5 Case Study về triển khai hệ thống báo cáo quản trị thông minh thành công

Việc triển khai hệ thống báo cáo quản trị thông minh ngày càng được tổ chức đẩy mạnh trong xu hướng chuyển đổi số. Báo cáo BI với nền tảng hỗ trợ phân tích trực quan và tính năng quản lý dữ liệu mạnh mẽ được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, mang đến nhiều sự thay đổi tích cực trong cách thức quản lý vận hành của doanh nghiệp. Dưới đây là 5 ví dụ tổ chức ứng dụng BI hiệu quả trong thực tế. 

Business Intelligence là gì? Business intelligence là làm gì?

Business Intelligence là gì?

Có thể hiểu ngắn gọn về Business Intelligence là sử dụng các công nghệ, kỹ thuật số để chuyển đổi các dạng dữ liệu thô thành các thông tin hữu ích mà nhà quản trị cần có để ra quyết định, chiến lược phát triển.

Business intelligence là làm gì?

Hệ thống Business Intelligence sử dụng công cụ Data Warehouse, Data Minning, Business Analyst để lưu trữ dữ liệu, phân loại, phân nhóm, tổng hợp, phân tích kinh doanh,... để đưa ra thông tin nhà quản trị tìm kiếm, từ đó nhà quản trị có căn cứ để đưa ra chiến lược kịp thời, chính xác hơn.

>> Xem thêm: Hệ thống BI là gì? Sự khác biệt giữa Business Intelligence và Business Analytics

5 ví dụ về Business Intelligence triển khai thành công

1. HelloFresh - Mô hình Business Intelligence để tăng tỷ lệ chuyển đổi

HelloFresh là một công ty đa quốc gia cung cấp đồ ăn sơ chế sẵn có trụ sở tại Berlin (Đức). Đây là nhà cung cấp đồ ăn sơ chế sẵn lớn ở Hoa Kỳ, Canada, Tây Âu, New Zealand, Úc. 

Trong khoảng thời gian hoạt động trước đây, HelloFresh nhận thấy những vấn đề trong hoạt động quản trị thông tin của mình. Họ nhận thấy rằng mình đang tốn quá nhiều thời gian và nguồn lực cho việc lập các báo cáo kinh doanh dưới dạng thủ công bằng giấy tờ. 

Bên cạnh việc chậm trễ trong cập nhật thông tin thì tổ chức cũng phải đối mặt với nhiều sai sót do quá trình quản lý dữ liệu thủ công tạo nên. Vấn đề quá tải công việc cho bộ phận phân tích và chi phí đầu tư quản lý dữ liệu cũng khiến cho HelloFresh luôn gặp khó khăn trong việc đưa ra quyết định kinh doanh kịp thời. Vì vậy, một hệ thống báo cáo quản trị tự động, có khả năng cập nhật liên tục và chia sẻ các dữ liệu đến người dùng là điều HelloFresh cần vào lúc này.

Mô hình Business Intelligence được HelloFresh đầu tư triển khai và đã mang đến những thay đổi đáng kể. Nhờ ứng dụng công nghệ, công ty đã tiết kiệm thời gian cho việc phân tích dữ liệu từ 10-20 giờ làm việc mỗi ngày. Giải pháp quản lý mới này cũng trao quyền lớn hơn cho các nhà quản lý. Với BI, nhà quản lý có thể truy cập và trích xuất các dữ liệu liên quan để phục vụ cho việc đưa ra các quyết định tức thời, thay vì đợi sự phản hồi từ bộ phận công nghệ như trước đây.  

Nhờ kết quả phân tích hành vi của khách hàng do báo cáo quản trị BI cung cấp, HelloFresh đã phát triển một phương pháp giúp thúc đẩy hoạt động kinh doanh hiệu quả. Họ đã tạo ra ba nhân viên để hướng dẫn khách hàng trải nghiệm các dịch vụ tại cửa hàng của minh. Điều này giúp HelloFresh tạo được ấn tượng với khách hàng. Bên cạnh đó, nhờ cập nhật dữ liệu một cách thường xuyên, tổ chức có thể phản ứng nhanh chóng với sự thay đổi trong hành vi mua của khách hàng. Đây là nguồn dữ liệu quan trọng để xây dựng nên chiến lược kinh doanh độc đáo và phù hợp.

Trong 1 thời gian không lâu chuyển đổi mô hình phân tích kinh doanh thông minh HelloFresh đã thấy tỷ lệ chuyển đổi tăng lên và cải thiện khả năng giữ chân khách hàng. 

2. REI - Ứng dụng của business intelligence giúp tăng khả năng thu hút khách hàng 

Công ty ERI là một tổ chức kinh doanh trong lĩnh vực bán lẻ. Do hợp tác với nhiều nhà phân phối sản phẩm, REI luôn phải đối mặt với việc khó kiểm soát dữ liệu của các đối tác.

Đứng trước những khó khăn này, REI đã triển khai hệ thống báo cáo quản trị thông minh để phân tích dữ liệu hoạt động của các partner của họ. Với nền tảng công nghệ hiện đại, BI truy cập và phân tích tất cả các dữ liệu trong hoạt động của các nhà bán lẻ của REI. Dựa vào các báo cáo BI, tổ chức có thể theo dõi các chỉ số như chuyển đổi, giữ chân khách hàng và tỷ lệ quay trở lại của khách hàng. 

Với các thông tin phân tích đó, nhà lãnh đạo có thể đưa ra quyết định đầu tư cải thiện hoạt động bán hàng. Đơn vị đã thực hiện các cải tiến về phương thức thanh toán điện tử, phương thức bán hàng online giúp gia tăng sự tiện lợi và tạo được hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt người mua. 

Sau khi triển khai hệ thống BI thành công, tỷ lệ khách hàng mới biết đến REI đã gia tăng một cách rõ rệt. Clinton Fowler, Giám đốc Khách hàng và Phân tích nâng cao tại REI nhận xét: “Chúng tôi đã thấy một sự thay đổi hoàn toàn trong năm 2017 trong việc quản lý các nhà bán lẻ mới. Tổ chức cũng sử dụng nền tảng BI để phân tích phân khúc khách hàng, giúp đưa ra các quyết định hiệu quả”. 

>>> Xem thêm: 8 điểm khác biệt giữa hai hệ thống BI: Tableau và Power BI

3. Công ty đóng chai Coca-Cola - Ứng dụng BI để tối đa hóa hiệu quả hoạt động 

Công ty đóng chai Coca-Cola (CCBC) là đối tác đóng chai độc lập lớn nhất của Coca Cola. Việc sử dụng quy trình báo cáo thủ công đã hạn chế khả năng tiếp cận nguồn dữ liệu của các nhân viên, khiến tổ chức không đưa ra các quyết định kịp thời trước những biến động của thị trường. 

Nền tảng BI được triển khai như một giải pháp giúp tổ chức cải thiện hiệu quả hoạt động phân tích dữ liệu. Với các công cụ báo cáo thông minh, công ty đã loại bỏ được quy trình báo cáo thủ công, tiết kiệm được hơn 260 giờ làm việc một năm (tương đương hơn 60 tuần làm việc 40 giờ).

Việc chia sẻ dữ liệu gia tăng sự phối hợp giữa các phòng ban trong hoạt động kinh doanh. Các thành phần chính của BI giúp tích hợp dữ liệu trong toàn bộ tổ chức. Các thông tin của bộ phận quan hệ khách hàng (CRM), sản xuất, kho,... được chia sẻ liên tục với bộ phận bán hàng. Điều này giúp nhân viên kinh doanh nắm được các thông tin về khách hàng, có được cái nhìn thực tế về tình hình sản xuất của doanh nghiệp, từ đó đưa ra cách thức hành động phù hợp. 

Bên cạnh đó, việc triển khai hệ thống BI đã giảm thiểu khối lượng công việc lên bộ phận công nghệ thông tin. Nền tảng báo cáo quản trị thông minh cung cấp các công cụ phân tích thuận tiện, ngay cả với những người không chuyên về công nghệ cũng có thể thực hiện các thao tác phân tích cơ bản. Các cán bộ phân tích và bộ phận Công nghệ thông tin có nhiều thời gian hơn thể tập trung vào việc nâng cấp hạ tầng công nghệ, nghiên cứu những đổi mới giúp doanh nghiệp chuyển đổi số thành công. 

4. Chipotle - Mang đến cái nhìn tổng thể về hoạt động của nhà hàng nhờ triển khai BI 

Chipotle Mexican Grill là một thương hiệu thức ăn nhanh của Mỹ, chuyên về bánh taco và burrito. Thương hiệu này có các cửa hàng ở Anh Quốc, Canada, Đức và Pháp. Cũng giống như các công ty đa quốc gia hoặc các công ty có chuỗi cửa hàng phân bổ ở nhiều khu vực trên thế giới, Chipotle gặp khó khăn trong việc kiểm soát tổng quan về tình hình hoạt động của các nhà hàng. 

Thấy được những bất cập trong quản lý dữ liệu, Chipotle đã gỡ bỏ giải pháp quản lý dữ liệu theo kiểu truyền thống thay bằng công nghệ phân tích báo cáo thông minh BI hiện đại. Các tính năng BI đã mang đến cho tổ chức một cái nhìn tổng quát về hoạt động của toàn bộ nhà hàng trên khắp thế giới một cách đầy đủ và được cập nhật liên tục. Nhờ triển khai hệ thống BI, họ có thể theo dõi hiệu quả hoạt động của nhà hàng ở quy mô quốc gia. Giờ đây, nhân viên có nhiều quyền truy cập vào dữ liệu hơn, tốc độ gửi báo cáo cho các dự án chiến lược đã tăng gấp ba lần từ hằng quý đến hàng tháng và tiết kiệm hàng nghìn giờ phân tích dữ liệu so với cách vận hành truyền thống. 

5. Des Moines Public Schools - Cải thiện khả năng kiểm soát tổng thể nhờ báo cáo quản trị BI

Báo cáo trong mô hình Business Intelligence hoàn toàn vượt trội so với hệ thống báo cáo thủ công Excel trong việc cung cấp một tầm nhìn tổng quan về tình hình hoạt động và theo dõi những biến động của dữ liệu. Ví dụ sau đây sẽ giúp bạn thấy được điều đó một cách rõ nét. 

Trường Công lập Des Moines là một ngôi trường lớn nhất tại Iowa (Mỹ) với hơn 33.000 học sinh và gần 5.000 giáo viên và nhân viên đang làm việc tại hơn 60 trường học trong toàn cộng đồng. Là một hệ thống giáo dục lớn, thế nhưng Des Moines luôn phản ứng chậm đối với những vấn đề xảy ra. Nguyên nhân được xác định ở đây là việc sử dụng báo cáo Excel thủ công khiến nhà quản trị không cập nhật kịp thời những biến động về dữ liệu. 

Nhận ra được điều đó, Trường Công lập Des Moines (DMPS) đã ứng dụng công nghệ phân tích thông minh để can thiệp nhiều hơn vào hoạt động quản lý dữ liệu nội bộ. Mục đích của giải pháp là cải thiện tỷ lệ bỏ học, có được cách nhìn rõ ràng hơn về chất lượng của các phương pháp giảng dạy.

Các báo cáo trực quan hóa dữ liệu được BI cung cấp đã giúp nhân viên dễ dàng xác định các học sinh cá biệt, các trường hợp có nguy cơ thu hút và lôi kéo những người khác tham gia bỏ học. Nhờ được cập nhật liên tục, các cán bộ quản lý có thể theo dõi sát sao và đưa ra những phương án hành động để khắc phục tình trạng bỏ học của học sinh. 

Trên đây là 5 ví dụ cho thấy triển khai hệ thống báo cáo quản trị thông minh đến nhiều lợi ích cho các tổ chức hoạt động trên các lĩnh vực khác nhau. BI được đánh giá là nền tảng công nghệ sẽ phát triển mạnh mẽ và là yếu tố mang đến hiệu quả vượt bậc cho hoạt động kinh doanh của của các doanh nghiệp. Để triển khai hệ thống BI phù hợp với tổ chức, hãy liên hệ công ty tư vấn triển khai BI IZISolution theo số Hotline: 0964.578.234 để được các chuyên gia công nghệ tư vấn tận tình.