Phần mềm quản lý thiết bị là việc quản lý toàn bộ vòng đời của máy móc và thiết bị của doanh nghiệp từ khi nó được lên kế hoạch mua sắm cho đến khi sử dụng và cuối cùng là thanh lý, kiểm kê. Vậy để hiểu rõ hơn về phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp này, hãy cùng IZISolution tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
 

1. Tìm hiểu phần mềm quản lý thiết bị

1.1. Phần mềm quản lý thiết bị là gì? 

Hiện nay, thay vì sử dụng phần mềm quản lý thiết bị bằng access các tổ chức, doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý để tự động hóa và tin học hóa các hoạt động và quy trình. Phần mềm quản lý thiết bị là một trong những ứng dụng được lập trình sẵn trên máy tính, giúp quản lý dễ dàng, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian.
 

Phần mềm quản lý thiết bị là một loại phần mềm được thiết kế để quản lý và kiểm soát các thiết bị trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Phần mềm này giúp cho người quản lý có thể theo dõi, bảo trì, vận hành và thay thế các thiết bị trong hệ thống của mình một cách dễ dàng và hiệu quả.

Phần mềm này thường được nhà phát triển thêm nhiều tính năng để quản lý các thông tin về thiết bị, bao gồm các thông số kỹ thuật, lịch sử bảo trì, trạng thái của thiết bị, tài liệu hướng dẫn sử dụng và các thông tin liên quan đến bảo trì và sửa chữa. Ngoài ra, phần mềm quản lý thiết bị cũng cho phép người quản lý lập lịch bảo trì, đặt lịch cho việc thay thế thiết bị, tạo báo cáo và thống kê, đồng bộ hóa dữ liệu và cung cấp các thông tin quản lý thiết bị theo thời gian thực.

Phần mềm quản lý thiết bị giúp tăng hiệu quả vận hành, giảm thời gian bảo trì và sửa chữa, tăng độ tin cậy và tuổi thọ của thiết bị, giảm chi phí vận hành và bảo trì, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.

Xem thêm: IZISolution và Golden Gate khởi động dự án ERP: Quản lý bảo trì thiết bị & Quản lý tài sản

1.2. Tại sao doanh nghiệp hiện nay không sử dụng phần mềm quản lý thiết bị bằng access?

Phần mềm quản lý bằng Access (Microsoft Access) là một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ (relational database management system - RDBMS) do Microsoft Corporation phát triển. 

Với Access, người dùng có thể tạo các bảng, mẫu nhập liệu, truy vấn và báo cáo để quản lý dữ liệu trong một hệ thống thông tin. Các bảng trong Access có thể được liên kết với nhau để tạo ra một hệ thống cơ sở dữ liệu quan hệ đầy đủ. Một trong những công cụ được nhiều người biết đến là phần mềm quản lý thiết bị bằng excel.

Tuy nhiên, ngày nay các doanh nghiệp thường không sử dụng Access vào việc quản lý tổng thể vì những lý do sau:

• Access có hạn chế về kích thước cơ sở dữ liệu, chỉ hỗ trợ lưu trữ tối đa 2GB dữ liệu.

• Không được thiết kế để xây dựng ứng dụng web, do đó không phù hợp với các dự án yêu cầu tính tương tác cao và khả năng truy cập từ xa.

• Tốc độ truy cập chậm

• thiếu tính năng bảo mật cao, do đó không phù hợp với các ứng dụng quản lý dữ liệu nhạy cảm.

• Khó khăn trong việc tích hợp với các ứng dụng khác.

2. Tính năng của phần mềm quản lý thiết bị

Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý thiết bị miễn phí cung cấp nhiều tính năng hữu ích để giúp người quản lý có thể quản lý các thiết bị trong tổ chức hoặc doanh nghiệp một cách dễ dàng và hiệu quả. Dưới đây là một số tính năng quan trọng của phần mềm quản lý mà bạn cần biết:

Quản lý danh mục thiết bị

Phần mềm cho phép người quản lý tạo ra danh mục thiết bị, lưu trữ các thông tin liên quan đến thiết bị như số seri, ngày mua, tình trạng, vị trí lưu trữ và các thông số kỹ thuật khác.

Theo dõi tình trạng thiết bị

Phần mềm cho phép người quản lý theo dõi tình trạng của thiết bị theo thời gian thực, bao gồm cả tình trạng hoạt động và tình trạng bảo trì.

Bảo trì và sửa chữa thiết bị

Phần mềm quản lý thiết bị cho phép người quản lý lập kế hoạch bảo trì và sửa chữa thiết bị, theo dõi lịch sử bảo trì và sửa chữa, tạo các yêu cầu bảo trì và sửa chữa và đưa ra các thông tin hướng dẫn sửa chữa và bảo trì.

Kiểm tra thời gian bảo hành

Phần mềm cho phép người quản lý kiểm tra thời gian bảo hành của thiết bị và cập nhật thông tin về việc bảo hành và sửa chữa.

Tích hợp hệ thống barcode và QR Code

 Phần mềm quản lý có thể tích hợp với hệ thống barcode và QR Code để giúp người quản lý dễ dàng quét mã của thiết bị và cập nhật thông tin.

Báo cáo và thống kê

 Phần mềm quản lý thiết bị cung cấp các chức năng báo cáo và thống kê để người quản lý có thể theo dõi các thông tin về thiết bị, tình trạng bảo trì và sửa chữa, tình trạng hoạt động và các thông tin khác. Các báo cáo này giúp người quản lý có thể ra quyết định dựa trên các số liệu và dữ liệu thống kê

Thiết bị và máy móc là những yếu tố cốt lõi trong quá trình sản xuất sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ. Việc nắm bắt tình trạng của chúng và đảm bảo hoạt động tối ưu là chìa khóa để hỗ trợ cho tiến độ sản xuất diễn ra đúng theo kế hoạch. Sử dụng các phần mềm quản lý thiết bị free sẽ giúp Doanh nghiệp phần nào hiểu được các tính năng cơ bản của hệ thống. Từ đó, hỗ trợ đưa ra quyết định lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp cho doanh nghiệp. 

Xem thêm: Khám phá tính năng và lợi ích của phần mềm quản lý bảo trì

3. Lợi ích của phần mềm quản lý thiết bị đối với doanh nghiệp

Phần mềm quản lý thiết bị đem lại nhiều lợi ích đáng kể cho các doanh nghiệp và tổ chức. Trước đây, quản lý thiết bị thường được thực hiện thủ công, tốn nhiều thời gian và công sức. Nhưng hiện nay, với sự phát triển của công nghệ, hệ thống quản lý thiết bị đã giúp cho việc quản lý trở nên dễ dàng hơn, giảm thiểu được nhiều thủ tục phức tạp.

Một trong những lợi ích đầu tiên của phần mềm quản lý thiết bị là tiết kiệm thời gian và chi phí. Bằng cách sử dụng phần mềm, việc quản lý các thiết bị được thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn. Do đó, giảm thiểu được thời gian và chi phí cho việc quản lý thiết bị, giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều nguồn lực quý báu.

Ngoài ra, phần mềm quản lý thiết bị còn giúp tăng độ chính xác và tính toàn vẹn dữ liệu. Với việc quản lý thông tin các thiết bị trên phần mềm, các thông tin về số lượng, tình trạng, thời gian bảo hành sẽ được cập nhật đầy đủ và chính xác hơn. Điều này giúp cho các quyết định kinh doanh của doanh nghiệp được đưa ra dựa trên những thông tin chính xác và đáng tin cậy.

Phần mềm cũng giúp quản lý hiệu quả việc sử dụng và bảo trì thiết bị. Nhờ tính năng theo dõi tình trạng thiết bị, doanh nghiệp có thể đưa ra kế hoạch bảo trì và sửa chữa định kỳ cho các thiết bị, giảm thiểu được các sự cố không đáng có và đảm bảo cho hoạt động sản xuất diễn ra suôn sẻ.

Bên cạnh đó, phần mềm quản lý thiết bị giúp cho doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh đúng đắn hơn. Nhờ tính năng báo cáo và thống kê, doanh nghiệp có thể biết được số lượng và tình trạng thiết bị, các chi phí sửa chữa, bảo trì, đưa ra.

Bài viết trên IZISolution đã phần nào giúp bạn khám phá tính năng cũng như lợi ích của phần mềm quản lý thiết bị. Để có cho doanh nghiệp một phần mềm hiệu quả nhất, nhà quản lý cần cân nhắc các điều kiện tối đa hiệu quả sử dụng nhé!

Tham khảo phần mềm quản lý tài sản: https://izisolution.vn/phan-mem-quan-ly-tai-san-thiet-bi/

Liên hệ chuyên gia phần mềm: https://izisolution.vn/lien-he/

Từ khóa liên quan: phan mem quan ly thiet bi