Xu hướng phát triển và tương lai của phần mềm quản lý nhân sự HRM

Để tối ưu hóa sự phát triển và thành công, các tổ chức không chỉ cần đảm bảo có đủ nguồn nhân lực chất lượng mà còn cần quản lý và phát triển một cách hiệu quả. Đó là lý do tại sao phần mềm quản lý nhân sự (HRM) đã trở thành một phần không thể thiếu trong hệ thống công cụ của mọi doanh nghiệp.

Với tốc độ phát triển của công nghệ hiện tại, cùng với những sự kiện mang tính bước ngoặt trên thế giới, thì xu hướng phát triển của phần mềm quản lý nhân sự cũng sẽ có nhiều biến đổi. Cùng IZISolution tìm hiểu những xu hướng và tiềm năng phát triển của phần mềm nhân sự qua bài viết dưới đây.

I. Quản lý nhân sự từ xa

Theo các phương pháp quản lý truyền thống, nhà lãnh đạo có thể tăng cường chất lượng và hiệu suất làm việc của nhân viên qua:

• Phân chia công việc và đặt các mục tiêu rõ ràng

• Lập báo cáo cụ thể

• Tạo thói quen sử dụng kênh giao tiếp nội bộ cho nhân viên

• Đặt niềm tin ở nhân viên

Sự tiến bộ trong công nghệ thông tin và mạng internet đã tạo ra điều kiện thuận lợi cho việc quản lý nhân sự từ xa. Các phần mềm quản lý nhân sự HRM ngày càng được cải tiến với tính năng linh hoạt và dễ sử dụng, cho phép các doanh nghiệp quản lý và theo dõi nhân viên một cách hiệu quả, bất kể họ đang ở đâu.

Với các nhà lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp, không phải lúc nào họ cũng có mặt để quản lý trực tiếp nhân viên, đặc biệt sau giai đoạn dịch bệnh Covid-19 đang bùng phát thì quản lý nhân sự từ xa là ưu tiên quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp.

Ưu điểm của việc quản lý nhân sự từ xa bằng phần mềm HRM:

• Tăng tính linh hoạt: Nhân viên có khả năng làm việc từ xa có thể làm việc tại bất kỳ đâu, giúp tạo điều kiện thuận lợi cho sự cân bằng giữa cuộc sống cá nhân và công việc.

• Tiết kiệm thời gian và tiền bạc: Việc quản lý và theo dõi thông tin nhân viên thông qua phần mềm quản lý nhân sự giúp tiết kiệm thời gian và giảm chi phí cho doanh nghiệp.

• Tăng sự hài lòng của nhân viên: Mô hình làm việc từ xa có thể giúp tăng sự hài lòng của nhân viên với khả năng làm việc linh hoạt và thoải mái trong môi trường làm việc của họ.

II. Quản lý nhân sự qua App Mobile

Những ứng dụng quản lý nhân sự trên điện thoại (app mobile) là phần mềm quản lý nhân sự sử dụng trên các thiết bị di động hoặc máy tính bảng… chạy bằng hệ điều hành Android hoặc IOS. Ứng dụng quản lý nhân sự trên điện thoại thường bao gồm các tính năng toàn diện cho công tác tuyển dụng, đào tạo, chấm công, báo cáo… của doanh nghiệp.

Xem thêm: Top 5 app quản lý nhân sự miễn phí được sử dụng nhiều nhất hiện nay

Sự bùng nổ của điện thoại di động và ứng dụng đã mở ra một loạt các cơ hội cho Quản lý nhân sự (HR) tận dụng. Công nghệ di động giúp kết nối và tương tác với nhân viên dễ dàng hơn bao giờ hết. Các ứng dụng di động HR đã điều chỉnh cách chúng ta quản lý, theo dõi, và tương tác với nguồn nhân lực của mình.

Sử dụng mobile app để quản lý nhân sự đem lại nhiều ưu điểm cho doanh nghiệp, gồm:

• Sự Tiện Lợi và Linh Hoạt: Quản lý nhân sự qua điện thoại mang đến tính tiện lợi và linh hoạt cao. Nhân viên và quản lý có thể dễ dàng truy cập thông tin nhân sự từ bất kỳ đâu và bất kỳ khi nào chỉ với một chiếc điện thoại thông minh. Điều này tiết kiệm thời gian và giúp họ có khả năng làm việc từ xa mà không cần mang theo máy tính xách tay hoặc các thiết bị cồng kềnh.

• Tiết Kiệm Thời Gian và Chi Phí: Ứng dụng quản lý nhân sự trên điện thoại giúp tránh việc nhân viên phải di chuyển đến công ty hoặc gặp gỡ trực tiếp để truy cập thông tin. Chỉ cần một chiếc điện thoại kết nối internet là đủ để truy cập thông tin. Điều này dẫn đến tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho việc di chuyển giữa các văn phòng hoặc địa điểm khác nhau.

• Tăng tính Minh Bạch và Hiệu Quả: Dữ liệu tự động đồng bộ hóa trên ứng dụng quản lý nhân sự trên điện thoại. Thông tin được cập nhật và đồng nhất trên nhiều thiết bị và lưu trữ trên nền tảng trực tuyến. Điều này đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quá trình quản lý nhân sự. Do đó, doanh nghiệp có khả năng linh động hơn trong việc tạo ra báo cáo mà không cần tốn thời gian để tìm kiếm và tổng hợp dữ liệu.

III. Sự phát triển của trí tuệ nhân tạo trong quản lý nhân sự

Trong ngành nhân sự hiện nay, có một xu hướng rõ nét đang phát triển, đó là áp dụng công nghệ để phát triển một nguồn nhân lực kỹ thuật số. Cụ thể, trí tuệ nhân tạo (AI) đang được ứng dụng rộng rãi trong quá trình tiếp cận, đánh giá, và tuyển chọn ứng viên một cách tự động, từ đó tiết kiệm thời gian hiệu quả và loại bỏ những sai sót và định kiến cá nhân có thể xảy ra. Sự tích hợp của công nghệ AI trong ngành nhân sự tương tự như một bộ não phân tích con người, nhưng với khả năng quy mô và tốc độ hoạt động vượt trội.

AI đã đóng góp đáng kể trong việc cải thiện quản lý nguồn nhân lực thông qua việc sử dụng các thuật toán được lập trình sẵn để đưa ra quyết định trong thời gian thực, cũng như áp dụng các phương pháp tính toán hiệu quả. Một nghiên cứu của Eightfold cho thấy rằng, việc sử dụng phần mềm AI trong ngành nhân sự đã giúp tăng hiệu suất công việc hành chính lên đến 19% so với các đội ngũ không áp dụng công nghệ này. Nhờ vào sự tiết kiệm thời gian này, các chuyên gia nguồn nhân lực có thể dành thời gian và năng lượng nhiều hơn để tham gia vào hoạch định chiến lược tổ chức.

Trí tuệ nhân tạo AI hỗ trợ rất nhiều ứng dụng có tác động tích cực trong lĩnh vực quản trị nhân sự, cụ thể như:

- Thu hút và tuyển dụng nhân tài

- Định hướng tuyển dụng

- Đào tạo

- Nâng cao kinh nghiệm của nhân viên

- Phát triển khả năng lãnh đạo

IV. HR Analytics và việc sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định thông minh

HR Analytics ( hay có thể hiểu là People Analytics) là quá trình sử dụng dữ liệu nhân sự để phân tích và đưa ra quyết định liên quan đến nhân lực trong tổ chức. Thay vì dựa vào trực giác hoặc quyết định dựa trên kinh nghiệm, HR Analytics sử dụng dữ liệu để xác định xu hướng, dự đoán các vấn đề liên quan đến nhân sự, và tạo ra các giải pháp dựa trên thông tin cụ thể.

Ví dụ HR Analytics sẽ giúp bạn giải quyết những câu hỏi như:

• Ứng viên nộp đơn vào công ty nhiều nhất vào khung giờ nào trong ngày, trong tuần hay tháng nào trong năm? Độ tuổi của ứng viên này là bao nhiêu, nam hay nữ? Nguồn ứng tuyển từ đâu?

• Để tuyển một vị trí Nhân viên Sale thì tốn bao nhiêu thời gian và chi phí? Tỷ lệ phễu (funnel rate) như thế nào? (Hay cách gọi khác là cần bao nhiêu hồ sơ để tuyển được 01 người)

• Doanh thu/lợi nhuận trên một nhân viên là bao nhiêu?

• ……

Các chuyên gia nhân sự cho rằng HR analytics trong tương lai chắc chắn sẽ phát triển và được ứng dụng rộng rãi nhờ sự hỗ trợ của BI. Bằng chứng là bộ phận nhân sự hiện nay đang dần chuyển từ quy trình truyền thống sang ứng dụng nhiều hơn các giải pháp quản lý tài năng hiện đại.

V. Tích hợp Blockchain

Tích hợp Blockchain vào phần mềm quản lý nhân sự không chỉ mang lại tính bảo mật cao và minh bạch mà còn giúp tối ưu hóa quá trình quản lý nhân sự. Điều này có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực, đồng thời cải thiện trải nghiệm của nhân viên. Trong tương lai, việc sử dụng Blockchain trong lĩnh vực HR có thể trở thành một xu hướng phổ biến và không thể thiếu đối với các tổ chức hiện đại.

Bảo mật và Quản lý Dữ liệu

Một trong những ưu điểm lớn nhất của Blockchain là tính bảo mật cao. Dữ liệu về nhân sự, bao gồm thông tin cá nhân, tiền lương và lịch sử công việc, thường được coi là quan trọng và nhạy cảm. Khi tích hợp Blockchain vào phần mềm quản lý nhân sự, dữ liệu này sẽ được mã hóa và lưu trữ trong các khối dữ liệu không thể sửa đổi. Điều này giúp bảo vệ thông tin nhân sự khỏi các mối đe dọa về bảo mật và đảm bảo rằng chỉ có những người được ủy quyền mới có thể truy cập thông tin.

Quản lý Điểm Danh và Thời Gian Làm Việc

Sử dụng Blockchain, quản lý điểm danh và thời gian làm việc trở nên dễ dàng và chính xác hơn. Nhân viên có thể điểm danh bằng cách sử dụng ứng dụng di động hoặc thiết bị IoT kết nối với mạng Blockchain. Dữ liệu về thời gian làm việc sẽ được lưu trữ an toàn và không thể sửa đổi, loại bỏ khả năng gian lận trong việc ghi nhận giờ làm việc.

Quản lý Tiền Lương và Chi Phí

Việc tích hợp Blockchain vào quản lý tiền lương giúp tạo ra hệ thống thanh toán an toàn và minh bạch hơn. Hệ thống này có thể tự động thực hiện các giao dịch tiền lương theo hợp đồng thông minh (smart contracts) dựa trên các điều khoản được thiết lập trước đó. Điều này giúp giảm bớt sai sót trong tính toán tiền lương và tăng tính minh bạch cho cả nhân viên và doanh nghiệp.

Xác thực Nhân Sự và Quyền Truy Cập

Blockchain cũng có thể được sử dụng để xác thực danh tính của nhân viên và quyền truy cập của họ vào các hệ thống và tài liệu quan trọng. Mỗi nhân viên có thể có một mã xác thực duy nhất dựa trên công nghệ Blockchain, giúp đảm bảo rằng chỉ những người có quyền mới có thể truy cập vào các thông tin và tài liệu nhạy cảm.

Quản lý Hợp Đồng Lao Động

Blockchain cũng có thể giúp quản lý các hợp đồng lao động dễ dàng hơn. Các hợp đồng thông minh có thể được lưu trữ và quản lý trên Blockchain, giúp tự động hóa các quy trình liên quan đến hợp đồng lao động, chẳng hạn như gia hạn hợp đồng và tính toán tiền thưởng.

VI. Xu hướng quản lý hiệu suất dựa trên mục tiêu

Quản lý hiệu suất dựa trên mục tiêu là một phương pháp quản lý mới mẻ và hiệu quả, giúp tập trung vào mục tiêu và kết quả thay vì chỉ đơn giản là theo dõi hoạt động hàng ngày.

Trước đây, nhiều tổ chức tập trung vào việc theo dõi thời gian làm việc và số lượng công việc hoàn thành, nhưng điều này thường không đánh giá đúng bản chất và giá trị của công việc của mỗi nhân viên. Thay vào đó, hướng dẫn quản lý hiệu suất nhân sự dựa trên mục tiêu tập trung vào việc thiết lập các mục tiêu cụ thể, đo lường hiệu suất dựa trên chúng và cung cấp phản hồi liên tục để giúp nhân viên cải thiện.

Một trong những lợi ích lớn nhất của phương pháp này là nó giúp thúc đẩy sự tự quản lý và tạo động lực cho nhân viên. Khi họ tham gia vào quá trình thiết lập mục tiêu của mình, họ có xu hướng đặt ra những mục tiêu cao cấp hơn và cam kết hơn để đạt được chúng. Việc theo dõi tiến trình và đánh giá hiệu suất dựa trên mục tiêu giúp nhân viên biết rõ họ đã làm được gì và nơi họ cần cải thiện.

Ngoài ra, phương pháp quản lý hiệu suất nhân sự dựa trên mục tiêu còn tạo ra sự minh bạch trong tổ chức. Tất cả mọi người trong công ty đều biết được mục tiêu của họ và mức độ đóng góp của họ vào mục tiêu tổng thể của tổ chức. Điều này giúp tạo ra sự đồng thuận và tập trung vào mục tiêu chung.

Tuy nhiên, để thành công với phương pháp quản lý này, tổ chức cần phải có hệ thống đánh giá hiệu suất công bằng và đảm bảo rằng mục tiêu được đặt ra là hợp lý và khả thi. Ngoài ra, việc đào tạo nhân viên về cách thiết lập và đạt được mục tiêu cũng rất quan trọng.

Trên đây là những xu hướng phát triển và tương lai của phần mềm quản lý nhân sự HRM. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp giải pháp quản trị nhân sự cho doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn và dùng thử phần mềm miễn phí nhé!