Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý tài sản iCMMS

Có phải doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý tài sản hiệu quả và tiết kiệm chi phí? Hay bạn đang loay hoay trong việc đưa hệ thống vào doanh nghiệp mình? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp các thắc mắc cũng như hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý tài sản cho doanh nghiệp bạn.

1. Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý tài sản, thiết bị iCMMS

Phần mềm quản lý tài sản iCMMS là một công cụ hữu ích giúp cho việc quản lý tài sản và thiết bị của doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn. Với các tính năng thông minh và tiện lợi, phần mềm này đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, từ việc tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả làm việc cho đến việc giảm thiểu rủi ro và chi phí.

Dưới đây là một số lý do tại sao có nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý tài sản, thiết bị iCMMS đến thế: 

- Tăng hiệu quả quản lý: Với phần mềm quản lý tài sản, thiết bị, doanh nghiệp có thể quản lý tài sản và thiết bị của mình một cách dễ dàng, nhanh chóng và chính xác. Các thông tin về tình trạng, lịch sử sửa chữa, đặc điểm kỹ thuật và vị trí của tài sản được tổng hợp và hiển thị trên một giao diện duy nhất, giúp cho người quản lý có thể nắm rõ tình hình tài sản và thiết bị của doanh nghiệp một cách nhanh chóng và chính xác.

- Tiết kiệm thời gian và năng suất: Khi sử dụng phần mềm quản lý tài sản, thiết bị, người quản lý không cần phải bỏ ra nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin về tài sản và thiết bị của doanh nghiệp. Thay vào đó, họ có thể truy cập vào các thông tin này một cách dễ dàng, từ bất cứ đâu và bất cứ khi nào, giúp tăng hiệu quả làm việc và năng suất của doanh nghiệp.

- Giảm thiểu rủi ro và chi phí: Quản lý tài sản và thiết bị của doanh nghiệp bằng phương pháp thủ công, có thể xảy ra nhiều sai sót, nhầm lẫn và mất mát tài sản. Với phần mềm quản lý tài sản, thiết bị, các rủi ro này được giảm thiểu một cách đáng kể, giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tối đa hóa lợi nhuận.

- Định vị tài sản và thiết bị: Phần mềm quản lý tài sản, thiết bị cung cấp thông tin về vị trí của tài sản và thiết bị, giúp cho người quản lý có thể theo dõi chúng một cách dễ dàng và chính xác. Điều này rất hữu ích trong trường hợp tài sản và thiết bị bị mất hoặc bị đánh cắp, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xác định vị trí của chúng và đưa ra các biện pháp khắc phục.

- Quản lý bảo trì và sửa chữa: Các thông tin về lịch sử bảo trì và sửa chữa được ghi lại một cách chi tiết, giúp cho người quản lý có thể theo dõi tình trạng bảo trì và sửa chữa của tài sản và thiết bị một cách hiệu quả, từ đó đưa ra các quyết định phù hợp để tối ưu hóa việc quản lý.

- Tăng tính minh bạch và tuân thủ luật pháp: Phần mềm quản lý tài sản, thiết bị cung cấp các thông tin về tài sản và thiết bị của doanh nghiệp một cách minh bạch và chính xác, giúp cho doanh nghiệp có thể tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến việc quản lý tài sản và thiết bị.

Xem thêm: Khám phá Top 5 phần mềm quản lý bảo trì thiết bị miễn phí hiện nay

2. Các tính năng nổi trội của phần mềm quản lý tài sản iCMMS

iCMMS là một phần mềm quản lý tài sản thiết bị miễn phí dùng thử hiệu quả, không chỉ hỗ trợ quản lý tài sản một cách nhanh chóng và hiệu quả mà còn cung cấp nhiều tính năng khác nhau. Các tính năng này bao gồm:

Quản lý Bảo trì thiết bị

• Tạo/duyệt & quản lý yêu cầu bảo trì thiết bị

• Tạo/duyệt kế hoạch bảo trì. Bảo trì định kỳ

• Giám sát thiết bị. Cập nhật kế hoạch, thông số, giờ máy

• Quản lý danh sách, phân công công việc, nhắc việc

• Quản lý chi phí liên quan đến bảo trì, sửa chữa

• Cập nhật trạng thái khi tiến hành bảo trì

• Quản lý danh sách, thêm mới thiết bị. Cập nhật trạng thái khi tiến hành bảo trì

• Tra cứu lịch sử thông số

• Báo cáo hỗ trợ theo dõi bảo trì theo thời gian

Quản lý Tài sản - Thiết bị

• Quản lý danh mục, phân cấp tài sản

• Quản lý lập kế hoạch mua sắm

• Yêu cầu cấp phát thiết bị

• Luân chuyển tài sản

• Tách/ghi tăng/ghi giảm thiết bị

• Đánh giá thiết bị

• Khấu hao/kiểm kê/thanh lý tài sản

• Tra cứu thông tin, nguồn gốc, lịch sử luân chuyển, tách gộp

Quản lý mua thiết bị

• Quản lý lập yêu cầu mua thiết bị: Tự động đề xuất mua dựa trên tồn kho. Tạo yêu cầu thủ công trên phần mềm hoặc import file dữ liệu.

•  Quản lý đơn mua/hợp đồng: Thông tin nhà cung cấp, loại hàng, số lượng, ngày mua, giá bán, hợp đồng chi tiết,...

•  Theo dõi đơn hàng: Tình trạng đơn hàng, số lượng hàng nhận, đang chờ giao, hàng đạt tiêu chuẩn, hàng lỗi,...

•  Quản lý hoá đơn: Tạo hoá đơn mua tự động, liên kết với phân hệ kế toán và giảm thiểu sai sót nhập dữ liệu thủ công.

Quản lý kho

• Xuất nhập kho : Quản lý xuất nhập kho tài sản, thiết bị, các yêu cầu và tình trạng xuất nhập kho.

• Vị trí: Quản lý vị trí trang thiết bị vật tư trong từng kho

• Kiểm kê: Kiểm kê dễ dàng nhờ tích hợp thiết bị kiểm kê thông minh

• Lưu trữ - Tra cứu: Lưu trữ thông tin luân chuyển trang thiết bị giữa các kho. Dễ dàng tra cứu, rà soát.

Quản lý hiệu của với Mobile App

Nhà quản lý không còn bị trói buộc bởi quản lý công việc, có thể thoải mái, chủ động sắp xếp lịch trình với sự hỗ trợ từ app quản lý từ xa trên di động. Phần mềm quản lý tài sản iCMMS phiên bản Mobile cũng có đầy đủ tính năng quản lý:

•  Kiểm tra danh sách công việc theo phân loại

•  Theo dõi và giao việc

•  Tích hợp đủ công cụ hướng dẫn, thực hiện công việc

•  Quản lý lịch làm việc

•  Kiểm soát yêu cầu sửa chữa, báo cáo vấn đề phát sinh

•  Lưu trữ dữ liệu công việc

•  Tổng hợp, báo cáo trực quan ngay trên di động

Phần mềm quản lý tài sản iCMMS bên cạnh có đầy đủ những tính năng cơ bản cho nghiệp vụ quản lý tài sản. Phần mềm còn có những tính năng nổi trội khác như: 

Số hoá quy trình nghiệp vụ Bảo trì

• Bảo trì phòng ngừa: Bao gồm việc theo dõi và thực hiện bảo dưỡng định kỳ và lập kế hoạch bảo trì định kỳ để ngăn ngừa sự cố.

• Bảo trì khắc phục: Kiểm tra và kiểm định thiết bị, cũng như gửi yêu cầu bảo trì sự cố khi cần thiết.

• Công việc bảo trì: Bao gồm giao việc, thực hiện báo cáo kết quả và trao đổi đánh giá kết quả để đảm bảo hiệu quả trong quy trình bảo trì thiết bị.

Quản lý thiết bị - Số hoá các nghiệp vụ liên quan

Quản lý tập trung các tài sản, trang thiết bị, máy móc và thông tin liên quan như hồ sơ lý lịch thiết bị, lịch sử bảo trì sửa chữa, vận hành, nhà thầu được thực hiện để đảm bảo việc quản lý và sử dụng các tài sản này được hiệu quả.

Bên cạnh đó, để thực hiện công việc bảo trì, các nghiệp vụ liên quan cũng được số hóa để quản lý hiệu quả hơn, bao gồm quản lý kho vật tư phụ tùng bảo trì, quản lý mua sắm vật tư phục vụ bảo trì và quản lý ngân sách bảo trì.

3. Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý tài sản iCMMS

Phần mềm quản lý tài sản iCMMS được biết đến là phần mềm quản lý có tính đồng bộ và toàn diện. Hệ thống này còn dễ dàng sử dụng trên mọi thiết bị như laptop, tablet, điện thoại thông minh. Để có thể hiểu và sử dụng phần mềm quản lý tài sản hiệu quả, bạn hãy tham khảo tài liệu Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý tài sản iCMMS dưới đây:

https://erpviet.vn/ung-dung-quan-ly-tai-san/

Thông qua những thông tin hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý tài sản  hy vọng doanh nghiệp sẽ có thể áp dụng nó hiệu quả. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tư vấn giải pháp quản lý cho doanh nghiệp mình. Hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn và dùng thử phần mềm miễn phí nhé!

Liên hệ chuyên gia phần mềm: https://izisolution.vn/lien-he/