Với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc áp dụng phần mềm quản lý tài sản không chỉ đơn thuần là một xu hướng mới mà còn mang lại những giá trị thiết thực cho việc quản lý tài sản trường học. Bài viết dưới đây hãy cùng IZISolution tìm hiểu chi tiết về phần mềm quản lý tài sản trường học nhé!
 

 

Mục lục:

1. Ứng dụng của phần mềm quản lý tài sản trong trường học

2. Những lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý tài sản trường học

Kiểm soát dữ liệu tài sản tại một nơi cố định

Theo dõi chi tiêu và kiểm soát ngân sách được giao

Thuận tiện cho việc báo cáo đến các cơ quan có thẩm quyền

Tối ưu hóa việc sử dụng thiết bị thông qua đặt trước

3. Những tính năng cần có của phần mềm quản lý trường học hiệu quả

1. Ứng dụng của phần mềm quản lý tài sản trong trường học

Trong việc quản lý tài sản của trường học, việc ứng dụng phần mềm vào quản lý tài sản là vô cùng quan trọng do tần suất hoạt động và sử dụng cơ sở của trường. Hầu hết các trường học nhận được nguồn kinh phí hoạt động từ Bộ giáo dục, vì vậy việc áp dụng một phần mềm quản lý và báo cáo chung là không thể thiếu.

Mỗi trường học thường có một nhân viên phụ trách việc quản lý tài sản như bàn, ghế, phòng học, máy móc và các cơ sở vật chất khác. Khi xảy ra hư hỏng, cần sửa chữa hoặc thay mới tài sản, thông tin này được báo cáo lên cấp trên để yêu cầu hỗ trợ. Bằng cách sử dụng phần mềm giám sát các thiết bị này, công việc thay mới, sửa chữa và bảo dưỡng sẽ được tiến hành kịp thời, từ đó tránh làm gián đoạn quá trình học tập của học sinh trong trường.

2. Những lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý tài sản trường học

Kiểm soát dữ liệu tài sản tại một nơi cố định

 

Phần mềm quản lý tài sản trường học cho phép trường học tổ chức và lưu trữ thông tin về các tài sản tại một nơi cố định. Thông qua giao diện trực quan, người quản lý có thể dễ dàng theo dõi, cập nhật và tìm kiếm thông tin về các thiết bị, đồ dùng, phòng học và cơ sở vật chất khác. Điều này giúp tránh tình trạng mất mát thông tin, đồng thời nâng cao khả năng kiểm soát và sắp xếp tài sản một cách hiệu quả.

Xem thêm: Các phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp phổ biến

Theo dõi chi tiêu và kiểm soát ngân sách được giao

Một trong những lợi ích quan trọng khác của phần mềm quản lý tài sản là khả năng theo dõi chi tiêu và kiểm soát ngân sách được giao cho trường học. Phần mềm này giúp tổ chức và ghi nhận chi phí liên quan đến mua sắm, bảo trì, sửa chữa và thay thế tài sản. Điều này giúp nhân viên quản lý tài sản có cái nhìn tổng quan về các khoản chi tiêu, từ đó đưa ra quyết định thông minh về nguồn lực tài chính và tối ưu hóa sử dụng ngân sách.

Cũng giống như những phần mềm quản lý tài sản của bộ tài chính, công cụ này quản lý các vấn đề liên quan đến chi tiêu, ngân sách phân bổ cho tất cả các thiết bị trong cơ sở đào tạo.

Thuận tiện cho việc báo cáo đến các cơ quan có thẩm quyền

Việc báo cáo đến các cơ quan có thẩm quyền là một phần quan trọng trong quản lý tài sản của trường học. Phần mềm quản lý tài sản trường học cung cấp khả năng tạo và tùy chỉnh các báo cáo liên quan đến tình trạng tài sản, chi tiêu, sửa chữa, và các vấn đề khác. Việc này giúp nhân viên quản lý tài sản dễ dàng trình bày thông tin chi tiết và chính xác đến các cơ quan quản lý, tạo niềm tin và đáng tin cậy.

Tối ưu hóa việc sử dụng thiết bị thông qua đặt trước

Phần mềm quản lý tài sản cho phép trường học lập lịch và quản lý việc sử dụng thiết bị thông qua tính năng đặt trước. Người dùng có thể đặt lịch sử dụng tài sản, kiểm tra tính sẵn có của chúng và dễ dàng đặt trước theo nhu cầu. Điều này giúp tối ưu hóa sử dụng tài sản, tránh lãng phí và đảm bảo rằng các thiết bị sẽ được sử dụng một cách hiệu quả và không bị trùng lặp.

Việc sử dụng phần mềm quản lý tài sản trong môi trường trường học mang lại nhiều lợi ích quan trọng, từ việc kiểm soát dữ liệu tại một nơi cố định, theo dõi chi tiêu và kiểm soát ngân sách, thuận tiện cho việc báo cáo và tối ưu hóa sử dụng tài sản thông qua đặt trước. Điều này giúp trường học nâng cao khả năng quản lý tài sản, tăng cường hiệu suất hoạt động và đáp ứng tốt hơn nhu cầu học tập của học sinh.

Xem thêm: Cẩm nang Chuyển đổi số Ngành Đào tạo & Giáo dục Người trưởng thành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

3. Những tính năng cần có của phần mềm quản lý trường học hiệu quả

Lưu trữ tất cả dữ liệu trên một hệ thống chính xác

Trường học có hàng trăm, hàng nghìn tài sản quan trọng cần được giám sát. Việc theo dõi này thường yêu cầu sử dụng bút và giấy hoặc bảng tính Excel, mất nhiều thời gian và có nguy cơ mất dữ liệu hoặc cháy xảy ra.

Để giải quyết vấn đề này, một giải pháp thay thế là triển khai phần mềm quản lý tài sản trường học. Đây là một phương pháp nhanh chóng và dễ dàng nhằm xây dựng và duy trì một sổ đăng ký tài sản được cập nhật. Mỗi sổ đăng ký tài sản tổng hợp thông tin liên quan đến tài sản cứng và mềm của trường, từ ghế, bàn, chìa khóa, máy tính xách tay cho đến các tài liệu quan trọng. Việc sử dụng phần mềm giúp tránh các vấn đề về hỏa hoạn và mất dữ liệu, cũng như tối ưu hóa quy trình kiểm kê tài sản với độ chính xác và minh bạch cao. Tất cả dữ liệu quản lý tài sản trong trường học được đồng bộ hóa thông qua sổ đăng ký tài sản.

Sổ đăng ký tài sản cho phép lưu trữ mọi loại thông tin liên quan đến tài sản của trường, bao gồm:

• Tình trạng hiện tại của tài sản.

• Vị trí hiện tại và vị trí trước đó của tài sản.

• Giáo viên hoặc lớp học nào đã hoặc đang sử dụng tài sản.

• Lịch sửa chữa và thời gian không khả dụng trong quá trình sửa chữa.

• Số lượng tài sản đang được sử dụng và người chịu trách nhiệm.

Một tính năng khác của việc xây dựng sổ đăng ký tài sản chính xác là khả năng truy cập di động. Phần mềm cho phép truy cập dữ liệu thông qua thiết bị di động, giúp mọi người có thể truy cập từ bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào.

Nhờ triển khai phần mềm quản lý tài sản, các trường học tại Việt Nam có thể tiết kiệm thời gian, tránh mất dữ liệu và nâng cao hiệu quả quản lý tài sản của mình. Qua sổ đăng ký tài sản, thông tin quản lý tài sản trở nên chính xác và minh bạch, đồng thời việc truy cập di động giúp dễ dàng quản lý và truy xuất dữ liệu.

Theo dõi chi tiêu từng phòng khoa so với ngân sách Bộ giáo dục

Việc tuân thủ ngân sách và phân chia nguồn kinh phí trong các trường học, đặc biệt là tại khu học chánh, có thể gặp khó khăn. Điều này đặc biệt trở nên khó khăn khi không có các công cụ theo dõi chi tiêu sẵn có. Tuy nhiên, sử dụng một công cụ quản lý tài sản hiệu quả có thể giúp giải quyết vấn đề này. Cả bạn và trưởng bộ phận sẽ có khả năng theo dõi chi tiêu cho từng khoa, giúp bạn hiểu rõ cách ngân sách của trường đang được sử dụng.

Công cụ này cung cấp các giải pháp chuyên dụng để theo dõi chi phí và ngân sách, bao gồm:

• Xác định chi phí mua và vận hành cho từng tài sản trong trường học. Điều này giúp xác định những tài sản cần được bảo vệ để duy trì giá trị tốt nhất.

• Tái phân bổ tài sản không sử dụng cho các bộ phận khác trong trường. Điều này giúp tiết kiệm chi phí thay thế hoặc mua sắm không cần thiết.

• Đánh giá mức độ hao mòn của các tài sản quan trọng trong khuôn viên trường.

Qua việc sử dụng công cụ quản lý tài sản này, các trường học có thể hiệu quả hóa quá trình theo dõi chi tiêu và ngân sách. Điều này giúp tăng cường việc quản lý tài chính và sử dụng nguồn lực một cách khôn ngoan hơn, từ đó cải thiện hiệu suất và tiết kiệm chi phí.

Chia sẻ báo cáo và dữ liệu giữa các bộ phận và cơ quan có thẩm quyền:

Phần mềm quản lý tài sản trường học cho phép tạo báo cáo và chia sẻ dữ liệu trên toàn bộ hệ thống phân cấp của trường. Điều này bao gồm việc chia sẻ giữa giáo viên, trưởng phòng, quản lý và thậm chí các cơ quan địa phương như quận, huyện.

Báo cáo và dữ liệu của trường cũng có thể được chia sẻ với:

• Các bậc phụ huynh có quyền truy cập vào thời khóa biểu lớp học, bài tập về nhà và điểm số hiện tại của con em.

• Học sinh cần truy cập vào thời khóa biểu lớp học và biết khối lượng công việc hiện tại mà giáo viên đã đề ra.

Hệ thống đặt trước cho lớp học và thiết bị:

Sử dụng phần mềm quản lý tài sản, các trường học có thể áp dụng hệ thống đặt trước cho lớp học và các thiết bị. Điều này giúp tăng cường hiệu suất sử dụng tài sản và tạo ra nguồn thu thêm. Hơn nữa, với phần mềm quản lý tài sản, các trường có thể xây dựng một hệ thống đặt trước chuyên nghiệp và hiệu quả.

Các chức năng của hệ thống đặt trước tài sản bao gồm:

• Xây dựng hệ thống đặt phòng và trả phòng cho các tài sản quan trọng của trường, chẳng hạn như máy tính xách tay và máy chiếu.

• Tạo lịch sử dụng chung giữa nhân viên và các phòng ban để hiển thị thông tin về nội dung và khóa học có sẵn.

• Tạo biểu mẫu đặt phòng duy nhất cho từng loại tài sản và từng bộ phận trong trường.

• Yêu cầu phê duyệt từ quản trị khi nhân viên đăng nhập vào cổng thông tin sử dụng.

Việc triển khai phần mềm quản lý tài sản hiệu quả trong các trường học tại Việt Nam giúp nâng cao khả năng chia sẻ thông tin và tối ưu hóa việc đặt trước lớp học và thiết bị. Điều này đồng nghĩa với việc cải thiện quy trình làm việc của trường học.

Nhờ phần mềm quản lý tài sản trường học các trường sẽ giảm chi tiêu cho việc thay thế tài sản bị mất hoặc bị đánh cắp. Bên cạnh đó có thể theo dõi chính xác chi tiêu cho tất cả các phòng ban, lớp học. 

Hiện nay, đang có nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản lý tài sản trường học. Tuy nhiên, không phải sản phẩm nào cũng đáp ứng được các yêu cầu mà các cơ sở giáo dục mong muốn. Nếu bạn đang quan tâm và muốn tìm hiểu về phần mềm này, hãy liên hệ ngay với IZISOlution để được tư vấn ngay nhé!

Tham khảo phần mềm quản lý tài sản: 

https://izisolution.vn/phan-mem-quan-ly-tai-san-thiet-bi/

Liên hệ chuyên gia phần mềm: https://izisolution.vn/lien-he/