Trong thời đại khoa học công nghệ phát triển, các công cụ quản lý nhân sự HRM là không thể thiếu trong quá trình quản trị nhân sự. Vậy vai trò của công cụ này là gì? Những tính năng nào thường có trong một phần mềm quản lý nhân sự? Hãy cùng IZISolution tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé!
 

1. Vai trò của công cụ quản lý nhân sự 

Quản trị nhân lực (HRM) là hoạt động quản lý của một doanh nghiệp hoặc tổ chức nhằm xây dựng, phát triển, sử dụng và đánh giá một đội ngũ nhân sự phù hợp với yêu cầu về số lượng và chất lượng của doanh nghiệp. Nhằm tối ưu hiệu quả quản lý, nhiều doanh nghiệp đã đưa các công cụ quản lý nhân sự vào sử dụng. Dưới đây là một số vai trò quan trọng của phần mềm HRM đối với doanh nghiệp.
 

Vai trò trong mối liên kết giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tạo mối liên kết chặt chẽ giữa tổ chức và nhân lực. Bằng cách quản trị nhân lực một cách khoa học và hiệu quả, phần mềm giúp đảm bảo cả người lao động và doanh nghiệp đều được đáp ứng nhu cầu một cách tốt nhất.

Duy trì sự ổn định nhân sự - Tạo tiền đề phát triển cho doanh nghiệp 

Phần mềm quản lý nhân sự có thể giúp doanh nghiệp duy trì độ ổn định và tạo tiền đề cho sự phát triển bằng cách quản trị đội ngũ nhân lực một cách hiệu quả. Đội ngũ nhân lực là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới việc cạnh tranh, tạo lợi thế và khả năng phát triển cho doanh nghiệp. Chính vì thế, việc tạo ra một quy chuẩn nhân sự tổng thể từ tuyển dụng, đào tạo, chấm công, lương thưởng, quản lý công việc,... sẽ là tiền đề cho sự tăng trưởng cho doanh nghiệp.

Hỗ trợ và tạo điều kiện cho nhân sự phát triển

Phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp nắm bắt và đánh giá đúng về tay nghề, tư duy và chất xám của từng cá nhân. Từ đó, phần mềm đưa ra các phương án phù hợp để tạo điều kiện cho cá nhân phát triển, đồng thời giúp doanh nghiệp tăng sức cạnh tranh trên thị trường. Vì vậy, công tác quản trị nhân sự và sử dụng phần mềm quản lý nhân sự ngày càng trở nên cần thiết hơn với mỗi doanh nghiệp.

Xem thêm: Tổng quan phần mềm quản lý nhân sự HRM: Lợi ích với doanh nghiệp

Cách tối ưu hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả

2. Các tính năng chính của công cụ quản lý nhân sự hiệu quả

 

Trong thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, việc sở hữu cho mình một công cụ quản lý nhân sự hiệu quả là một lợi thế vô cùng lớn. Nắm bắt được nhu cầu, các nhà phát triển phần mềm đã đưa ra những công cụ có đa dạng tính năng tối ưu  quản lý nhân sự như:

2.1. Quản lý thông tin nhân viên

Quản lý thông tin cá nhân

Đây là chức năng cho phép quản lý và cập nhật các thông tin cá nhân của nhân viên trong hệ thống, bao gồm họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, email, số CMND, số BHXH, hình ảnh và các thông tin khác liên quan đến cá nhân của nhân viên. Chức năng này giúp cho việc quản lý thông tin cá nhân của nhân viên trở nên dễ dàng hơn, giúp cho các phòng ban trong doanh nghiệp có thể nhanh chóng truy cập và cập nhật thông tin mới nhất của nhân viên.

Quản lý lịch sử làm việc

Chức năng này cho phép quản lý các thông tin liên quan đến lịch sử làm việc của nhân viên, bao gồm thông tin về vị trí làm việc, thời gian bắt đầu làm việc, thời gian kết thúc, chức vụ và mức lương của nhân viên. Chức năng này giúp cho các quản lý có thể nhanh chóng truy cập và cập nhật thông tin mới nhất về lịch sử làm việc của nhân viên, giúp cho quá trình quản lý nhân sự trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

Quản lý thông tin chấm công

Đây là chức năng cho phép quản lý và theo dõi thông tin về chấm công của nhân viên, bao gồm thông tin về thời gian vào làm, thời gian ra khỏi công ty, số giờ làm việc trong ngày, tuần hoặc tháng và các thông tin khác liên quan đến chấm công của nhân viên. Chức năng này giúp cho việc quản lý chấm công trở nên dễ dàng hơn, giúp cho các quản lý có thể nhanh chóng xem và kiểm tra thông tin chấm công của nhân viên, giúp cho quá trình tính lương và tính công của nhân viên trở nên chính xác và nhanh chóng hơn.

2.2. Tính năng phân tích và báo cáo

Tính năng này của công cụ quản lý nhân sự giúp người quản lý đánh giá hiệu quả của các hoạt động quản lý nhân sự và đưa ra quyết định dựa trên những thông tin đó.

Phân tích dữ liệu nhân viên

Là tính năng giúp người quản lý đánh giá và phân tích các thông tin về nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn, kỹ năng và khả năng của nhân viên. Những thông tin này giúp người quản lý hiểu rõ hơn về đội ngũ nhân viên của mình, từ đó đưa ra các quyết định đúng đắn trong việc phân công công việc, đào tạo, thăng tiến, hay thậm chí là tuyển dụng nhân sự mới.

Báo cáo hiệu suất làm việc

Đánh giá được hiệu suất làm việc của từng nhân viên, từ đó đưa ra những phương án để nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên. Các báo cáo hiệu suất làm việc cũng có thể được sử dụng để đánh giá hiệu quả của các chương trình đào tạo và phát triển nhân viên. Các báo cáo này giúp người quản lý đưa ra những quyết định đúng đắn về việc phát triển và quản lý đội ngũ nhân viên.

Xem thêm: Đánh giá Top phần mềm quản lý nhân sự hàng đầu hiện nay

2.3.  Tính năng quản lý tuyển dụng 

Quản lý hồ sơ ứng viên

Cho phép tạo và quản lý hồ sơ ứng viên trực tuyến. Nhân viên tuyển dụng có thể tạo hồ sơ ứng viên mới, cập nhật thông tin và theo dõi tiến độ phỏng vấn. Việc quản lý hồ sơ ứng viên trực tuyến giúp cho quá trình tuyển dụng trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Tạo và quản lý vị trí tuyển dụng

Tính năng này cho phép người quản lý tạo và quản lý các vị trí tuyển dụng. Người dùng có thể tạo các vị trí tuyển dụng mới, cập nhật thông tin về vị trí, yêu cầu công việc và kỹ năng. Tính năng này cung cấp một cơ sở dữ liệu về các vị trí tuyển dụng cho doanh nghiệp và giúp quản lý nhân sự có thể thu thập các thông tin liên quan để tìm kiếm ứng viên phù hợp.

Quản lý quá trình tuyển dụng

Người dùng có thể quản lý quá trình tuyển dụng từ khi đăng tuyển đến khi tuyển được ứng viên phù hợp. Người dùng có thể quản lý lịch trình phỏng vấn, theo dõi trạng thái ứng viên và đánh giá ứng viên. Tính năng này giúp quản lý tuyển dụng tiết kiệm thời gian và tăng tính hiệu quả của quá trình tuyển dụng.

2.4. Tính năng đào tạo và phát triển nhân viên 

Quản lý kế hoạch đào tạo

Tính năng này cho phép người quản lý tạo kế hoạch đào tạo cho nhân viên dựa trên nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp. Kế hoạch đào tạo có thể được lên kế hoạch cho từng cá nhân hoặc nhóm nhân viên, với các mục tiêu cụ thể và thời gian hoàn thành.

Tạo và quản lý khóa đào tạo

Tính năng này cho phép người quản lý tạo và quản lý các khóa đào tạo. Các khóa đào tạo có thể được thiết kế cho từng mức độ kỹ năng khác nhau và có thể bao gồm các chủ đề như kỹ năng mềm, kỹ năng kỹ thuật hoặc quản lý.

Theo dõi tiến độ đào tạo

Tính năng này cho phép người quản lý theo dõi tiến độ đào tạo của từng nhân viên. Người dùng có thể xem những khóa đào tạo đã được hoàn thành và những khóa đào tạo đang chờ hoàn thành. Từ đó, người quản lý có thể cung cấp hỗ trợ và đánh giá để đảm bảo rằng nhân viên đạt được các mục tiêu đào tạo.

Trên đây là những thông tin hữu ích về tính năng cũng như vai trò hữu ích của công cụ quản lý nhân sự. Nếu bạn đang cần tư vấn về ứng dụng phần mềm vào quản lý nhân sự cho doanh nghiệp mình. Hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn chi tiết nhất nhé!

Tham khảo thêm về phần mềm quản lý nhân sự: 

https://izisolution.vn/he-thong-phan-mem-quan-tri-nhan-su-hrm-erpviet/

Liên hệ chuyên gia phần mềm: https://izisolution.vn/lien-he/