Trước thách thức quản lý số lượng lớn tài sản và thiết bị, việc áp dụng các giải pháp hiệu quả đã trở thành một nhu cầu cấp bách. Phần mềm quản lý tài sản và bảo trì thiết bị ra đời như một công cụ không thể thiếu, mang lại những lợi ích vượt trội cho các doanh nghiệp. Hãy cùng khám phá Lợi ích của ứng dụng phần mềm trong quản lý Tài sản & Bảo trì thiết bị mang lại trong bài viết dưới đây.
 

 

I. Tổng quan về quản lý Tài sản & Bảo trì thiết bị và những thách thức

1. Định nghĩa quản lý Tài sản & Bảo trì thiết bị trong doanh nghiệp

Quản lý tài sản và bảo trì thiết bị trong doanh nghiệp là quá trình tổ chức, điều hành và duy trì hoạt động các tài sản, thiết bị của doanh nghiệp một cách hiệu quả và bền vững. Điều này bao gồm việc xác định, đánh giá, mua sắm, sử dụng, bảo dưỡng và tái sử dụng tài sản và thiết bị để đảm bảo rằng chúng đáp ứng được các mục tiêu kinh doanh và đồng thời tối ưu hóa hiệu suất hoạt động cũng như giảm thiểu rủi ro và chi phí liên quan. Cụ thể:

Quản lý tài sản trong doanh nghiệp là quá trình quản lý và kiểm soát tất cả các tài sản vật chất và phi vật chất của doanh nghiệp từ khi được mua hoặc tạo ra cho đến khi được vận hành, bảo trì và sử dụng một cách hiệu quả và hiệu suất nhất. Điều này bao gồm việc xác định, theo dõi, đánh giá và bảo quản các tài sản để đảm bảo chúng được sử dụng đúng cách, tránh lãng phí và mất mát, và tối ưu hóa giá trị của chúng trong suốt vòng đời của tài sản.

Bảo trì thiết bị là quá trình duy trì, sửa chữa và bảo dưỡng các thiết bị, máy móc, công cụ và cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp để đảm bảo chúng hoạt động ổn định, an toàn và hiệu quả. Điều này bao gồm việc lập kế hoạch cho các hoạt động bảo trì định kỳ, giám sát trạng thái của thiết bị, thực hiện các biện pháp bảo trì phù hợp, và ghi nhận và phân tích dữ liệu về hiệu suất của thiết bị để nâng cao hiệu quả và độ tin cậy của chúng. Bảo trì thiết bị cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu thời gian chết máy, tăng hiệu suất lao động và giảm chi phí sửa chữa không mong muốn.

2. Những thách thức thường gặp trong quản lý Tài sản & Bảo trì thiết bị

Trong quản lý Tài sản & Bảo trì thiết bị, doanh nghiệp thường gặp phải nhiều thách thức dẫn đến nhiều hậu quả như không quản lý được tài sản, thiết bị gây ra thất thoát, sai sót trong vận hành. Dưới đây là một số khó khăn doanh nghiệp thường gặp phải khi quản lý tài sản cũng như bảo trì: 

• Thiếu minh bạch và thất thoát thông tin: Sử dụng các phương pháp thủ công như Zalo, giấy tờ, gọi điện thoại, bảng tính có thể dẫn đến thiếu minh bạch trong quá trình quản lý. Thông tin không được cập nhật đồng bộ, dễ bị thất thoát hoặc mất mát.

• Khó khăn trong báo cáo và giám sát: Việc sử dụng các phương pháp thủ công làm cho quá trình báo cáo và giám sát trở nên phức tạp và mất thời gian. Cấp trên không thể nắm bắt kịp thời tình hình thực tế của tài sản và thiết bị.

• Thiếu tính linh hoạt và tùy chỉnh: Các phần mềm tổng quát như quản lý nhân sự, kế toán, bán hàng thường không đáp ứng đầy đủ nhu cầu chuyên sâu của quản lý Tài sản & Bảo trì. Cần một giải pháp linh hoạt và có thể tùy chỉnh cho từng loại tài sản và thiết bị cụ thể.

• Thiếu tính toàn diện trong quản lý nhiệm vụ bảo trì: Phần mềm quản lý tài sản có thể không cung cấp đầy đủ chức năng để quản lý nhiệm vụ bảo trì cho từng thiết bị, tài sản cụ thể. Điều này có thể dẫn đến việc thiếu thông tin quan trọng về lịch trình bảo trì và trạng thái của thiết bị.

• Rủi ro về bảo mật thông tin: Sử dụng nhiều phương tiện khác nhau để quản lý thông tin tài sản và bảo trì có thể tạo ra rủi ro về bảo mật. Thông tin quan trọng có thể bị rò rỉ hoặc bị truy cập không được ủy quyền.

II. Lợi ích phần mềm quản lý Tài sản & Bảo trì thiết bị 

Phần mềm quản lý Tài sản & Bảo trì thiết bị có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành lên đến 50% so với khi thực hiện thủ công. Đây là lý do tại sao hầu hết các doanh nghiệp sở hữu nhiều thiết bị, máy móc có giá trị lớn, doanh nghiệp có quy trình bảo trì phức tạp chú trọng đầu tư phần mềm quản lý. Sau đây là một số lợi ích của phần mềm quản lý Tài sản & Bảo trì thiết bị:

Nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản:

• Kéo dài tuổi thọ: Phần mềm quản lý Tài sản & Bảo trì thiết bị giúp lập kế hoạch bảo trì dự phòng, ngăn ngừa hư hỏng và kéo dài tuổi thọ tài sản.

• Tối đa hóa công suất hoạt động: Bằng cách lên kế hoạch bảo trì và sửa chữa thiết bị một cách hiệu quả, phần mềm giúp giảm thời gian ngừng hoạt động và tối đa hóa hiệu suất.
   

  

Tiết kiệm chi phí vận hành:

• Giảm chi phí sửa chữa: Bằng việc bảo trì thiết bị dự phòng và ngăn ngừa hư hỏng nặng, phần mềm giúp giảm chi phí sửa chữa.

• Giảm chi phí bảo dưỡng: Giúp lập kế hoạch bảo dưỡng hiệu quả, giảm lãng phí về vật tư và phụ tùng.

• Giảm chi phí vận hành: Bằng cách tối ưu hóa việc sử dụng tài sản, phần mềm giúp giảm thiểu hao mòn và tiêu hao năng lượng.

Hỗ trợ đầu tư, mua sắm hiệu quả:

• Mua đúng tài sản cần thiết: Cung cấp dữ liệu về việc sử dụng tài sản, giúp doanh nghiệp xác định nhu cầu thực tế và mua sắm tài sản phù hợp.

• Mua sắm với giá tốt nhất: Giúp so sánh giá cả từ nhiều nhà cung cấp và tìm kiếm ưu đãi, giúp doanh nghiệp mua sắm với chi phí hợp lý nhất.

Cải thiện an toàn lao động:

• Giảm nguy cơ tai nạn: Phần mềm giúp theo dõi tình trạng thiết bị và phát hiện sớm nguy cơ tiềm ẩn, từ đó thực hiện các biện pháp phòng ngừa tai nạn.

• Tuân thủ quy định an toàn: Bằng cách quản lý hồ sơ bảo trì và sửa chữa, giúp đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định an toàn lao động.

Nâng cao hiệu quả quản lý:

• Tự động hóa các quy trình: Giúp tự động hóa nhiều quy trình quản lý tài sản và bảo trì, giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực.

• Cải thiện khả năng truy cập dữ liệu: Phần mềm cung cấp dữ liệu tập trung về tài sản, bảo trì và sửa chữa, giúp ra quyết định hiệu quả hơn.

• Nâng cao tính minh bạch: Theo dõi và giám sát hiệu suất bảo trì, đảm bảo trách nhiệm giải trình.

Ngoài ra, phần mềm quản lý Tài sản & Bảo trì thiết bị còn mang lại nhiều lợi ích khác như:

• Giảm thiểu lãng phí: Quản lý kho vật tư phụ tùng hiệu quả, giảm thiểu lãng phí và thất thoát.

• Cải thiện dịch vụ khách hàng: Giảm thời gian sửa chữa và bảo trì, nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.

• Bảo vệ môi trường: Tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và giảm thiểu tác động môi trường.

Nhằm mục đích một góc nhìn tổng quan, giải pháp toàn diện về quản lý tài sản và bảo trì thiết bị, chia sẻ những câu chuyện ÁP DỤNG - THAY ĐỔI từ các doanh nghiệp đã áp dụng thành công phần mềm. IZISolution tổ chức webinar “Tối ưu hóa vận hành với Phần mềm Quản lý Tài sản và Bảo trì thiết bị” miễn phí hỗ trợ doanh nghiệp. Thông qua chương trình, bạn tham gia sẽ nhận được nhiều giá trị như: 

• Tháo gỡ nút thắt trong Quản lý Tài sản và Bảo trì thiết bị

• Cập nhật xu hướng và công nghệ mới trong lĩnh vực quản lý Tài sản & Bảo trì 

• Câu chuyện áp dụng thực tế phần mềm vào quản lý Tài sản & Bảo trì thiết bị

• Kết nối và học hỏi cùng cộng đồng Doanh nghiệp tham gia

Chương trình với sự tham gia của nhiều chuyên gia và khách mời am hiểu chuyên sâu về quản lý Tài sản & Bảo trì thiết bị. Hy vọng thông qua những chia sẻ trong khuôn khổ webinar “Tối ưu hóa vận hành với Phần mềm Quản lý Tài sản và Bảo trì thiết bị”  sẽ có thể mang lại những thông tin hữu ích trong bài toán quản lý của doanh nghiệp.

Xem chi tiết chương trình và nhận vé mời miễn phí tại đây: 

https://izisolution.vn/webinar-tai-san/