Doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng triển khai ERP?

13/04/2019 12:14

Khi các tổ chức quyết định triển khai ERP, họ thường nhảy ngay vào khâu lựa chọn phần mềm ERP mà không dành thời gian để chuẩn bị các vấn đề trong nội bộ như quy trình, tổ chức, nhu cầu cốt lõi,... Họ cho rằng họ có thể lựa chọn được nền tảng công nghệ phù hợp chỉ thông qua việc đánh giá các tính năng và lợi ích của phần mềm.

Tuy nhiên, có nhiều hoạt động doanh nghiệp cần tiến hành trước lựa chọn ERP. Trước khi bạn bắt đầu tìm hiểu về các đơn vị cung cấp giải pháp ERP hoặc các nền tảng ERP uy tín, hãy ưu tiên bảy hoạt động sau:

7 hoạt động doanh nghiệp cần làm trước khi triển khai hệ thống ERP

1. Sắp xếp tổ chức

Chìa khóa để lựa chọn và triển khai ERP thành công là việc đảm bảo rằng các bên liên quan trong toàn tổ chức hiểu và đồng thuận với các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Sau đó, bạn có thể cân nhắc về cách làm thế nào để sử dụng công nghệ hiệu quả nhằm đạt được các mục tiêu kinh doanh đã đề ra như cải thiện trải nghiệm của khách hàng, xây dựng mô hình kinh doanh mới hoặc tăng trưởng doanh số. Bạn chưa nên tập trung vào các công nghệ đặc biệt mà cần thiết lập nền tảng giúp bạn có thể đánh giá năng lực của các nhà cung cấp ERP phù hợp với mục tiêu chiến lược của bạn và doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Làm thế nào để nhận được nhiều giá trị hơn từ quá trình triển khai ERP

2. Phát triển một mô hình kinh doanh

Bạn mong đợi nhận được những lợi ích kinh doanh nào từ phần mềm ERP? Nguồn ngân sách của bạn như thế nào? Bạn sẽ phải dựa vào những thông tin trên để thuyết phục các giám đốc điều hành về mức độ cần thiết của việc đầu tư ERP ở thời điểm hiện tại. Để thực sự đạt được sự đồng thuận và chấp nhận mở ví của các giám đốc điều hành, bạn nên phác thảo các ý chi tiết về việc ERP sẽ giúp các mục tiêu chiến lược của bạn có thể thực hiện dễ dàng hơn như thế nào.

3. Sự đồng thuận của người dùng cuối

Hầu hết các lỗi ERP có thể được ngăn chặn bằng cách đảm bảo các bên liên quan hiểu được vai trò của công nghệ trong việc chuyển đổi kỹ thuật số. Vì vậy, ngay sau khi đưa ra quyết định triển khai phần mềm ERP, bạn cần thông báo cho nhân viên các bộ phận liên quan. Thời điểm truyền đạt thông điệp về mục tiêu chung của việc triển khai ERP càng sớm, hiệu quả triển khai dự án ERP càng cao. Bạn nên tạo sự cởi mở trong quá trình giao tiếp với nhân viên, ghi nhận các ý kiến đóng góp và chia sẻ về mục tiêu chiến lược. Truyền thông nội bộ là việc vô cùng cần thiết trước khi bắt đầu triển khai ERP.

4. Xác định nhu cầu

Rất nhiều doanh nghiệp bắt tay vào triển khai ERP khi chưa có quy trình hoạt động. Tài liệu về các quy trình kinh doanh hiện tại và chiến lược phát triển trong tương lai sẽ là nguồn thông tin hữu ích giúp bạn xác định phạm vi các chức năng ưu tiên triển khai. Từ việc soi chiếu vào quy trình, bạn sẽ biết được các yêu cầu nào là quan trọng nhất và các thành phần tham gia vào từng phần của quá trình triển khai ERP.

5. Thay đổi quy trình kinh doanh

Bạn có thể tận dụng một số quy trình có sẵn trên hệ thống ERP. Tuy nhiên, với các quy trình là lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp, bạn cần cân nhắc kỹ mức độ đáp ứng của phần mềm trước khi tùy chỉnh hoặc tái cấu trúc quy trình kinh doanh. Nếu một hệ thống không thể hỗ trợ tốt cho các quy trình đã được tối ưu hóa của bạn, đó không phải là hệ thống phù hợp dành cho tổ chức của bạn.

➡️ Quản lý thay đổi trong triển khai ERP

6. Hiểu rõ về các phương pháp triển khai

Hiểu về các phương pháp triển khai ERP sẽ giúp bạn lựa chọn đúng phương pháp phù hợp với từng giai đoạn. Các tổ chức nhỏ thường lựa chọn Cloud ERP trong khi các tổ chức phức tạp lại thiên về On-Premise ERP. Là người triển khai ERP, bạn nên nắm rõ các thuật ngữ dưới đây:

Cloud ERP

Phần mềm được lưu trữ ở môi trường bên ngoài doanh nghiệp, trên nền tảng đám mây, được bảo trì bởi đơn vị triển khai ERP, có thể có 1 hoặc nhiều người thuê

SaaS ERP

Phần mềm được quản lý bởi một nhà cung cấp cụ thể trên nền tảng đám mây, được chia sẻ với nhiều người thuê khác

On-Premise ERP

Phần mềm ERP được lưu trữ trong server riêng của doanh nghiệp

Hybid Cloud

Là sự kết hợp giữa phương pháp triển khai ERP lưu trữ tại chỗ (On-Premise) và lưu trữ đám mây (Cloud ERP)

Managed Services

Tất cả các platform và công nghệ được lưu trữ bởi nhà cung cấp bên ngoài

7. Phát triển chiến lược CNTT

Trước khi lựa chọn phần mềm ERP bất kỳ, doanh nghiệp nên phát triển chiến lược CNTT. Trong khi các hệ thống ERP tốt nhất có thể giúp bạn tạo lợi thế cạnh tranh, chúng cũng đồng thời mang đến sự phức tạp trong kỹ thuật, tích hợp và dữ liệu.

Để lựa chọn đúng phần mềm và đơn vị triển khai ERP, bạn cần phát triển chiến lược CNTT phù hợp với doanh nghiệp.

➡️ 6 bí kíp đánh giá rủi ro trong triển khai ERP

Lựa chọn hệ thống ERP

Thực hiện tốt các hoạt động chuẩn bị sẽ giúp doanh nghiệp thiết lập một nền tảng vững chắc để, đánh giá các nhà cung cấp triển khai ERP hiệu quả. Thông qua việc hiểu rõ các tiêu chí ưu tiên, bạn có thể thu hẹp các tùy chọn tiềm năng để lựa chọn đúng phần mềm ERP hỗ trợ tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn, cải thiện lợi thế cạnh tranh, gia tăng doanh số.

➡️ Hướng dẫn sử dụng phần mềm Odoo ERP

IZISolution