết.

Tính năng đa dạng và vượt trội

Phần mềm quản lý nhân sự cung cấp nhiều tính năng vượt trội, bao gồm: 

• Quản lý hồ sơ thông tin cá nhân của từng nhân viên, quá trình làm việc, trình độ học vấn, kỹ năng nghiệp vụ,…

• Tự động thông báo về hợp đồng lao động hết hạn

• Tổng hợp công, tính lương, đơn nghỉ phép, lịch công tác, đơn xin nghỉ ốm,…

• Đánh giá năng suất nhân sự theo KPI

• Quản lý công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá kết quả đào tạo

• Sắp xếp được sơ đồ tổ chức trong doanh nghiệp

Tối ưu quản lý thời gian làm việc của nhân viên

Hiện nay, có nhiều phần mềm hỗ trợ phân chia ca, quản lý thời gian làm việc của nhân viên giúp cải thiện hiệu quả chấm công. So với cách làm thủ công hoặc sử dụng Excel, phần mềm quản lý nhân sự cung cấp một phương thức phân chia ca khoa học hơn, tự động hóa quá trình chấm công và cho phép nhân viên linh hoạt đổi ca hoặc thay đổi ca nhanh chóng. Điều này giúp tổng hợp công việc nhanh chóng và chính xác hơn.

Đảm bảo bảo mật dữ liệu tuyệt đối

Phần mềm quản lý nhân sự cung cấp độ bảo mật cao hơn rất nhiều so với phương pháp quản lý dữ liệu bằng Excel hoặc giấy tờ trước đây. Dữ liệu được lưu trữ tại các máy chủ mạnh mẽ của trung tâm dữ liệu, được bảo vệ bởi giao thức SSL, tường lửa và có các chính sách bảo mật mạng nghiêm ngặt. Dữ liệu chỉ có thể truy cập thông qua một số key position được ủy quyền truy xuất, đảm bảo tính an toàn và bảo mật tuyệt đối.

Xem thêm: Đánh giá 7 phần mềm quản lý nguồn nhân lực hiệu quả nhất hiện nay

Nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự mang lại nhiều lợi ích hơn so với quản lý thủ công, tuy nhiên vẫn còn một số nhược điểm mà cần lưu ý trước khi chọn sử dụng. 

Phần mềm nhân sựmiễn phí thường hạn chế nhiều chức năng cho nghiệp vụ nhân sự, không được thiết lập quy trình tự động hóa hoặc kết nối với thị trường tuyển dụng, gây khó khăn trong việc sàng lọc ứng viên phù hợp và báo kết quả trúng tuyển. 

Việc hạn chế dung lượng cũng gây bất cập trong công tác quản lý nhân sự, vì công việc này đòi hỏi lưu trữ khối lượng dữ liệu lớn.Hơn nữa, các bản phần mềm miễn phí có tỷ lệ rủi ro bảo mật cao hơn và không được hỗ trợ kịp thời khi gặp sự cố. 

Do đó, đối với các doanh nghiệp, nên lựa chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín để sử dụng, đặc biệt là những phần mềm cung cấp nhiều tiện ích năng cao để vận hành có thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

II. Nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự nào?

Trước khi đưa ra quyết định lựa chọn bất cứ một phần mềm nào, nhà quản lý cần xem xét chúng dựa trên những tiêu chí sau: 

Tuân thủ đúng các quy định của pháp luật

Đầu tiên, bạn cần đảm bảo rằng công cụ đó tuân thủ đúng các quy định của pháp luật. Việc sử dụng một công cụ có nguy cơ tiềm ẩn khiến doanh nghiệp của bạn gặp rắc rối với pháp luật là điều không nên để xảy ra. Do đó, bạn nên kiểm tra xem phần mềm có phù hợp với các quy định hiện hành về quản lý nhân sự, lương thưởng, thuế, bảo hiểm, phúc lợi hay không.

Khả năng tùy biến và mở rộng

Bạn nên chọn một công cụ có khả năng tùy biến và mở rộng, cho phép xây dựng cách thức quản lý nhân sự đặc thù của riêng mình thay vì chỉ sử dụng một mẫu cố định. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn dễ dàng mở rộng quy mô sử dụng phần mềm khi tăng trưởng trong tương lai.

Dễ sử dụng 

Phần mềm cần dễ dàng sử dụng và không cản trở đội ngũ thực hiện các thao tác nghiệp vụ trên đó. Phần mềm nên có hệ thống rõ ràng và trực quan, kèm theo bộ lọc và tính năng tìm kiếm đủ mạnh. Nếu cần, bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp cung cấp thông tin hướng dẫn sử dụng hoặc đăng ký khóa đào tạo ngắn để đảm bảo đội ngũ của bạn có thể sử dụng phần mềm hiệu quả.

Chi phí hợp lý

Khi lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự, bạn không nên quá tập trung vào chi phí mà bỏ qua khả năng đầu tư vào công nghệ sẽ đem lại lợi ích gì cho doanh nghiệp. Để đánh giá đúng sự hợp lý của chi phí đầu tư, bạn cần tính toán để ước tính các lợi nhuận có thể thu được từ đầu tư công nghệ.

Khả năng tích hợp linh hoạt

Khả năng tích hợp là một yếu tố rất quan trọng khi chọn phần mềm quản lý nhân sự, đặc biệt là trong bối cảnh công nghệ 4.0. Bạn cần tìm hiểu các phần mềm/ứng dụng có thể liên kết với phần mềm quản lý nhân sự mà bạn đang sử dụng và xem chúng có tương thích với hệ thống công nghệ hiện có của doanh nghiệp hay không. Tốt nhất là lựa chọn phần mềm có hỗ trợ API mở để kết nối dễ dàng với các sản phẩm của bên thứ ba.

Đảm bảo an toàn thông tin

 Khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự, nhiều thông tin nội bộ và nhạy cảm của doanh nghiệp sẽ được lưu trữ trên đó. Vì vậy, đảm bảo rằng phần mềm được thiết kế để bảo vệ thông tin của bạn. Bạn có thể kiểm tra tính năng bảo mật của phần mềm bằng cách kiểm tra quy trình đăng nhập, quản lý quyền truy cập và đánh giá uy tín của nhà cung cấp phần mềm.

Đội ngũ hỗ trợ đáng tin cậy

Khi chọn mua phần mềm, doanh nghiệp thường không có đội ngũ IT đủ chuyên môn để giải quyết các vấn đề kỹ thuật phát sinh. Nếu không muốn chi thêm chi phí cho việc thuê chuyên gia kỹ thuật bên ngoài, bạn nên lựa chọn một nhà cung cấp phần mềm có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật và cung cấp các bản cập nhật miễn phí cho khách hàng.

Thông qua những thông tin hữu ích về các phần mềm quản lý nhân sự hy vọng doanh nghiệp sẽ đưa ra được lựa chọn cho đơn vị mình. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp giải pháp toàn diện cho hệ thống quản trị nhân sự cho doanh nghiệp mình. Hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn và dùng thử phần mềm miễn phí nhé!

Tham khảo thêm về phần mềm quản lý nhân sự: 

https://izisolution.vn/he-thong-phan-mem-quan-tri-nhan-su-hrm-erpviet/

Liên hệ chuyên gia phần mềm: https://izisolution.vn/lien-he/