Ứng dụng quản lý nhân sự được xem là một công cụ đắc lực giúp các tổ chức, doanh nghiệp quản trị mọi vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng IZISolution tìm hiểu chi tiết về phần mềm quản lý nhân sự nhé!

I. Giới thiệu chung về ứng dụng quản lý nhân sự

1. Định nghĩa về ứng dụng quản lý nhân sự

Ứng dụng quản lý nhân sự (HRM) là một hệ thống phần mềm được thiết kế để hỗ trợ các quy trình quản lý nguồn nhân lực của một tổ chức. Điều này bao gồm quản lý thông tin nhân viên, tính lương, quản lý thời gian làm việc, đào tạo và phát triển nhân lực và các nhiệm vụ khác liên quan đến quản lý nhân sự.

Phần mềm quản lý nhân sự đã được chứng minh là một giải pháp tối ưu giúp các doanh nghiệp nâng cao chất lượng quản lý nhân sự. Bằng cách giúp cơ cấu nhân sự hài hòa hơn, phần mềm HRM cung cấp các công cụ hiệu quả để quản lý các chiến dịch tuyển dụng, đào tạo, và phát triển nguồn nhân lực chất lượng hơn, từ đó tạo ra nguồn tài nguyên có giá trị nhất cho công ty.

Nếu bạn cảm thấy không đủ thời gian để hoàn thành nhiều công việc quản lý nhân sự trong ngày, đó chính là thời điểm để sử dụng ứng dụng quản lý nhân sự. Với tính năng tự động hóa quy trình công việc và giúp cho quản lý nhân sự trở nên hiệu quả hơn, phần mềm quản lý nhân sự HRM sẽ giúp bạn giảm thiểu gánh nặng công việc và tăng cường khả năng quản lý nhân sự của mình.

Xem thêm về phần mềm quản lý nhân sự: Tổng quan phần mềm quản lý nhân sự HRM: Lợi ích với doanh nghiệp

2. Tầm quan trọng của việc quản lý nhân sự trong một tổ chức

Đảm bảo nguồn nhân lực

Quản lý nhân sự đảm bảo rằng tổ chức có đủ nhân lực để hoạt động hiệu quả. Điều này bao gồm tuyển dụng, phát triển, và giữ chân nhân viên tốt nhất. Khi có đủ nhân lực, tổ chức có thể đảm bảo rằng các nhiệm vụ được thực hiện một cách hiệu quả và giữ vững tốc độ tăng trưởng.

Xây dựng môi trường làm việc

Quản lý nhân sự cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một văn hóa doanh nghiệp tích cực. Nhân viên được đào tạo, phát triển và khuyến khích để thúc đẩy tinh thần đồng đội và hỗ trợ cho nhau. Điều này giúp xây dựng một môi trường làm việc tích cực và ổn định, thu hút và giữ chân nhân viên giỏi nhất.

Công bằng minh bạch trong lương thưởng

Ngoài ra, quản lý nhân sự cũng quan tâm đến các chính sách về lương thưởng và phúc lợi. Đảm bảo rằng công bằng và minh bạch trong việc trả lương và cung cấp các lợi ích phụ giúp nhân viên cảm thấy được đánh giá cao và tạo động lực cho họ để hoạt động với hiệu quả cao hơn.

Đảm bảo tuân thủ quy định liên quan đến nhân sự

Cuối cùng, quản lý nhân sự còn đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến nhân sự. Việc tuân thủ luật pháp không chỉ giúp tổ chức tránh khỏi những vấn đề pháp lý, mà còn giúp tạo niềm tin và sự tôn trọng từ phía nhân viên và cộng đồng.

Xem thêm: 5 Sức mạnh đáng chú ý của phần mềm quản lý nhân sự trong doanh nghiệp

II. Các tính năng của ứng dụng quản lý nhân sự

Quản lý Tuyển dụng nhân sự 

Tuyển dụng là một trong những chức năng quan trọng nhất của quản lý nhân sự. Tất cả chúng ta đều nhớ đến buổi phỏng vấn đầu tiên của mình, phải không?

Bộ phận quản lý nhân sự có trách nhiệm tuyển dụng và lựa chọn những ứng viên tốt nhất để tham gia làm việc cho tổ chức. Thông thường, quá trình tuyển dụng được bắt đầu khi có vị trí mới hoặc vị trí trống cần phải được bổ sung. Trong trường hợp này, người quản lý trực tiếp vị trí cần bổ sung sẽ gửi bản mô tả công việc cho bộ phận nhân sự. Sau đó, bộ phận nhân sự sẽ tiến hành tuyển dụng ứng viên.

Trong quá trình tuyển dụng, bộ phận nhân sự có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để tìm kiếm và lựa chọn những ứng viên tốt nhất. Các phương pháp này bao gồm các cuộc phỏng vấn, kiểm tra năng lực, kiểm tra tài liệu tham khảo và nhiều phương pháp tuyển dụng khác. Mục tiêu của quá trình tuyển dụng là chọn ra những ứng viên có tài năng và kỹ năng phù hợp nhất với công việc cần bổ sung. Việc tuyển dụng nhân sự phù hợp sẽ giúp tăng năng suất và hiệu quả của tổ chức, đồng thời cải thiện văn hóa tổ chức và tạo ra môi trường làm việc tích cực cho nhân viên.

Quản lý thông tin nhân viên

Để quản lý thông tin nhân viên hiệu quả, doanh nghiệp cần theo dõi nhiều thông tin như sơ yếu lý lịch, quá trình làm việc, các khoản lương và các chế độ đãi ngộ khác. Một ứng dụng quản lý nhân sự tốt cần cung cấp khả năng tích hợp các mẫu Form phổ biến trong doanh nghiệp, được sử dụng bởi kế toán và nhân sự. 

Tất cả các yêu cầu, đề xuất và hồ sơ có thể được phê duyệt đa cấp trực tuyến, loại bỏ nhu cầu in ấn hay chờ ký. Ngoài ra, dữ liệu cần được tổ chức một cách hợp lý để cho phép quản lý dễ dàng tra cứu thông tin và kết nối với các dữ liệu khác một cách dễ dàng.

Quản lý hiệu suất công việc

Quản lý hiệu suất, chất lượng công việc là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong quản lý nhân sự, bởi nó liên quan đến việc giúp nhân viên hoàn thành công việc một cách tốt nhất và đóng góp vào lợi nhuận của công ty.

Thường thì, nhân viên sẽ được giao các nhiệm vụ hoặc chỉ số hiệu suất (KPI) hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Từ việc giám sát và quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên, người quản lý nhân sự có thể nắm bắt được quy trình làm việc, giúp nhân viên hoàn thành công việc tốt hơn.

Quản lý hiệu suất là một trách nhiệm được chia sẻ giữa các bộ phận, từ bộ phận nhân sự đến ban giám đốc. Việc quản lý hiệu suất tốt rất quan trọng để nhân viên có thể phát huy tối đa năng lực của mình, nâng cao hiệu quả làm việc, tính bền vững và tỷ suất lợi nhuận của doanh nghiệp. Các nhân viên làm việc kém hiệu quả thường không phù hợp với vai trò của họ hoặc văn hóa công ty. Trong trường hợp đó, có thể cần lựa chọn cho những nhân viên này để ra đi.

Quản lý thông tin về lương thưởng

Việc quản lý lương thưởng và phúc lợi là một yếu tố quan trọng trong quản lý nhân sự. Để thu hút nhân tài và giữ chân nhân viên, bộ phận nhân sự cần đưa ra mức lương phù hợp, cân bằng với ngân sách và tỷ suất lợi nhuận của công ty. Việc tăng lương và đặt ra các tiêu chuẩn khen thưởng cũng cần được giám sát và đôi khi cần thực hiện kiểm toán lương cho nhân viên.

Ngoài ra, cũng cần quan tâm đến các lợi ích phụ khác như thời gian nghỉ phép, thời gian làm việc linh hoạt, chăm sóc trẻ em ban ngày, lương hưu, cũng như các phần thưởng phi tiền tệ khác như ô tô và máy tính xách tay của công ty. Điều quan trọng là đảm bảo chế độ đãi ngộ công bằng và minh bạch, đóng góp vào việc tạo động lực cho nhân viên và giữ chân họ trong công ty.

Quản lý đào tạo và phát triển

Con người không ngừng hoàn thiện bản thân thông qua kinh nghiệm sống, rèn luyện kỹ năng và tác động của văn hóa. Do đó, việc học hỏi và phát triển là rất quan trọng để đảm bảo nhân viên có thể thích nghi với những thay đổi trong quy trình, công nghệ và cách thực hiện công việc.

Đào tạo và phát triển giúp nhân viên nâng cao kỹ năng và trình độ. Công tác này do bộ phận Nhân sự chịu trách nhiệm, vì vậy việc áp dụng chính sách đào tạo hiệu quả sẽ rất hữu ích trong việc đưa tổ chức đến các mục tiêu dài hạn.

Nhiều doanh nghiệp dành ngân sách cho hoạt động đào tạo và phát triển. Ngân sách này được phân bổ cho nhân viên, thực tập sinh và các nhà lãnh đạo tương lai. Mỗi cá nhân có thể có kiến thức và kinh nghiệm khác nhau khi đến công ty. Tham gia các khóa đào tạo giúp nhân viên thu hẹp khoảng cách về kỹ năng so với đồng nghiệp của mình.

Xem thêm: Đánh giá 7 phần mềm quản lý nguồn nhân lực hiệu quả nhất hiện nay

Thông qua những thông tin hữu ích về ứng dụng quản lý nhân sự hy vọng doanh nghiệp sẽ đưa ra được chiến lược phù hợp cho đơn vị mình. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hay vấn đề gì cần gỡ rối hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn và dùng thử phần mềm miễn phí nhé!

Tham khảo thêm về phần mềm quản lý nhân sự: 

https://izisolution.vn/he-thong-phan-mem-quan-tri-nhan-su-hrm-erpviet/

Liên hệ chuyên gia phần mềm: https://izisolution.vn/lien-he/