Chuyển đổi số là một chiến lược toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, nâng cao hiệu quả và tạo lợi thế cạnh tranh. Tìm hiểu vai trò của công nghệ, sự phối hợp giữa các phòng ban và cách xây dựng nền tảng đổi mới để đạt thành công trong kỷ nguyên số.

I. Giới thiệu về bộ phận công nghệ thông tin (CNTT) của doanh nghiệp

1.1. Vai trò của bộ phận CNTT trong doanh nghiệp

Bộ phận Công nghệ Thông tin (CNTT) được xem là "xương sống" của mọi hoạt động công nghệ trong doanh nghiệp. Họ chịu trách nhiệm xây dựng, vận hành, và bảo trì hệ thống công nghệ, bao gồm:

• Quản lý hạ tầng công nghệ như máy chủ, mạng nội bộ, phần mềm ứng dụng, và thiết bị phần cứng.

• Đảm bảo các hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, hiệu quả thông qua việc hỗ trợ kỹ thuật.

• Bảo vệ an ninh thông tin, quản lý dữ liệu lớn (Big Data), và ứng dụng các công nghệ tiên tiến như điện toán đám mây, trí tuệ nhân tạo (AI), và Internet vạn vật (IoT).

Trong bối cảnh công nghệ phát triển vượt bậc, bộ phận CNTT không chỉ đóng vai trò hỗ trợ mà còn trở thành trung tâm nghiên cứu, đánh giá và triển khai các giải pháp công nghệ mới, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động.

1.2. Bộ phận CNTT trong chuyển đổi số doanh nghiệp 

Trong chuyển đổi số, vai trò của bộ phận CNTT đã thay đổi từ đơn vị hỗ trợ kỹ thuật sang đối tác chiến lược. Họ chịu trách nhiệm:

• Tư vấn và triển khai các giải pháp công nghệ phù hợp với mục tiêu kinh doanh.

• Xây dựng hệ thống số hóa, đảm bảo các phòng ban có thể tích hợp công nghệ vào quy trình làm việc.

• Đồng hành cùng các phòng ban trong việc sử dụng và tối ưu hóa công nghệ.

Dù đóng vai trò trung tâm, bộ phận CNTT không thể tự mình thực hiện toàn bộ quá trình chuyển đổi số. Đây là một chiến lược toàn diện, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban như Marketing, Sales, HR, và Operations, cùng sự định hướng từ lãnh đạo doanh nghiệp.
Chuyển đổi số không chỉ là nhiệm vụ của riêng bộ phận CNTT mà là trách nhiệm chung của toàn bộ tổ chức. Trong các phần tiếp theo, chúng ta sẽ phân tích chi tiết vai trò của các bộ phận khác và cách xây dựng sự phối hợp hiệu quả để đảm bảo thành công trong chuyển đổi số.

II. Vai trò của bộ phận CNTT trong chuyển đổi số

Bộ phận CNTT đóng vai trò trung tâm trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, không chỉ đảm bảo nền tảng công nghệ mà còn định hướng và thúc đẩy sự thay đổi toàn diện. Cụ thể, vai trò của bộ phận CNTT trong chuyển đổi số bao gồm:

2.1. Xây dựng nền tảng công nghệ vững chắc

• Hạ tầng kỹ thuật số: Bộ phận CNTT chịu trách nhiệm thiết kế, triển khai và duy trì hạ tầng công nghệ hiện đại, bao gồm mạng lưới, máy chủ, hệ thống lưu trữ dữ liệu, và các nền tảng phần mềm.

• Ứng dụng công nghệ mới: Nghiên cứu và áp dụng các công nghệ tiên tiến như điện toán đám mây, trí tuệ nhân tạo (AI), dữ liệu lớn (Big Data), và Internet vạn vật (IoT) để tạo ra giá trị mới cho doanh nghiệp.

• Khả năng tích hợp: Đảm bảo các hệ thống công nghệ cũ và mới được tích hợp mượt mà, tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh.

2.2. Đảm bảo an ninh thông tin và quản lý rủi ro

• Bảo mật dữ liệu: Trong chuyển đổi số, dữ liệu là tài sản quan trọng nhất. Bộ phận CNTT chịu trách nhiệm bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp khỏi các mối đe dọa như tấn công mạng, rò rỉ thông tin, và mất dữ liệu.

• Quản lý rủi ro công nghệ: Đánh giá và giảm thiểu các rủi ro liên quan đến việc triển khai công nghệ mới, đảm bảo mọi hệ thống hoạt động ổn định và an toàn.

Xem thêm: Công nghệ số: Công cụ hỗ trợ hay chiến lược tạo doanh thu bền vững?

2.3. Triển khai và vận hành các giải pháp số hóa

• Tự động hóa quy trình: Sử dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình thủ công, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.

• Phát triển các ứng dụng nội bộ: Tạo ra các công cụ, ứng dụng tùy chỉnh để hỗ trợ công việc của nhân viên và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

• Hỗ trợ vận hành liên tục: Đảm bảo các hệ thống số hóa hoạt động ổn định, đáp ứng nhu cầu kinh doanh 24/7.

2.4. Đào tạo và nâng cao nhận thức về công nghệ

• Đào tạo nhân sự: Bộ phận CNTT đóng vai trò quan trọng trong việc đào tạo nhân viên sử dụng các công cụ công nghệ mới, đảm bảo họ có đủ kỹ năng để làm việc hiệu quả trong môi trường số hóa.

• Nâng cao nhận thức: Tuyên truyền và nâng cao nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng của công nghệ và chuyển đổi số, từ đó tạo sự đồng thuận và sẵn sàng thay đổi trong toàn tổ chức.

2.5. Đo lường và tối ưu hóa hiệu quả chuyển đổi số

• Theo dõi hiệu quả: Sử dụng các công cụ phân tích để đo lường hiệu quả của các giải pháp công nghệ đã triển khai, từ đó đánh giá mức độ thành công của quá trình chuyển đổi số.

• Cải tiến liên tục: Dựa trên dữ liệu thu thập được, bộ phận CNTT đề xuất các cải tiến để tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất hoạt động.

III. Tại sao chuyển đổi số không chỉ là nhiệm vụ của bộ phận CNTT?

Chuyển đổi số là một quá trình toàn diện, liên quan đến mọi khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp, từ chiến lược kinh doanh, quản lý nhân sự, đến vận hành và chăm sóc khách hàng. Mặc dù bộ phận CNTT đóng vai trò trung tâm trong việc cung cấp nền tảng công nghệ, nhưng để chuyển đổi số thành công, sự tham gia và phối hợp của tất cả các phòng ban là điều bắt buộc.

Quan điểm cho rằng chuyển đổi số chỉ là nhiệm vụ của bộ phận CNTT thường xuất phát từ việc công nghệ được coi là yếu tố cốt lõi trong quá trình này. Tuy nhiên, công nghệ chỉ là công cụ hỗ trợ, còn việc thay đổi cách thức hoạt động, tư duy, và văn hóa làm việc mới là yếu tố quyết định. Bộ phận CNTT có thể triển khai các giải pháp công nghệ, nhưng nếu các phòng ban khác không sẵn sàng tiếp nhận và áp dụng, thì chuyển đổi số sẽ không mang lại hiệu quả như mong đợi.

Ví dụ, trong lĩnh vực Marketing, đội ngũ cần tận dụng dữ liệu và các công cụ phân tích mà bộ phận CNTT cung cấp để thực hiện các chiến dịch tiếp thị cá nhân hóa, dựa trên hành vi của khách hàng. Tương tự, bộ phận Sales phải thay đổi cách tiếp cận khách hàng, sử dụng các nền tảng CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) để tối ưu hóa quy trình bán hàng. Trong khi đó, bộ phận Nhân sự cần áp dụng các công nghệ để quản lý hiệu quả nhân viên, tuyển dụng và đào tạo trực tuyến.

Bên cạnh đó, lãnh đạo doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng và thúc đẩy quá trình chuyển đổi số. Nếu ban lãnh đạo không thể truyền đạt tầm nhìn rõ ràng hoặc không tạo điều kiện cho các phòng ban phối hợp, thì nỗ lực chuyển đổi số sẽ bị phân tán và thiếu sự đồng bộ. Chính lãnh đạo là người khuyến khích văn hóa đổi mới, giúp nhân viên hiểu rằng công nghệ không phải là mối đe dọa mà là cơ hội để phát triển.

Ngoài ra, chuyển đổi số không chỉ là vấn đề công nghệ mà còn là vấn đề con người. Nhân viên ở mọi cấp độ cần được đào tạo để thích nghi với các công cụ mới và thay đổi cách làm việc. Bộ phận CNTT không thể một mình đảm nhận việc đào tạo toàn bộ nhân sự, mà cần sự hỗ trợ từ các phòng ban để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ vai trò của mình trong quá trình chuyển đổi.

Như vậy, chuyển đổi số thực chất là một chiến lược toàn diện, đòi hỏi sự tham gia của toàn bộ tổ chức. Bộ phận CNTT là trung tâm cung cấp công nghệ, nhưng các phòng ban khác và ban lãnh đạo cần phối hợp chặt chẽ để biến công nghệ thành giá trị thực sự, tạo ra sự thay đổi sâu sắc trong cách doanh nghiệp vận hành và cạnh tranh trên thị trường.
Xem thêm: Nên bắt đầu chuyển đổi số một cách đơn độc hay cần đối tác?

IV. Cách xây dựng sự phối hợp giữa các phòng ban trong chuyển đổi số

Xác định vai trò và trách nhiệm của từng phòng ban: Mỗi phòng ban cần hiểu rõ vai trò của mình trong chiến lược chuyển đổi số. Ví dụ, bộ phận Marketing có thể tập trung vào việc tối ưu hóa dữ liệu khách hàng, trong khi bộ phận Sales cần khai thác công nghệ để nâng cao hiệu quả bán hàng.

Tổ chức đào tạo và nâng cao nhận thức về chuyển đổi số: Doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đào tạo để nâng cao nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng của chuyển đổi số. Đồng thời, cung cấp các khóa học về kỹ năng công nghệ nhằm giúp nhân viên dễ dàng thích nghi với sự thay đổi.

Xây dựng cơ chế phối hợp và giao tiếp hiệu quả: Sự thành công của chuyển đổi số phụ thuộc vào khả năng phối hợp giữa các phòng ban. Doanh nghiệp cần xây dựng cơ chế giao tiếp hiệu quả, sử dụng các công cụ như phần mềm quản lý dự án, họp trực tuyến, và các nền tảng cộng tác để đảm bảo mọi người đều nắm bắt được thông tin và tiến độ công việc.

Chuyển đổi số không chỉ là nhiệm vụ của bộ phận CNTT mà là trách nhiệm chung của toàn bộ doanh nghiệp. Để đạt được hiệu quả trong quá trình này, mỗi phòng ban cần hiểu rõ vai trò của mình và phối hợp chặt chẽ với nhau.

• • Tự động hoá quản lý nhân sự trong thời đại chuyển đổi số
• • Mạng lưới chuyên gia Chuyển đổi số do Cục phát triển doanh nghiệp xây dựng
• • Tổng hợp hệ thống tài liệu chuyển đổi số cho doanh nghiệp