Phần mềm quản lý văn bản đóng vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động và lưu trữ thông tin của một doanh nghiệp. Số lượng tài liệu ngày càng tăng khiến việc tìm kiếm các văn bản liên quan trở thành một nỗi ám ảnh đối với nhiều người. Vì vậy, hệ thống phần mềm quản lý văn bản là một lựa chọn tuyệt vời để giải quyết vấn đề này.

Bài viết hôm nay hãy cùng IZISolution tìm hiểu chi tiết về phần mềm này cũng như những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp là gì nhé!

1. Phần mềm quản lý văn bản là gì?

 

Phần mềm quản lý văn bản (Document Management Software) là một công cụ được sử dụng để quản lý và tổ chức các tài liệu của một tổ chức hoặc cá nhân. Nó giúp cho việc lưu trữ, tìm kiếm, chỉnh sửa, phân phối và quản lý các tài liệu trở nên dễ dàng hơn.

Trước đây, khi chúng ta muốn tìm một tài liệu, chúng ta cần phải tìm trong một thư mục hoặc giấy tờ tương tự. Tuy nhiên, khi có quá nhiều tài liệu, công việc này trở nên khó khăn và mất thời gian. Với phần mềm quản lý thông tin văn bản, các tài liệu của bạn được lưu trữ trên một nền tảng điện tử, cho phép bạn tìm kiếm và truy cập chúng một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Ngoài ra, phần mềm quản lý văn bản còn cung cấp nhiều tính năng tiện ích, bao gồm:

• Tính năng phân quyền: Cho phép người dùng có thể xác định các mức độ quyền truy cập tài liệu khác nhau cho từng người dùng. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin được bảo mật và chỉ được truy cập bởi những người được ủy quyền.

• Tính năng đồng bộ hóa: Cho phép bạn đồng bộ hóa các tài liệu trên nhiều thiết bị và với nhiều người dùng khác nhau, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.

• Tính năng hỗ trợ quản lý phiên bản: Giúp bạn quản lý các phiên bản tài liệu khác nhau một cách dễ dàng và tránh việc bị mất tài liệu quan trọng.

• Tính năng tự động hóa: Cho phép bạn thiết lập các quy trình tự động để quản lý và xử lý tài liệu, giúp tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác.

2. Lợi ích của phần mềm quản lý văn bản trong doanh nghiệp

Tăng năng suất làm việc

Phần mềm quản lý văn bản giúp cho việc quản lý tài liệu trở nên dễ dàng hơn, nhân viên có thể tìm kiếm và truy cập các tài liệu nhanh chóng hơn. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc, cho phép nhân viên tập trung hơn vào công việc chính của mình.

Cải thiện quy trình làm việc

Việc phân phối, đồng bộ hóa và xử lý các tài liệu cũng trở nên dễ dàng và tự động hơn. Điều này giúp cải thiện quy trình làm việc của doanh nghiệp, giảm thiểu sự cố và tiết kiệm chi phí.

Đảm bảo tính bảo mật

Phần mềm cung cấp tính năng phân quyền, cho phép người dùng có thể xác định các mức độ quyền truy cập tài liệu khác nhau cho từng người dùng. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin được bảo mật và chỉ được truy cập bởi những người được ủy quyền.

Quản lý phiên bản và lịch sử chỉnh sửa

Hệ thống giúp bạn quản lý các phiên bản tài liệu khác nhau một cách dễ dàng và tránh việc bị mất tài liệu quan trọng. Ngoài ra, nó cũng cho phép bạn xem lịch sử chỉnh sửa của một tài liệu, giúp cho việc theo dõi và phát hiện sự thay đổi trong tài liệu trở nên dễ dàng hơn.

Giảm thiểu tình trạng mất tài liệu

Phần mềm cho phép bạn lưu trữ các tài liệu trên nền tảng điện tử, giúp cho việc lưu trữ và tìm kiếm tài liệu trở nên dể dàng hơn và giảm thiểu tình trạng mất tài liệu. Bạn có thể lưu trữ tài liệu trên đám mây hoặc trên các thiết bị lưu trữ địa phương. Điều này cũng giúp cho việc chia sẻ tài liệu trở nên dễ dàng hơn, không cần phải sao chép và gửi tài liệu qua email hay các phương tiện khác.

Tăng tính linh hoạt

Bạn có thể truy cập và quản lý tài liệu từ bất kỳ nơi đâu, bất kể thiết bị nào mà bạn đang sử dụng. Điều này giúp cho việc làm việc từ xa trở nên dễ dàng hơn, cho phép bạn truy cập tài liệu từ xa và làm việc cùng đồng nghiệp một cách hiệu quả.

Tiết kiệm chi phí

Phần mềm quản lý văn bản giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí về tài liệu giấy và các chi phí khác liên quan đến việc lưu trữ tài liệu. Ngoài ra, nó cũng giúp tiết kiệm thời gian và chi phí về việc quản lý tài liệu, giúp cho doanh nghiệp tập trung hơn vào các hoạt động kinh doanh chính.

Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý doanh nghiệp ERPViet tại đây: https://izisolution.vn/phan-mem-quan-tri-doanh-nghiep-erpviet/

3. Các phần mềm quản lý văn bản miễn phí hiện nay

Với sự phát triển của công nghệ thông tin các phần mềm ra đời hỗ trợ việc quản lý văn bản một cách tối đa. Dưới đây là một số phần mềm quản lý văn bản miễn phí dùng thử đang được nhiều người sử dụng để quản lý và lưu trữ văn bản.

Phần mềm quản lý văn bản Doc Eye

Đây là một sản phẩm nhẹ và có giao diện dễ sử dụng. Giao diện của Doc Eye được thiết kế bằng tiếng Việt, giúp cho người sử dụng có thể dễ dàng sử dụng mà không gặp khó khăn do khác biệt ngôn ngữ. Ngoài ra, phần mềm cũng cung cấp đầy đủ các tính năng từ cơ bản đến nâng cao, đáp ứng mọi nhu cầu sử dụng của các công ty và doanh nghiệp. Doc Eye cũng tích hợp các tính năng phân tích thông tin tài liệu, giúp cho quản lý và tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng hơn. Nếu bạn cần bảo mật cho các tài liệu nhạy cảm, Doc Eye cũng cung cấp một thư mục bảo mật riêng để bảo vệ tài liệu của bạn.

Phần mềm quản lý văn bản, thông tin C-Office

C-Office là một phần mềm quản lý văn bản nổi tiếng của nhà phát triển CMC Soft, được sử dụng rộng rãi trong các công ty và văn phòng. Với C-Office, người dùng được hỗ trợ mạnh mẽ trong việc quản lý văn bản của công ty hoặc doanh nghiệp. Phần mềm cung cấp bộ lọc thông minh giúp người dùng tìm kiếm nhanh chóng các văn bản mong muốn hoặc chỉnh sửa văn bản theo yêu cầu của họ. Các tính năng trên C-Office được liên kết chặt chẽ với Microsoft Word và Excel để người dùng có thể sử dụng chúng một cách nhanh chóng và dễ dàng.

C-Office cũng cho phép kết nối với các thiết bị di động như điện thoại và máy tính bảng, cho phép người dùng sử dụng phần mềm mọi lúc mọi nơi một cách thuận tiện và nhanh chóng. Các tính năng bảo mật trên C-Office được đặt lên hàng đầu để đảm bảo an toàn cho người dùng. Tóm lại, C-Office là một phần mềm quản lý văn bản chất lượng cao và được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp và công ty nhờ tính năng đa dạng, kết nối thuận tiện và bảo mật cao.

Phần mềm quản lý văn bản chuyên nghiệp Cloudoffice 

Với khả năng quản lý các loại văn bản đến, văn bản đi, tờ trình, và nhiều loại tài liệu khác, Cloudoffice giúp người sử dụng tạo ra các nhánh văn bản riêng để phù hợp với nhu cầu sử dụng cá nhân. Đặc biệt, việc quản lý tài liệu trên phần mềm Cloudoffice rất thông minh, chúng được phân chia và sắp xếp theo diễn biến thời gian để người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm. Hơn nữa, khi tìm kiếm, phần mềm cũng hiển thị các văn bản liên quan có cùng nội dung để người dùng có thể dễ dàng tham khảo. Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý văn bản hiệu quả, đặc biệt là cho việc quản lý một lượng lớn tài liệu, thì Cloudoffice là sự lựa chọn hoàn hảo.

Trên đây là một số phần mềm lưu trữ văn bản mà các bạn nên tham khảo, bên cạnh đó cũng còn rất nhiều hệ thống phần mềm quản lý văn bản khác như: IBOM, Faceworks, DMS Lạc Việt, EFY,…

Thông qua những thông tin hữu ích về phần mềm quản lý văn bản hy vọng doanh nghiệp sẽ có được kế hoạch cho tương lai của công ty. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp mình. Hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn và dùng thử phần mềm miễn phí nhé!

Liên hệ chuyên gia phần mềm: https://izisolution.vn/lien-he/