Quản lý thời gian hiệu quả: Làm thế nào để tận dụng tối đa 24h/ngày?

Mỗi người đều có 24 tiếng trong ngày, thế nhưng với 24h, người này có thể xây dựng đế chế hùng mạnh, kiếm bội tiền và có thời gian dành cho gia đình, trong khi cũng với 24h đó, người khác lại chẳng có nổi một giấc ngủ đúng nghĩa, luôn luôn rơi vào tình trạng túng thiếu, quẫn bách. Điều gì làm nên sự khác biệt giữa hai thái cực đó?

Không có một phép màu nào có thể biến một ngày của một người từ 24h thành 48h, cũng không có một cỗ máy thời gian nào có thể quay trở về quá khứ. Phép màu nằm trong chính mỗi chúng ta. Cách chúng ta xử lý khối công việc trong một ngày sẽ phản ánh hiệu quả quản lý thời gian của mỗi người.

Thường với một list công việc phải làm đầu ngày, bạn sẽ làm gì với chúng? Nếu bạn thực hiện theo thứ tự mà không có sự cân nhắc, bạn không biết cách quản lý công việc và thời gian. Nếu bạn thực hiện những việc nhỏ đến lớn, từ những việc đơn giản đến phức tạp, bạn sẽ chẳng bao giờ giải quyết hết việc.

Thực tế là, dù có làm việc quần quật cả ngày dài thì số lượng công việc của chúng ta vẫn sẽ không bao giờ vơi đi. Người thông minh không quản lý công việc dựa trên số lượng công việc đã giải quyết được mà dựa vào việc xử lý tốt những công việc có mức độ ưu tiên cao. 20% số lượng người trên thế giới chiếm 80% thu nhập. 20% số lượng công việc chiếm đến 80% hiệu quả làm việc.

Vì vậy để quản lý thời gian hiệu quả, hãy xử lý trước những công việc quan trọng. "Hãy ăn con ếch trước" là một trong những cách nói phổ biến để ám chỉ rằng: để đảm bảo hiệu quả công việc, hãy làm trước những việc khó. Cùng một chiếc lọ, nếu bạn bỏ vào trước tiên những nắm cát, bạn sẽ không thể bỏ thêm vào bất kỳ viên sỏi nào. Nhưng nếu cũng với chiếc lọ đó, nếu bỏ trước vào những viên sỏi to, bạn vẫn có thể cho thêm nhiều thứ khác vào.

Hãy tự mình tìm ra những viên sỏi lớn, những mục tiêu lớn của cuộc đời để bỏ vào lọ đầu tiên. Đừng để cuộc sống của bạn bị nhấn chìm bởi những chuyện nhỏ nhặt. Đó là lý do vì sao tủ đồ của Mark Zuckerberg chỉ có đúng một kiểu duy nhất, một màu duy nhất.

Không chỉ Mark mà rất nhiều người thành công trên thế giới đều áp dụng phương pháp quản lý thời gian này. Quản lý thời gian tốt không chỉ dừng lại ở việc làm trước những việc quan trọng mà còn được đánh giá qua thứ tự sắp xếp công việc. Những công việc cùng một mức độ ưu tiên sẽ được sắp xếp như thế nào? Đơn cử như buổi sáng ngủ dậy: bạn bắt buộc phải thực hiện những việc sau: đánh răng rửa mặt, gấp chăn màn, nấu cơm, đun nước, chuẩn bị đồ đi làm, mặc quần áo. Bạn sẽ thực hiện các công việc theo thứ tự nào?

Bạn nên kết hợp kiểu như: trong lúc đợi cơm chín, bạn có thể đi đun nước, trong lúc đợi nước sôi, bạn có thể đánh răng rửa mặt, gấp chăn chiếu, chuẩn bị đồ đi làm, mặc quần áo. Việc đó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian so với việc đánh răng, rửa mặt, chuẩn bị đồ đi làm, mặc quần áo trước sau đó mới đun nước, nấu cơm. Vì như thế, khoảng thời gian đợi nước sôi, đợi cơm chín, bạn sẽ không còn việc gì để làm. Khoảng thời gian đó sẽ tạo thành một khoảng trống trong quỹ thời gian 24h/ngày của bạn. Rất nhiều khoảng trống như thế được tạo thành sẽ khiến thời gian một ngày của bạn ngày càng bị thu hẹp lại.
 

Dù là người lãnh đạo hay là nhân viên bình thường, bạn cũng nên rèn luyện để quản lý thời gian hiệu quả, sắp xếp các đầu việc hợp lý để có thể tận dụng tối đa thời gian trong ngày. Như thế hiệu quả công việc và chất lượng cuộc sống chắc chắn sẽ gia tăng. Để loại bỏ cảm giác thời gian trong ngày đang trôi qua nhanh chóng trong khi bạn chưa làm được việc gì ra hồn, bạn hãy thực hiện các công việc sau:

Tuy chúng ta khổng thể có được 48h/ngày, nhưng nếu tận dụng hiệu quả quỹ thời gian 24h/ngày, chắc chắn bạn sẽ gặt hái được thành công.

>>> Đọc thêm: Kỹ năng quản trị nhân sự: Làm thế nào để giữ chân người tài?