Trong hành trình phát triển và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, việc triển khai một hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP (Enterprise Resource Planning) là một bước đi quan trọng và có thể mang lại nhiều lợi ích to lớn. Thành công trong việc triển khai dự án ERP tại Công ty Cổ phần sản xuất Thương Mại Và Dịch Vụ Phúc Thịnh đã thể hiện sự chấp nhận thách thức, tinh thần quyết tâm và khả năng xử lý vượt qua những khó khăn, từ đó hướng tới sự hoàn thiện trong quản trị doanh nghiệp.

Về Phúc Thịnh Group:

“Được thành lập từ năm 2008, đến nay Công ty Cổ phần sản xuất thương mại và dịch vụ Phúc Thịnh đã trở thành một mô hình kinh doanh và phân phối hàng tiêu dùng hàng đầu tại Việt Nam. Với thế mạnh là các mặt hàng thực phẩm. Đến nay Phúc Thịnh đã xây dựng được mạng lưới phân phối bán sỉ rộng khắp trên phạm vi cả nước. Ngoài ra, Phúc Thịnh Food cũng đa dạng hoá nguồn vốn với các hoạt động đầu tư trong lĩnh vực dịch vụ nhà hàng ăn uống, vật liệu xây dựng mới, bất động sản nhằm phát huy tối đa lợi thế về nguồn lực tài chính và con người.”

1. Thời Gian Triển Khai và Khó Khăn của Dự Án

Dự án triển khai phần mềm quản trị ERP tại Phúc Thịnh dự kiến mất khoảng 9 tháng để hoàn thành. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai, có một số khó khăn đáng kể mà dự án đã phải đối mặt:

Quy Trình Vận Hành và Sự Không Thống Nhất

Một trong những vấn đề gây khó khăn lớn là quy trình vận hành nhiều bất cập, mất nhiều thời gian làm rõ phạm vi. Điều này dẫn đến sự mất đi hiệu suất và tạo ra những rào cản trong quá trình triển khai.

Quá Tải Nguồn Lực Quản Trị và Vận Hành Bên Khách Hàng

Nguồn lực quản trị và vận hành tại Phúc Thịnh bị quá tải, gây ra sự trễ tràng trong việc triển khai. Không đủ nguồn lực đã làm ảnh hưởng đến hiệu quả trong quá trình triển khai.

Xây Dựng Sản Phẩm Mảng Thương Mại Tốn Nguồn Lực

Việc xây dựng sản phẩm mảng thương mại đòi hỏi nhiều nguồn lực, từ nguồn nhân lực cho đến tài chính và thời gian. Việc này tạo ra áp lực và đặt ra thách thức lớn cho dự án.

2. Những Điểm Thuận Lợi của Dự án

Sự Quan Tâm Của Ban Lãnh Đạo Phúc Thịnh

Một trong những yếu tố quan trọng đến sự thành công của dự án là tinh thần quyết tâm của ban lãnh đạo Phúc Thịnh. Sự sâu sát và quan tâm đối với dự án đã giúp tạo ra sự hỗ trợ và động viên trong suốt quá trình triển khai.

Kinh Nghiệm Đội Dự Án IZISolution

Đội dự án IZISolution đã có kinh nghiệm triển khai nhiều dự án tương đương như: HBG, Kangaroo,... có cái nhìn rõ ràng và phương pháp hiệu quả trong việc giải quyết những thách thức.

Nguồn Lực Dự Án Tương Đối Ổn Định

Sự ổn định về nguồn lực dự án phía IZISolution là một điểm tích cực. Điều này giúp cho quá trình triển khai được thực hiện một cách liên tục và không bị gián đoạn do thiếu nguồn lực.

3. Cách Xử Lý Thách Thức

Khắc Phục Vấn Đề Quản Lý Phạm Vi

Việc khắc phục các vấn đề liên quan đến phạm vi là một bước quan trọng. IZISolution và Phúc Thịnh tích cực tương tác, thống nhất và định rõ phạm vi giúp cho quy trình triển khai diễn ra một cách mạch lạc hơn.

Mục Tiêu Rõ Ràng Từng Giai Đoạn

Đặt ra mục tiêu cụ thể cho từng giai đoạn giúp định hình hướng đi và tập trung nguồn lực vào việc hoàn thành mục tiêu đó.

Dự Phòng Cho Vấn Đề Phát Sinh

Sự dự phòng cho các vấn đề có thể phát sinh là một phần quan trọng của quá trình triển khai. Điều này giúp giảm thiểu tác động tiêu cực và tạo ra sự sẵn sàng trong giải quyết.

4. Kinh Nghiệm Từ Quá Trình Triển Khai

Quyết Tâm Của Ban Lãnh Đạo

Điều quan trọng để đảm bảo sự thành công của dự án là độ quyết tâm của ban lãnh đạo. Sự cam kết này sẽ tạo ra sự động viên và tập trung từ tất cả mọi người trong dự án.

Dự Phòng Và Thống Nhất Vấn Đề Phát Sinh

Các vấn đề phát sinh thường không thể tránh khỏi trong quá trình triển khai. Việc có kế hoạch dự phòng và thống nhất cách giải quyết là một phần quan trọng để giảm thiểu tác động tiêu cực của chúng.

Hỗ Trợ Sau GOLive

Dự án không chỉ kết thúc sau giai đoạn GOLive mà cần sự hỗ trợ liên tục trong giai đoạn sau đó. Việc này đòi hỏi nguồn lực và sự tập trung đảm bảo rằng hệ thống hoạt động một cách suôn sẻ sau khi đã triển khai.

Xác Định Rõ Mục Tiêu Giai Đoạn

Xác định rõ mục tiêu của từng giai đoạn trong dự án giúp tập trung vào việc hoàn thành chúng một cách hiệu quả. Điều này cũng giúp định hình thời gian và nguồn lực cụ thể cho từng giai đoạn.

5. Các Mục Nghiệm Thu Dự Án

Hoàn Thiện Tính Năng Các Phân Hệ

Giai đoạn 1 đã hoàn thiện các tính năng trong phân hệ Mua hàng, Bán hàng và Kho. Điều này đảm bảo rằng hệ thống có thể hoạt động tốt trong các phân hệ quan trọng của doanh nghiệp.

Phát Triển Tính Năng App Mobile

Mục tiêu nghiệm thu thứ hai là phát triển tính năng App Mobile. Sự phát triển này có thể tạo ra tiện ích và thuận lợi cho việc quản trị từ xa và tạo ra sự linh hoạt cho người dùng.

Giai đoạn 2 của dự án sẽ tập trung vào triển khai các tính năng, báo cáo Kế toán cơ bản đến nâng cao. Xây dựng Super App với việc hoàn thiện các tính năng DMS cho nhân viên kinh doanh.

Dự án ERP tại Phúc Thịnh là một ví dụ điển hình về sự quyết tâm và khả năng xử lý khó khăn trong quá trình triển khai. Từ những thách thức và kinh nghiệm đúc kết, có thể thấy rằng thành công trong dự án này không chỉ đòi hỏi sự hỗ trợ từ công ty mà còn cần sự cam kết từ ban lãnh đạo, kế hoạch dự phòng kỹ lưỡng và khả năng thích nghi linh hoạt với tình hình thay đổi. Qua đó, Phúc Thịnh đã chứng minh rằng họ có thể nâng cao hiệu suất quản trị và vận hành doanh nghiệp thông qua việc triển khai thành công dự án ERP.