Chức năng của hệ thống quản lý nhân sự: Tích hợp module tính năng theo yêu cầu doanh nghiệp

Trong thời đại khoa học công nghệ phát triển, các công cụ quản lý nhân sự HRM là không thể thiếu trong quá trình quản trị nhân sự. Vậy chức năng của phần mềm quản lý nhân sự là gì? Những tính năng nào thường có trong một phần mềm quản lý nhân sự? Hãy cùng IZISolution tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé!

I. Như thế nào là hệ thống phần mềm quản lý nhân sự phù hợp?

Hệ thống phần mềm quản lý nhân sự phù hợp là một giải pháp phần mềm được thiết kế và cấu hình để đáp ứng hoặc phù hợp với các yêu cầu và đặc thù cụ thể của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Điều này có nghĩa rằng hệ thống này đã được tùy chỉnh hoặc cấu hình để đáp ứng một loạt các yêu cầu và điều kiện riêng của tổ chức, ngành công nghiệp, và quy trình làm việc.

Một hệ thống phần mềm quản lý nhân sự phù hợp có các đặc điểm sau:

• Tuân thủ quy trình và quy định nội bộ: đặc biệt quan trọng trong việc quản lý dữ liệu nhân sự và đảm bảo sự tuân thủ pháp lý.

• Tùy chỉnh theo nhu cầu của tổ chức: Hệ thống phải cho phép tùy chỉnh các tính năng và quy trình để phản ánh cơ cấu tổ chức, quy trình làm việc và yêu cầu cụ thể của tổ chức. Ví dụ, nó cần có khả năng thay đổi biểu mẫu, quy trình tuyển dụng, hoặc báo cáo theo yêu cầu của tổ chức.

• Phản ánh đặc thù của ngành công nghiệp: Ví dụ, trong lĩnh vực y tế, hệ thống HRM cần phải có tính năng quản lý chứng chỉ và quy trình y tế.

• Tích hợp với các hệ thống khác: Một số hệ thống khác như hệ thống quản lý tài chính, hệ thống quản lý khách hàng (CRM), hoặc hệ thống quản lý dự án…

• Bảo mật và quản lý quyền truy cập: Đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu nhân sự và quản lý quyền truy cập dữ liệu là một yếu tố quan trọng của hệ thống.

• Dễ sử dụng và tương tác: Hệ thống phải có giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng để đảm bảo sự hiệu quả và tiếp cận của người sử dụng cuối.

• Hỗ trợ và bảo trì: Có sẵn hỗ trợ kỹ thuật và dịch vụ bảo trì để đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ổn định và được cập nhật.

Xem thêm: Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự

II. Tùy chỉnh Module tính năng trong hệ thống? Có cần thiết hay không?

Tùy chỉnh module tính năng trong hệ thống quản lý nhân sự là một yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng phần mềm phù hợp với nhu cầu và đặc thù của doanh nghiệp cụ thể. Tùy chỉnh có thể cần thiết tùy thuộc vào mức độ tổ chức và các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích và điểm cần xem xét về tùy chỉnh module tính năng:

Lợi ích của tùy chỉnh module tính năng:

• Phù hợp với nhu cầu cụ thể: Mỗi tổ chức có quy trình và yêu cầu riêng biệt về quản lý nhân sự. Tùy chỉnh giúp đáp ứng những nhu cầu đặc thù này mà phần mềm nguyên bản không thể đáp ứng được.

• Tối ưu hóa quy trình công việc: Tùy chỉnh cho phép tổ chức tối ưu hóa quy trình làm việc của họ để tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc.

• Giảm thời gian và công sức: Phần mềm có sẵn có thể chứa nhiều tính năng không cần thiết đối với tổ chức cụ thể. Tùy chỉnh giúp loại bỏ các tính năng không cần thiết này, làm cho giao diện trở nên đơn giản và dễ sử dụng hơn.

• Đáp ứng thay đổi: Tùy chỉnh cho phép tổ chức dễ dàng thích nghi với sự thay đổi trong quy trình làm việc hoặc yêu cầu mới.

Tùy chỉnh module tính năng trong hệ thống quản lý nhân sự không phải lúc nào cũng cần thiết, nhưng nó có thể là một giải pháp tốt để đảm bảo rằng phần mềm phù hợp với nhu cầu và mục tiêu cụ thể của tổ chức. Quyết định tùy chỉnh nên dựa trên sự cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố về quy mô, đặc thù của tổ chức, quy trình làm việc, mục tiêu sử dụng của hệ thống và chi phí.

III. Các chức năng phần mềm quản lý nhân sự quan trọng

Phần mềm quản lý nhân sự (HRM) thường cung cấp nhiều chức năng quan trọng để giúp tổ chức quản lý nguồn nhân lực của mình một cách hiệu quả. Dưới đây là sơ đồ chức năng quản lý nhân sự quan trọng của phần mềm HRM:

1. Quản lý Cơ cấu tổ chức Doanh nghiệp

Danh sách đơn vị/phòng ban: Chức năng quản lý cơ cấu tổ chức cần cung cấp một danh sách chi tiết về tất cả các đơn vị hoặc phòng ban trong tổ chức. Danh sách này thường bao gồm thông tin về tên, mã đơn vị, mô tả, vị trí trong cơ cấu tổ chức, và các thông tin liên quan khác. Điều này giúp tổ chức duyệt xét và theo dõi mối quan hệ tổ chức của họ.

Sáp nhập/giải thể đơn vị: Chức năng này cho phép tổ chức thực hiện sáp nhập hoặc giải thể đơn vị/phòng ban. Quản lý cơ cấu tổ chức cần có khả năng xác định và theo dõi quá trình sáp nhập/giải thể, bao gồm việc cập nhật thông tin liên quan đến đơn vị bị tác động và điều chỉnh dữ liệu nhân sự tương ứng.

Mô hình tổ chức đơn vị: Một phần quan trọng của quản lý cơ cấu tổ chức là mô tả mô hình tổ chức của từng đơn vị hoặc phòng ban. Mô hình này có thể bao gồm cấu trúc tổ chức (chẳng hạn như mô hình phân cấp, mô hình ma trận, hoặc mô hình chức năng), các mối quan hệ và liên kết giữa các đơn vị, và thông tin về chức danh và vai trò của từng người trong tổ chức.

Kế hoạch nhân sự hàng năm: Chức năng quản lý cơ cấu tổ chức thường hỗ trợ quá trình lập kế hoạch nhân sự hàng năm. Điều này bao gồm việc xác định nhu cầu nhân sự, dự đoán sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức (chẳng hạn như việc thêm mới đơn vị hoặc sáp nhập), và xác định các kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, hoặc thay đổi vị trí công việc cụ thể.

2. Quản lý Chấm công tính lương

Cấu hình ca làm việc, kí hiệu chấm công linh hoạt: Chức năng quản lý chấm công cung cấp khả năng cấu hình các ca làm việc dành cho nhân viên. Điều này cho phép tổ chức xác định thời gian làm việc của từng nhân viên, bao gồm các ca làm việc thường xuyên, ca làm việc đặc biệt, và ca làm việc linh hoạt. Kí hiệu chấm công giúp theo dõi thời gian làm việc của nhân viên trong từng ca.

Phân ca làm việc: Chức năng này cho phép quản lý phân công nhân viên vào các ca làm việc tương ứng. Quản lý có thể dựa vào cấu hình ca làm việc để thực hiện phân công và theo dõi việc thay đổi ca làm việc của nhân viên khi cần thiết.

Cho phép cấu hình nghỉ lễ/nghỉ kế hoạch/làm bù: Chức năng quản lý chấm công cần hỗ trợ cấu hình các loại nghỉ phép, bao gồm nghỉ lễ, nghỉ kế hoạch, và làm bù. Điều này giúp tính toán thời gian nghỉ phép và quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách chính xác.

Chấm công tháng: Chức năng này cho phép nhân viên ghi nhận thời gian làm việc hàng ngày hoặc hàng tuần, thường thông qua các thiết bị chấm công hoặc ứng dụng di động. Thời gian chấm công này sau đó sẽ được sử dụng để tính lương và theo dõi hiệu suất làm việc.

Tổng hợp chấm công tháng: Chức năng này tổng hợp thông tin chấm công của các nhân viên trong một khoảng thời gian, thường là hàng tháng. Thông tin này bao gồm tổng số giờ làm việc, số giờ nghỉ, và các dấu hiệu chấm công khác. Điều này giúp quản lý đánh giá tổng quan về hiệu suất làm việc và tính lương.

Báo cáo chấm công: Chức năng quản lý chấm công thường cung cấp các báo cáo về thời gian làm việc của nhân viên. Những báo cáo này có thể được sử dụng để thanh toán lương, đánh giá hiệu suất làm việc, và tuân thủ các quy định về thời gian làm việc.

3. Quản lý KPI/BSC

KPI đơn vị: Chức năng quản lý KPI/BSC cho phép tổ chức xác định và theo dõi các chỉ tiêu hiệu suất quan trọng của toàn bộ đơn vị hoặc bộ phận. Điều này bao gồm việc thiết lập các mục tiêu, chỉ tiêu, và các thước đo hiệu suất cụ thể. KPI đơn vị giúp đánh giá tổng thể hiệu suất của đơn vị.

KPI cá nhân: Chức năng này cho phép xác định và theo dõi KPI cho từng cá nhân trong tổ chức. Mỗi nhân viên có thể có một tập hợp các chỉ tiêu và mục tiêu cá nhân, phản ánh đóng góp của họ vào KPI của đơn vị hoặc bộ phận. KPI cá nhân giúp đánh giá hiệu suất của từng nhân viên.

Cảnh báo người dùng: Phần mềm HRM thường có tính năng cảnh báo, thông báo cho người dùng về bản giao kết quả đánh giá KPI. Điều này giúp nhắc nhở nhân viên về mục tiêu và kết quả hiệu suất của họ. Cảnh báo cũng có thể được sử dụng để thông báo các kết quả đánh giá và các chỉ tiêu đến hạn.

Hệ thống/báo cáo: Chức năng quản lý KPI/BSC thường cung cấp hệ thống phân quyền cho người dùng, cho phép họ truy cập vào các thông tin liên quan đến KPI mà họ có quyền xem. Hệ thống cũng hỗ trợ việc tự động hóa việc nhập số liệu, thiết lập mục tiêu và chỉ tiêu, tính toán hiệu suất dựa trên công thức đánh giá, và xếp loại. Ngoài ra, hệ thống cung cấp các báo cáo phân tích quản trị đơn vị và cá nhân, giúp quản lý đánh giá và quản lý hiệu suất.

4. Quản lý Báo cáo thống kê

Tạo báo cáo tùy chỉnh: Tính năng này cho phép người dùng tạo báo cáo thống kê tùy chỉnh dựa trên các thông tin liên quan đến nhân sự và hoạt động của tổ chức. Báo cáo có thể được xây dựng theo các yêu cầu cụ thể và thể hiện các chỉ số quan trọng.

Tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn: Cho phép tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau như hệ thống quản lý nhân sự, hệ thống kế toán, và các nguồn dữ liệu khác. Điều này giúp tạo ra báo cáo toàn diện và chính xác.

Thời gian thực và cập nhật tự động: Báo cáo thường được cập nhật tự động và hiển thị thông tin trong thời gian thực. Người dùng có thể truy cập dữ liệu mới nhất mà không cần chờ đợi.

Phân tích dữ liệu đa chiều: Cho phép phân tích dữ liệu từ nhiều góc độ khác nhau. Người dùng có thể thực hiện phân tích theo thời gian, địa điểm, phòng ban, và các yếu tố khác để hiểu rõ hơn về hiệu suất và hoạt động tổ chức.

Tạo biểu đồ và đồ thị: Tính năng này cho phép người dùng tạo biểu đồ và đồ thị để trực quan hóa dữ liệu. Điều này giúp hiểu rõ hơn về xu hướng và mối quan hệ trong dữ liệu thống kê.

Chia sẻ và xuất báo cáo: Báo cáo có thể được chia sẻ dễ dàng với các thành viên khác trong tổ chức. Người dùng có thể xuất báo cáo dưới nhiều định dạng như PDF, Excel, hoặc hình ảnh để sử dụng trong các báo cáo hoặc thuyết trình.

5. Quản lý Tuyển dụng

Quản lý hồ sơ ứng viên

Cho phép tạo và quản lý hồ sơ ứng viên trực tuyến. Nhân viên tuyển dụng có thể tạo hồ sơ ứng viên mới, cập nhật thông tin và theo dõi tiến độ phỏng vấn. Việc quản lý hồ sơ ứng viên trực tuyến giúp cho quá trình tuyển dụng trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Tạo và quản lý vị trí tuyển dụng

Tính năng này cho phép người quản lý tạo và quản lý các vị trí tuyển dụng. Người dùng có thể tạo các vị trí tuyển dụng mới, cập nhật thông tin về vị trí, yêu cầu công việc và kỹ năng. Tính năng này cung cấp một cơ sở dữ liệu về các vị trí tuyển dụng cho doanh nghiệp và giúp quản lý nhân sự có thể thu thập các thông tin liên quan để tìm kiếm ứng viên phù hợp.

Quản lý quá trình tuyển dụng

Người dùng có thể quản lý quá trình tuyển dụng từ khi đăng tuyển đến khi tuyển được ứng viên phù hợp. Người dùng có thể quản lý lịch trình phỏng vấn, theo dõi trạng thái ứng viên và đánh giá ứng viên. Tính năng này giúp quản lý tuyển dụng tiết kiệm thời gian và tăng tính hiệu quả của quá trình tuyển dụng.

6. Quản lý Dữ liệu nhân sự

Thông tin cá nhân: Phần mềm quản lý nhân sự cho phép lưu trữ và quản lý thông tin cá nhân của mỗi nhân viên, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, email, và các thông tin cá nhân khác. Điều này giúp tổ chức dễ dàng truy cập và cập nhật thông tin cá nhân của nhân viên khi cần thiết.

Thông tin hợp đồng/pháp lý: Chức năng này cho phép lưu trữ và quản lý thông tin về hợp đồng làm việc, các văn bản pháp lý liên quan đến nhân viên như thỏa thuận bảo mật, quy tắc nội quy công ty, và các tài liệu khác. Điều này giúp đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ các quy định pháp lý và hợp đồng lao động của họ.

Quá trình công tác: Chức năng này cho phép ghi chép và theo dõi quá trình công tác của mỗi nhân viên, bao gồm vị trí công việc, lịch sử công tác, bộ phận hoặc dự án mà họ tham gia. Điều này giúp tổ chức hiểu rõ sự phát triển và kinh nghiệm của từng nhân viên trong công ty.

Nhập dữ liệu thông minh lên phần mềm nhân sự: Chức năng này cung cấp các công cụ để nhập thông tin nhân sự một cách thông minh và tiết kiệm thời gian. Điều này có thể bao gồm việc nhập dữ liệu từ các nguồn khác nhau như tệp Excel hoặc hệ thống khác vào phần mềm một cách dễ dàng và tự động.

Khai thác dữ liệu hiệu quả: Phần mềm quản lý nhân sự cung cấp khả năng truy xuất và khai thác dữ liệu nhân sự một cách hiệu quả. Điều này giúp quản lý thực hiện các báo cáo, phân tích hiệu suất, và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và đáng tin cậy.

7. Quản lý đào tạo và phát triển nhân viên

Lập kế hoạch: Chức năng này cho phép người quản lý lên kế hoạch đào tạo dựa trên nhu cầu của đơn vị. Kế hoạch này có thể được xác định theo tháng hoặc theo năm. Việc lập kế hoạch giúp tổ chức dự đoán và chuẩn bị các khóa đào tạo một cách cụ thể.

Thành lập lớp học: Chức năng này cho phép người quản lý tạo và quản lý các lớp học hoặc nhóm học. Điều này bao gồm việc xác định các thông tin chi tiết về lớp học như lịch trình, địa điểm, giảng viên, và tài liệu liên quan.

Tổ chức đào tạo: Chức năng này bao gồm quy trình tổ chức đào tạo, từ việc đăng ký học viên, thông báo lịch học và tài liệu đào tạo, đến việc điểm danh, thi đánh giá và khảo sát chất lượng. Điều này giúp quản lý theo dõi quá trình đào tạo của từng học viên.

Kết quả đào tạo: Chức năng này liên quan đến việc chốt kết quả đào tạo sau khi kết thúc khóa học. Kết quả này có thể bao gồm việc cấp chứng chỉ hoặc xếp loại đánh giá hiệu suất của học viên sau khóa học.

8. Quản lý đơn từ, hợp đồng

Khởi tạo yêu cầu: Người lao động có khả năng khởi tạo yêu cầu liên quan đến đơn từ hoặc hợp đồng. Điều này có thể bao gồm các yêu cầu như xin nghỉ phép, xin nghỉ việc, hoặc yêu cầu thay đổi thông tin cá nhân. Sau khi tạo yêu cầu, họ gửi yêu cầu này để lãnh đạo phê duyệt.

Phê duyệt yêu cầu: Lãnh đạo các cấp trong tổ chức có thể thực hiện việc phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu. Quá trình phê duyệt có thể yêu cầu sự tham gia của nhiều cấp độ lãnh đạo khác nhau, tùy thuộc vào tính chất của yêu cầu. Việc này giúp đảm bảo rằng quyết định được đưa ra một cách cân nhắc và chính xác.

Thống kê, kiểm soát: Chức năng này giúp các bộ phận hành chính và nhân sự dễ dàng kiểm soát và thống kê tình trạng các đơn từ và hợp đồng. Thông tin về tình trạng và tiến trình xử lý yêu cầu có sẵn để theo dõi và báo cáo. Điều này giúp quản lý quy trình một cách hiệu quả hơn và đảm bảo rằng không có yêu cầu nào bị bỏ sót.

IV. Thiết kế phần mềm quản lý nhân sự theo đặc thù doanh nghiệp

Thiết kế phần mềm quản lý nhân sự theo đặc thù doanh nghiệp là một quá trình quan trọng nhằm đảm bảo rằng phần mềm đáp ứng một cách tốt nhất các yêu cầu, quy trình và nhu cầu cụ thể của một tổ chức hay doanh nghiệp.

Hệ thống Phần mềm Quản trị nhân sự iziHRM là hệ thống phần mềm quản lý nhân sự được thiết kế để đáp ứng các đặc thù và yêu cầu của doanh nghiệp. Hệ thống này cung cấp nhiều tính năng và khả năng để quản lý thông tin nhân viên, thời gian làm việc, lương và phúc lợi, đào tạo và phát triển, tích hợp và tương tác, cũng như bảo mật và tuân thủ.

iziHRM có thiết kế linh hoạt và tùy chỉnh, cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh hệ thống theo nhu cầu cụ thể của mình. Hệ thống cung cấp các tính năng nổi bật: 

• Quản lý cơ cấu tổ chức

• Chấm công tính lương

• Phần mềm nhân sự iziHRM quản lý KPI/BSC

• Quản lý tuyển dụng

• Dữ liệu nhân sự

• Biến động lao động

• Quản lý đào tạo

• Quản lý bảo hiểm

• Quản lý đơn từ

Hơn nữa, hệ thống Phần mềm Quản trị nhân sự iziHRM có khả năng tích hợp với các hệ thống khác trong tổ chức, như hệ thống quản lý tài chính, hệ thống quản lý dự án và hệ thống quản lý khách hàng. Đặc biệt, hệ thống đảm bảo an ninh thông tin và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến quản lý nhân sự.

Trên đây là những thông tin hữu ích về chức năng của hệ thống quản lý nhân sự. Nếu bạn đang cần tư vấn về ứng dụng phần mềm vào quản lý nhân sự cho doanh nghiệp mình. Hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn chi tiết nhất nhé!