Sự phát triển của công nghệ 4.0, kéo theo sự ra đời của các phần mềm quản lý hợp đồng miễn phí giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa quy trình quản lý. Nhờ đó nâng cao chất lượng trong hoạt động giám sát và thực thi hợp đồng. Tuy nhiên không phải phần mềm quản lý hợp đồng miễn phí nào cũng tốt. Hãy cùng IZISolution tìm hiểu về phần mềm này qua bài viết dưới đây nhé!
 

Mục lục: 

1. Phần mềm quản lý hợp đồng là gì?

2. Những khó khăn khi quản lý hợp đồng trong doanh nghiệp

3. Có nên sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng miễn phí không?

1. Phần mềm quản lý hợp đồng là gì?

 

Phần mềm quản lý hợp đồng là phần mềm được thiết kế để hỗ trợ quản lý nhanh chóng và hiệu quả các văn thư giấy tờ hợp đồng, phần mềm này sẽ trở thành công cụ đắc lực giúp các hợp đồng được lưu trữ đồng bộ, phân loại và theo dõi tiến độ một cách chính xác và hiệu quả. Với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý hợp đồng, các dự án có thể được thực hiện đúng thời hạn, mang lại sự hài lòng cho khách hàng và củng cố văn hóa làm việc chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Hợp đồng là một phần rất quan trọng trong công việc, chúng thể hiện những thỏa thuận giữa hai bên đối tác về một công việc, dự án, kế hoạch hoặc vấn đề nào đó. Chính vì vậy, các văn bản hợp đồng luôn được đảm bảo lưu trữ an toàn và bảo mật để tránh gây ảnh hưởng đến các bên liên quan.

Xem thêm: Tổng hợp 5 phần mềm quản lý văn phòng nâng cao hiệu suất

2. Những khó khăn khi quản lý hợp đồng trong doanh nghiệp

Quản lý hợp đồng theo phương pháp truyền thống có nhiều hạn chế, gây khó khăn cho nhiều doanh nghiệp, bao gồm:

• Số lượng hợp đồng quá lớn, làm tốn thời gian và công sức cho việc tìm kiếm và lưu trữ.

• Hợp đồng dễ bị hỏng, làm mất thông tin và khiếu nại của các bên.

• Tốn nhiều nhân lực và thời gian để quản lý.

• Có nguy cơ bị lộ thông tin.

• Vận chuyển và ký kết hợp đồng tốn nhiều thời gian, công sức và chi phí, đặc biệt là khi các đơn vị ở xa nhau.

• Gặp nhiều rủi ro liên quan đến hợp đồng.

Việc sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng có thể giải quyết các hạn chế của phương thức truyền thống và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Phần mềm này cung cấp một phương thức quản lý hiện đại, chuyên nghiệp và hiệu quả hơn, giúp giải quyết các vấn đề liên quan đến số lượng lớn hợp đồng, lưu trữ và tra cứu dễ dàng, giảm thiểu rủi ro hỏng hóc và mất thông tin, tiết kiệm thời gian và nhân lực, bảo vệ thông tin, đồng thời tăng tính chính xác và đáng tin cậy của các hợp đồng.

3. Có nên sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng miễn phí không?

Trong thời đại công nghệ 4.0, việc sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng đã trở nên phổ biến trong nhiều doanh nghiệp, giúp cho công việc quản lý, lưu trữ hợp đồng trở nên hiệu quả hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, việc lựa chọn phần mềm quản lý hợp đồng miễn phí cũng có những hạn chế và rủi ro không nhỏ, dưới đây là lý do vì sao bạn không nên sử dụng phần mềm miễn phí:

Tính bảo mật thấp

Một trong những điểm yếu của phần mềm hợp đồng miễn phí đó là tính bảo mật thấp. Vì phần mềm này là miễn phí, nên nhà cung cấp không đảm bảo được tính bảo mật cao, do đó dễ dàng bị tấn công và đánh cắp thông tin.

Chất lượng dịch vụ không được đảm bảo

Phần mềm quản lý hợp đồng miễn phí thường không có đội ngũ hỗ trợ và bảo trì chuyên nghiệp, do đó, khi bạn gặp sự cố trong quá trình sử dụng, thì không có người hỗ trợ bạn kịp thời.

Giới hạn tính năng

Để tạo ra một sản phẩm chất lượng, đội ngũ phát triển phần mềm cần đầu tư nhiều thời gian, tiền bạc và nỗ lực. Vì thế, phần mềm quản lý miễn phí thường có giới hạn tính năng, không đáp ứng được nhu cầu quản lý và lưu trữ hợp đồng của các doanh nghiệp lớn.

Quảng cáo và mất thời gian

Phần mềm hợp đồng miễn phí thường có nhiều quảng cáo gây phiền toái khi sử dụng, và đôi khi yêu cầu bạn đăng ký và cài đặt nhiều lần để có thể sử dụng được. Điều này tốn thời gian và làm gián đoạn quá trình công việc của bạn.

Từ những lý do trên có thể thấy việc lựa chọn được phần mềm quản lý hợp đồng chất lượng, đa dạng tính năng, hoạt động dễ dàng thì cần phải trả một mức phí nhất định. Nó sẽ giúp công việc quản lý hợp đồng hiệu quả và đảm bảo hơn. 

Nếu bạn đang băn khoăn không biết nên lựa chọn phần mềm quản lý hợp đồng nào, Hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn miễn phí nhé!

Tham khảo thêm về phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể: 

https://erpviet.vn/gioi-thieu-erpviet/

Liên hệ chuyên gia phần mềm: https://izisolution.vn/lien-he/