6 bí kíp đánh giá rủi ro trong triển khai ERP

Bạn sẽ làm gì nếu việc triển khai ERP vượt quá ngân sách? Bạn sẽ xử lý như thế nào nếu nó gây ra một sự gián đoạn trong hoạt động kinh doanh? Bạn sẽ phải phản ứng nhanh chóng và phân tích các lý do dẫn đến thất bại.
 
Suy nghĩ về điều này có thể khiến bạn cảm thấy lo lắng. Là chủ doanh nghiệp, không ai muốn thời gian và tiền bạc của mình rơi vào trạng thái báo động. Đó là lý do tại sao nhiều tổ chức triển khai ERP chọn cách tiếp cận chủ động để giảm thiểu rủi ro. Họ phát triển một kế hoạch quản lý rủi ro trước khi chọn phần mềm ERP. Họ cũng phân tích đánh giá kế hoạch dự án để đảm bảo tính khả thi của kế hoạch. Các đánh giá được tiến hành liên tục trong suốt dự án để hạn chế tối đa rủi ro.
 

 

Đánh giá này giúp doanh nghiệp đảm bảo chất lượng và mức độ chi tiết của kế hoạch dự án. Vào cuối mỗi giai đoạn, nhóm điều hành và nhóm dự án nên xác định xem mọi công việc cho giai đoạn đó đã hoàn thành hay chưa trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo.
 
Đây cũng là thời gian để đánh giá chất lượng công việc. Bạn đang phân bổ sự tập trung hợp lý giữa quản lý thay đổi và quản lý kỹ thuật trong triển khai ERP hay chỉ tập trung vào các khía cạnh kỹ thuật? Những phương pháp và mô hình triển khai nào bạn đang sử dụng? Khi bạn xác định rõ rủi ro, bạn có thể đưa chúng vào kế hoạch quản lý rủi ro của mình.
 
Đánh giá đầu và cuối từng giai đoạn có thể giúp bạn giảm thiểu mức độ điều chỉnh, hạn chế tối đa tổn thất đến từ việc kiểm soát rủi ro kém hiệu quả.

➡️ ​Tầm quan trọng của giai đoạn chuẩn bị trong triển khai ERP

Quản lý dự án hiệu quả có thể giảm thiểu nhiều rủi ro dự án. Một người quản lý dự án giỏi hiểu rõ về vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong nhóm dự án. Nếu dự án triển khai ERP của bạn chưa có thành viên quản lý dự án hoặc quản lý dự án hiện tại chưa đủ hiểu nghiệp vụ để quản lý tiến độ dự án và vai trò từng người tham gia thì bạn nên xem xét và tiến hành điều chỉnh ngay trước khi quá muộn.

Khi đánh giá kế hoạch dự án, bạn có thể nhận thấy kế hoạch của bạn thiên về các hoạt động kỹ thuật và quá ít các hoạt động liên quan đến con người và quản lý thay đổi không? Kế hoạch của bạn có bao gồm việc truyền thông tới người dùng cuối, giảm thiểu sự phản đối của các thành viên trong nội bộ tổ chức về việc triển khai một phần mềm mới không? Tác động của thay đổi đối với từng bộ phận và từng nhân viên như thế nào? Nhân viên từng bộ phận có hiểu rõ về vai trò của mình trong dự án triển khai ERP hay chưa?
 
Kế hoạch dự án của bạn nên bao gồm các hoạt động quản lý thay đổi nhằm thúc đẩy giao tiếp hai chiều và thúc đẩy nhận thức về các mục tiêu dự án. Bằng cách điều tra lý do phản đối ứng dụng phần mềm mới và xác định các kỹ năng mà nhân viên thiếu, bạn có thể phát triển một kế hoạch quản lý thay đổi nhằm giải quyết các vấn đề của toàn bộ tổ chức - ở cấp bộ phận và cá nhân, hạn chế rủi ro.

➡️ Bí kíp quản lý thay đổi tổ chức

Kế hoạch dự án của bạn đã phân bổ tỷ trọng hợp lý cho việc tập trung vào các quy trình kinh doanh chưa? Nếu bạn chưa chú trọng nhiệm vụ này trong dự án triển khai ERP của mình, việc tái cấu trúc quy trình kinh doanh có thể là một trong những cải tiến tốt cho kế hoạch dự án. Tái cấu trúc quy trình kinh doanh đảm bảo hệ thống ERP mới chứa đựng các chức năng hỗ trợ tốt mục tiêu của tổ chức. Các chuyên gia triển khai ERP sẽ giúp bạn xác định yêu cầu kinh doanh và các cơ hội cải tiến quy trình.
 
Đối với mỗi quy trình bạn cải thiện hoặc thiết kế lại, quản lý thay đổi trở nên cần thiết hơn, vì vậy hãy chắc chắn rằng kế hoạch dự án của bạn đã xem xét đến sự ảnh hưởng giữa tái cấu trúc quy trình kinh doanh và quản lý thay đổi tổ chức. Bạn nên ghi chép lại các tác động thay đổi của từng quy trình được thiết kế lại.

>> Xem thêm: 7 bí kíp tái cấu trúc quy trình kinh doanh trước khi áp dụng hệ thống ERP

Các tổ chức phát triển chiến lược dữ liệu trước khi triển khai phần mềm ERP gặp thuận lợi hơn trong việc di chuyển dữ liệu so với các tổ chức khác. Thực hiện tốt chiến lược dữ liệu sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các gián đoạn trong hoạt động. Các tổ chức này đầu tư thời gian để xác định phạm vi chuyển đổi dữ liệu và đánh giá độ chính xác của dữ liệu.
 
Để thuận lợi trong việc di chuyển dữ liệu, doanh nghiệp nên thiết lập các mốc quan trọng để đạt được mục tiêu. Bạn có thể đặt mục tiêu 25% dữ liệu được chuyển đổi vào lần đầu tiên, 50-75% cho lần thứ hai và 100% cho lần thứ ba.

Tùy chỉnh phần mềm rất tốn kém, vì vậy, bạn cần lập kế hoạch cho việc tùy chỉnh càng  sớm càng tốt. Việc lập kế hoạch triển khai ERP chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp tránh vượt quá ngân sách. Bạn nên chú trọng đến quản lý dự án trước, trong và sau tùy chỉnh để đảm bảo các mốc tùy chỉnh được hoàn thành đúng hạn.
 
Quản lý tùy chỉnh bao gồm hiểu biết về các giới hạn tùy chỉnh và quy trình phê duyệt. Giám đốc điều hành nên là người có tiếng nói cuối cùng khi nói đến tùy chỉnh bổ sung. Họ sẽ quyết định xem chức năng tùy chỉnh đó có đáng để doanh nghiệp trả thêm chi phí hay không bằng cách điều tra lý do đằng sau nhu cầu tùy chỉnh - nó có bắt nguồn từ tâm lý phản kháng của nhân viên hay không? Và nó có phù hợp với chiến lược kỹ thuật số của tổ chức, giúp doanh nghiệp gia tăng lợi thế cạnh tranh không?
 
Kết luận
 
Trong khi đánh giá triển khai ERP của bạn, bạn có thể tìm thấy lỗ hổng trong kế hoạch dự án. Lỗ hổng sẽ lớn hơn đối với các tổ chức bỏ qua quản lý thay đổi tổ chức và quản lý quy trình kinh doanh để đẩy nhanh việc thực hiện. Ngay cả các tổ chức theo đuổi chuyển đổi kỹ thuật số có xu hướng bỏ qua các hoạt động quản lý thay đổi nhất định.

>> Xem thêm: 7 câu hỏi phổ biến về phần mềm ERP
 
May mắn thay, việc thay đổi kế hoạch dự án hoàn toàn khả thi và không ảnh hưởng nhiều đến hoạt động triển khai ở giai đoạn đầu. Doanh nghiệp nên tìm hiểu thông tin tư vấn từ các chuyên gia trong ngành để có một kế hoạch thực tế trong triển khai ERP. 

➡️ Liên hệ 096 4578 234 để được tư vấn và hỗ trợ triển khai ERP. 

➡️ Dùng thử phần mềm ERP

➡️ Hướng dẫn sử dụng phần mềm Odoo ERP
 

IZISolution