Ứng dụng phần mềm làm thay đổi cách quản trị nhân sự trong doanh nghiệp như thế nào?

Trong thời đại công nghệ số bùng nổ, việc ứng dụng phần mềm vào quản trị nhân sự đã trở thành xu hướng tất yếu của các doanh nghiệp. So với phương pháp truyền thống, công nghệ mang đến nhiều thay đổi tích cực, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa nguồn nhân lực. Bài viết dưới đây sẽ phân tích những thay đổi khi ứng dụng phần mềm trong quản trị nhân sự, bao gồm tự động hóa quy trình, nâng cao hiệu quả tuyển dụng, cải thiện trải nghiệm nhân viên và thúc đẩy ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu.

I. Quản trị nhân sự đã thay đổi như thế nào trong thời 4.0?

Theo lý thuyết quản trị, hạ tầng doanh nghiệp bao gồm con người, quy trình, cơ cấu tổ chức và công nghệ. Công nghệ 4.0 sẽ tác động mạnh đến quản lý nhân sự, gây ra những thay đổi sau:

1. Mô hình và quy trình kinh doanh thay đổi

Công nghệ làm tinh gọn cơ cấu tổ chức và tăng cường tự động hóa. Điều này đòi hỏi các chuyên viên nhân sự phải đáp ứng tình huống theo thời gian thực khi phần mềm đo lường hiệu suất phát hiện vấn đề.

Công nghệ cũng làm cho mô hình doanh nghiệp trở nên mở và chia sẻ hơn, với nhân lực đa dạng không chỉ là nhân viên hợp đồng. Quan hệ doanh nghiệp - người lao động sẽ dựa trên cam kết công việc và chia sẻ lợi ích thay vì ràng buộc pháp lý.

Nhờ công nghệ, doanh nghiệp có thể đo lường và xác định đóng góp theo thời gian thực, đòi hỏi chuyên viên nhân sự phải thay đổi cách quản trị nguồn nhân lực cả trong và ngoài doanh nghiệp.

2. Tập trung vào các nhóm công việc chuyên môn có giá trị gia tăng cao

Trong hội thảo gần đây, Thế Giới Di Động công bố rằng chỉ cần 2 nhân viên để tính lương cho hơn 31.000 lao động nhờ vào phần mềm quản lý nhân sự tích hợp. Điều này cho thấy các công việc hành chính sự vụ trong quản lý nhân sự đang được công nghệ thay thế.

Nhờ phần mềm quản lý nhân sự, công tác đánh giá nhân lực trở nên nhẹ nhàng hơn, giúp các chuyên viên nhân sự tập trung vào việc tối ưu hóa và nâng cao hiệu suất cho nhân viên. Đồng thời, các nhà quản lý nhân sự cần tự học và nâng cấp kỹ năng để thích ứng với các thay đổi trong cuộc cách mạng 4.0.

3. Dữ liệu lớn và lượng hóa công tác nhân sự

Không thể đo lường thì không thể quản trị tốt. Dữ liệu lớn và hệ thống máy tính đã biến ước mơ lượng hóa mọi khía cạnh quản lý nhân sự thành hiện thực. Trước đây, những vấn đề như gắn kết nhân viên, khả năng phát triển và mức độ hài lòng rất khó đo lường. Nay, nhờ công nghệ 4.0 và dữ liệu lớn, doanh nghiệp có thể số hóa những khía cạnh này.

Bằng cách thu thập dữ liệu từ mạng xã hội, email, mạng nội bộ và hệ thống KPI, doanh nghiệp sở hữu một kho dữ liệu về nhân viên. Trên nền tảng này, doanh nghiệp có thể phân tích và dự báo về từng cá nhân, tạo ra các giải pháp nhân sự cá nhân hóa. Đây chính là tương lai gần của công tác nhân sự.

4. Trí thông minh nhân tạo

Cùng với dữ liệu lớn, trí thông minh nhân tạo (AI) đang cách mạng hóa quản lý nhân sự. Sự kết hợp giữa AI và dữ liệu lớn thay đổi hoàn toàn các công việc nhân sự như tuyển dụng, đánh giá, đào tạo, phát triển và gắn kết nhân viên.

AI sẽ xử lý các nhiệm vụ nặng nhọc, để lại các quyết định và phương án xử lý cho con người khi cần thiết. Ví dụ, AI có thể tự động sàng lọc và phân tích để đưa ra danh sách 5% nhân viên có khả năng nghỉ việc cao nhất trong 6 tháng tới và đề xuất các lựa chọn cho những nhân viên này. Chuyên viên nhân sự sau đó sẽ quyết định và thực hiện các phương án phù hợp cho từng nhân viên trong danh sách.

AI cũng có thể phân tích hoạt động của nhân viên kinh doanh và đề xuất các chương trình đào tạo, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định về việc thực thi các chương trình này.

5. Quản trị lao động 4.0

Trong thế kỷ 21, nhân lực kết nối đối mặt với nhiều bất ổn và thông tin xấu. Công tác quản trị nhân lực cần tập trung vào việc giúp nhân viên cân bằng cuộc sống trước áp lực, quản lý năng lượng tinh thần, và phát triển nghề nghiệp. Các chuyên viên nhân sự không chỉ chịu trách nhiệm với nhân viên trong công việc mà còn phải hỗ trợ họ trong cuộc sống công nghệ hàng ngày, chuẩn bị cho các thách thức nghề nghiệp tương lai.

6. Đào tạo và phát triển năng lực làm việc mới

Công nghệ 4.0 thay đổi cách làm việc và tương tác, đòi hỏi khung năng lực mới. Chuyên viên nhân sự cần phát triển các chương trình đào tạo để trang bị nhân viên với những năng lực này, gồm hai nhóm:

• Năng lực mới trong kỷ nguyên 4.0: quản trị thông tin, quan hệ, cộng đồng, sử dụng công nghệ hỗ trợ, tiếp cận hệ sinh thái, và tư duy kinh tế chia sẻ.

• Năng lực cũ với tầm quan trọng gia tăng: đổi mới sáng tạo, phối hợp làm việc, tư duy phản biện, quản trị bản thân, lập kế hoạch, và tư duy khách hàng.

II. Lợi ích khi ứng dụng phần mềm quản trị nhân sự

Ứng dụng phần mềm quản trị nhân sự mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

Tăng hiệu quả và tiết kiệm thời gian: Tự động hóa các quy trình hành chính như chấm công, tính lương, và quản lý hồ sơ nhân sự giúp giảm bớt khối lượng công việc thủ công và tiết kiệm thời gian cho nhân viên.

Cải thiện độ chính xác: Phần mềm giúp giảm thiểu sai sót trong các quy trình nhân sự, chẳng hạn như tính lương và quản lý dữ liệu nhân viên, đảm bảo thông tin luôn chính xác và cập nhật.

Quản lý dữ liệu hiệu quả: Tập trung và lưu trữ dữ liệu nhân sự trong một hệ thống duy nhất giúp dễ dàng truy cập, quản lý và bảo mật thông tin.

Hỗ trợ ra quyết định: Phần mềm cung cấp các báo cáo và phân tích chi tiết, giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về tình trạng nhân sự và đưa ra các quyết định chiến lược chính xác hơn.

Nâng cao trải nghiệm nhân viên: Cung cấp các công cụ tự phục vụ cho nhân viên, như đăng ký nghỉ phép, cập nhật thông tin cá nhân và truy cập thông tin lương, giúp nâng cao sự hài lòng và tự chủ của nhân viên.

Tăng cường tuân thủ pháp luật: Phần mềm quản trị nhân sự giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý và chính sách lao động bằng cách tự động cập nhật và quản lý thông tin theo yêu cầu pháp luật.

Phát triển và đào tạo nhân lực: Theo dõi và quản lý kế hoạch đào tạo, đánh giá hiệu suất, và phát triển kỹ năng của nhân viên, giúp nâng cao chất lượng và hiệu suất làm việc.

Gắn kết nhân viên: Phần mềm cung cấp các công cụ để quản lý quan hệ và tương tác giữa nhân viên và doanh nghiệp, giúp tăng cường sự gắn kết và động lực làm việc.

Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng: Hỗ trợ quản lý toàn bộ quy trình tuyển dụng, từ đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, đến phỏng vấn và chọn lựa ứng viên, giúp tìm kiếm và thu hút nhân tài hiệu quả hơn.

III. Các tính năng quan trọng của phần mềm quản lý nhân sự

1. Tuyển dụng

Quản lý quy trình tuyển dụng: Tự động hóa các bước từ đăng tin tuyển dụng, nhận và sàng lọc hồ sơ, lên lịch phỏng vấn đến gửi thư mời nhận việc.

Theo dõi ứng viên: Lưu trữ thông tin ứng viên, đánh giá và ghi chú trong suốt quá trình tuyển dụng.

Tích hợp trang web tuyển dụng: Tự động đăng tin lên các trang web việc làm và mạng xã hội.

Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS): Giúp theo dõi tiến trình của từng ứng viên.

2. Quản lý hồ sơ nhân viên

Lưu trữ thông tin cá nhân: Quản lý thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, lịch sử công việc và dữ liệu liên quan.

Hệ thống tự phục vụ: Cho phép nhân viên cập nhật thông tin cá nhân và theo dõi lịch sử làm việc.

Quản lý tài liệu: Lưu trữ và truy xuất các tài liệu quan trọng như hợp đồng và hồ sơ đánh giá.

3. Chấm công và tính lương

Chấm công tự động: Ghi nhận thời gian làm việc, nghỉ phép và tăng ca của nhân viên.

Tính lương tự động: Tính lương dựa trên giờ làm việc, phụ cấp, khấu trừ và thuế.

Quản lý nghỉ phép: Theo dõi và quản lý các loại nghỉ phép của nhân viên.

Báo cáo chi tiết: Cung cấp báo cáo về giờ làm việc, lương bổng và khấu trừ.

4. Đánh giá và phát triển nhân viên

Đánh giá hiệu suất: Thiết lập tiêu chí đánh giá, thu thập phản hồi và ghi nhận kết quả.

Lập kế hoạch phát triển: Quản lý kế hoạch phát triển cá nhân, theo dõi học tập và đào tạo.

Quản lý mục tiêu: Đặt và theo dõi mục tiêu cá nhân và nhóm, liên kết với KPI.

Phản hồi liên tục: Hệ thống phản hồi và đánh giá liên tục giúp cải thiện hiệu suất.

5. Quản lý phúc lợi và khen thưởng

Quản lý phúc lợi: Theo dõi các chương trình phúc lợi như bảo hiểm, trợ cấp và các chế độ đãi ngộ.

Khen thưởng: Quản lý các chương trình khen thưởng, từ thưởng tiền mặt đến các hình thức khích lệ khác.

Báo cáo phúc lợi: Cung cấp báo cáo chi tiết về các chương trình phúc lợi và khen thưởng, giúp điều chỉnh chính sách nếu cần.

IV. Những thách thức khi doanh nghiệp muốn ứng dụng phần mềm

Khi doanh nghiệp muốn ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự, họ có thể đối mặt với một số thách thức sau:

Chi phí: Một trong những thách thức lớn nhất là chi phí đầu tư ban đầu và chi phí duy trì phần mềm. Doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng về ngân sách để chọn lựa phần mềm phù hợp và đảm bảo rằng việc triển khai không làm ảnh hưởng đến tài chính của họ.

Tính tương thích: Phần mềm cần phải tương thích hoàn hảo với các hệ thống và quy trình hiện có của doanh nghiệp. Việc tích hợp phần mềm mới có thể gặp phải các rủi ro liên quan đến sự không tương thích với các hệ thống khác, làm giảm hiệu suất làm việc.

Quản lý thay đổi: Việc thay đổi quy trình làm việc và triển khai phần mềm mới có thể gây ra sự khó khăn và phản đối từ phía nhân viên. Doanh nghiệp cần có kế hoạch quản lý thay đổi kỹ lưỡng để đảm bảo sự chấp nhận và hỗ trợ từ phía nhân viên.

Dữ liệu và bảo mật: Bảo vệ dữ liệu nhân sự là một ưu tiên hàng đầu khi triển khai phần mềm quản lý nhân sự. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng dữ liệu của họ được bảo vệ an toàn và tuân thủ các quy định bảo mật.

Đào tạo và hỗ trợ: Nhân viên cần được đào tạo về cách sử dụng phần mềm mới và cần có sự hỗ trợ liên tục từ nhà cung cấp phần mềm. Việc đảm bảo nguồn lực và hỗ trợ đủ để đáp ứng nhu cầu của nhân viên là một thách thức đối với doanh nghiệp.

V. Giải pháp

Để vượt qua những thách thức khi doanh nghiệp áp dụng phần mềm quản lý nhân sự, đầu tiên cần thiết lập một ngân sách đầu tư hợp lý, đảm bảo rằng chi phí triển khai và duy trì phần mềm được phân bổ đúng cách. Tiếp theo, việc lựa chọn phần mềm có tính tương thích cao với hệ thống và quy trình là một yếu tố quan trọng. Đồng thời, cần phát triển một kế hoạch quản lý thay đổi chi tiết, đảm bảo sự hỗ trợ và sự chấp nhận từ phía nhân viên trong quá trình triển khai, thông qua việc đào tạo và tư vấn chuyên nghiệp.

Đăng ký tham gia Webinar "CHIẾN LƯỢC VÀ GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN THỜI 4.0" để nhận được những giải pháp cụ thể và chi tiết về cách ứng dụng các công nghệ mới nhất trong quản trị nhân sự. Chuyên gia sẽ chia sẻ về chiến lược hiệu quả và các phương pháp thực tiễn để doanh nghiệp có thể thích ứng và tối ưu hóa quản lý nhân sự trong thời đại Công nghệ 4.0. 

Đừng bỏ lỡ cơ hội lắng nghe từ những người có kinh nghiệm và hiểu biết sâu sắc về lĩnh vực này. Đăng ký ngay để trở thành một phần của sự kiện này và học hỏi những thông tin quan trọng để phát triển doanh nghiệp của bạn!

Đăng ký tham gia webinar tại: https://izisolution.vn/chien-luoc-va-giai-phap-quan-tri-nhan-su-toan-dien-4.0/