Cách tối ưu hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả

Quản lý nhân sự là một công việc quan trọng hàng đầu đối với mọi tổ chức, doanh nghiệp. Vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Hiện nay, việc tích hợp hệ thống quản lý nhân sự  vào quá trình quản trị không còn là điều mới mẻ. Nhiều doanh nghiệp đã triển khai và mang lại hiệu quả trong việc phát triển nguồn nhân lực.
 

Bài viết hôm nay hãy cùng IZISolution tìm hiểu chi tiết về hệ thống quản lý nhân sự là gì? Cũng như Cách tối ưu hệ thống quản lý nhân sự một cách hiệu quả nhất nhé!

1. Tìm hiểu về Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) là gì?

1.1. Hệ thống quản lý nhân sự là gì?

Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS - Human Resource Management System) là một phần mềm hoặc ứng dụng máy tính được thiết kế để quản lý thông tin liên quan đến nhân sự của một tổ chức. HRMS có thể cung cấp cho các nhà quản lý, bộ phận nhân sự và các nhân viên các công cụ để quản lý thông tin liên quan đến lịch sử lao động, thu nhập, phúc lợi, kỹ năng, chấm công, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên.

Ngoài ra, HRMS còn có thể tích hợp các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo, Internet of Things (IoT), và các công nghệ khác để nâng cao tính năng và giảm thiểu tác động của các thủ tục truyền thống trong quản lý nhân sự. Điều này giúp cho các doanh nghiệp quản lý nhân sự của mình một cách hiệu quả và nâng cao năng suất làm việc của nhân viên.

1.2. Tầm quan trọng của hệ thống quản lý nhân sự với doanh nghiệp hiện nay

Các doanh nghiệp hiện đang dần thay đổi mô hình làm việc của mình. Ngày nay không còn riêng hình thức làm việc tại văn phòng nữa mà còn bao gồm cả hình thức làm việc từ xa và làm việc linh hoạt đặc biệt là sau giai đoạn dịch bệnh Covid 19 bùng phát. Tuy nhiên, chỉ tiêu nhân sự vẫn phải tính toán chính xác chi phí để đảm bảo duy trì KPI doanh thu trên mỗi nhân viên. 

Theo nghiên cứu từ thị trường nước ngoài, lương cơ bản kèm các khoản phụ cấp thường tăng khoảng 1,25 đến 1,4 lần lương hàng năm. Vì vậy, một công nhân 50.000 đô la mỗi năm có thể có giá trị lên đến 62.500 đến 70.000 đô la, không tính bất động sản và thiết bị như máy tính và điện thoại.

Để tránh lãng phí nguồn lực và nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự, các doanh nghiệp cần tìm hiểu về hệ thống quản lý nhân sự và lựa chọn hệ thống phù hợp cho mình.

Xem thêm: Nên tăng đãi ngộ cho nhân viên nào? Giải pháp quản lý nhân sự online đánh giá năng lực nhân sự

2. Cách tối ưu hóa hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả

Trong bối cảnh thị trường hiện nay, hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) là một yếu tố rất quan trọng trong sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Để tối ưu hóa hệ thống quản trị nhân sự hiệu quả, cần thực hiện các bước sau đây:

Vận dụng công nghệ vào quản lý nguồn nhân lực

Trong thời đại công nghệ số hóa, việc tích hợp các công nghệ tiên tiến vào hệ thống quản lý nhân sự là một trong những cách tối ưu hóa hiệu quả cho doanh nghiệp. Bằng cách sử dụng các công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo, máy học, phân tích dữ liệu, hệ thống quản trị nhân sự có thể tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, quản lý năng suất làm việc và phát triển năng lực nhân viên.

Tích hợp các công nghệ tiên tiến vào hệ thống  giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường lao động, tối ưu hóa năng suất và giảm thiểu sai sót trong quản lý nhân sự. Việc đầu tư và áp dụng các công nghệ tiên tiến vào hệ thống quản lý nhân sự là một sự đầu tư đáng giá cho bất kỳ doanh nghiệp nào mong muốn tối ưu hóa quản lý nguồn nhân lực và đạt được hiệu quả kinh doanh tối đa.

Cải thiện quy trình làm việc

Cải thiện quy trình làm việc là một trong những cách hiệu quả để tối ưu hóa hệ thống nhân sự trong doanh nghiệp. Để làm được điều này, đầu tiên cần phải đánh giá lại các quy trình làm việc hiện tại để xác định các vấn đề, hạn chế và thách thức mà nhân viên đang gặp phải trong quá trình làm việc. Sau đó, đề xuất các cải tiến để tối ưu hóa quy trình làm việc, đồng thời áp dụng các giải pháp công nghệ phù hợp để hỗ trợ quản lý và theo dõi quy trình làm việc.

Việc cải thiện quy trình làm việc cũng giúp tăng cường sự minh bạch, đồng thời giúp nhân viên hiểu rõ hơn về quy trình và có thể hoàn thành công việc của mình một cách hiệu quả hơn. Ngoài ra, việc cải thiện quy trình làm việc còn giúp giảm thiểu thời gian và chi phí, tăng năng suất làm việc và cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.

3. Các tính năng thường có trong một hệ thống quản lý nhân sự

Chấm công

Chức năng chấm công trong phần mềm quản lý nhân sự giúp quản lý tiến hành chấm công đối với các nhân viên. Chức năng này giúp cho việc tính toán giờ làm, nghỉ phép, công tác xa, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và các loại trợ cấp khác. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý nhân sự cũng cung cấp các công cụ giúp quản lý phê duyệt đơn xin nghỉ phép, đăng ký làm thêm giờ, xác nhận đơn xin nghỉ việc và các thủ tục khác.

Quản lý biên chế

Hệ thống quản lý nhân sự cung cấp cho nhà quản lý công cụ để quản lý biên chế của các nhân viên. Nó giúp quản lý việc bố trí và phân bổ nhân sự trong các phòng ban, đơn vị và khu vực khác nhau của tổ chức.

Tự động hóa chu trình tính tiền

Phần mềm quản lý nhân sự giúp cho việc tính toán tiền lương và các khoản phụ cấp khác trở nên đơn giản và tự động hơn. Chức năng này giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác trong việc tính toán tiền lương của nhân viên.

Cổng thông tin dành cho người lao động

Phần mềm quản lý nhân sự cung cấp cho người lao động một cổng thông tin để tra cứu các thông tin về lương, bảo hiểm, nghỉ phép, công tác xa và các thông tin khác liên quan đến quyền lợi của nhân viên. Điều này giúp nhân viên có thể dễ dàng truy cập vào các thông tin này mà không cần phải liên hệ với nhà quản lý.

Chuẩn hóa quy trình làm việc

Hệ thống giúp cho việc quản lý các quy trình làm việc của tổ chức trở nên chuẩn hóa và hiệu quả hơn. Nó giúp nhà quản lý định nghĩa các quy trình làm việc chính xác và rõ ràng hơn, từ đó tạo ra các tiêu chuẩn cho nhân viên tuân thủ. Nhờ đó, tổ chức có thể nâng cao năng suất và giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc.

Đánh giá hiệu quả

Hệ thống quản trị nhân sự giúp quản lý đánh giá hiệu quả của các nhân viên một cách chính xác và đầy đủ hơn. Các chức năng của phần mềm cho phép quản lý đánh giá nhân viên dựa trên các tiêu chí khác nhau như kỹ năng, năng lực, chất lượng công việc, thái độ làm việc và nhiều yếu tố khác. Nhờ đó, quản lý có thể có cái nhìn toàn diện về hiệu quả của từng nhân viên và đưa ra các quyết định phù hợp cho tổ chức.

Hỗ trợ quá trình tuyển dụng nhân sự

Các chức năng của phần mềm cho phép quản lý theo dõi các ứng viên, xem và so sánh thông tin, đánh giá kỹ năng và trình độ của ứng viên, tạo hồ sơ ứng viên và lên lịch phỏng vấn một cách hiệu quả. Nhờ đó, quá trình tuyển dụng được tối ưu hóa và tổ chức có thể tìm được nhân viên phù hợp với nhu cầu của mình.

Báo cáo và phân tích

Trong một công ty, tầm ảnh hưởng chiến lược của nhân sự ngày càng lớn và việc ra quyết định dựa trên dữ liệu thực và khách quan trở nên ngày càng cần thiết. Công cụ báo cáo và phân tích sẽ hỗ trợ bạn trong việc phân tích thông tin theo thời gian thực và đưa ra các quyết định chính xác hơn.

Thông qua bài viết trên, IZISolution hy vọng những thông tin về hệ thống quản lý nhân sự sẽ giúp ích cho doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn đang có nhu cầu muốn tìm hiểu và biết thêm bất kỳ thông tin nào liên quan đến phần mềm quản lý nhân sự. Hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất nhé!

Xem thêm: Tổng quan phần mềm quản lý nhân sự HRM: Lợi ích với doanh nghiệp

Tham khảo phần mềm quản lý tài sản: https://izisolution.vn/phan-mem-quan-ly-tai-san-thiet-bi/

Liên hệ chuyên gia phần mềm: https://izisolution.vn/lien-he/