Ngày 28/8 vừa qua, IZISolution đã vinh dự tham gia buổi đào tạo nội bộ về chuyển đổi số tại Công ty Cổ phần vàng bạc đá quý Bảo Tín Mạnh Hải, đồng thời chính thức khởi động dự án triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp toàn diện ERP.

I. Giới thiệu về Bảo Tín Mạnh Hải

Công ty Cổ phần Vàng Bạc Đá Quý Bảo Tín Mạnh Hải là một trong những thương hiệu vàng bạc đá quý uy tín và tầm cỡ hàng đầu tại Việt Nam, với hơn 32 năm hình thành và phát triển. Được xây dựng trên triết lý kinh doanh đầy nhân văn “Giữ tín nhiệm hơn giữ vàng”, Bảo Tín Mạnh Hải không chỉ là biểu tượng của sự uy tín mà còn là chuẩn mực về chất lượng và đẳng cấp trong ngành chế tác và kinh doanh vàng bạc đá quý.

Tính đến nay, Bảo Tín Mạnh Hải đã phát triển thành hệ thống gồm 11 cửa hàng lớn tại khu vực phía Bắc, cung cấp đa dạng các sản phẩm từ vàng tích trữ, trang sức phong cách Ý, Hàn Quốc, đến kim cương cao cấp. Thương hiệu nổi bật với khả năng dẫn đầu xu thế, sở hữu hàng ngàn mẫu thiết kế tinh xảo, đáp ứng mọi nhu cầu thẩm mỹ từ truyền thống đến hiện đại của khách hàng.

Không chỉ là một doanh nghiệp kinh doanh vàng miếng hợp pháp được Ngân hàng Nhà nước cấp phép, Bảo Tín Mạnh Hải còn mang trong mình sứ mệnh nâng tầm giá trị thương hiệu Việt. Với định hướng phát triển bền vững, doanh nghiệp đặt mục tiêu trở thành thương hiệu vàng bạc đá quý hàng đầu cả nước, đồng thời vươn xa trên thị trường quốc tế, khẳng định vị thế của một thương hiệu Việt Nam đẳng cấp toàn cầu.
 

II. Bảo Tín Mạnh Hải và quyết định chuyển đổi số toàn diện trong bối cảnh bùng nổ công nghệ

2.1. Những khó khăn trong vận hành Bảo Tín Mạnh Hải gặp phải

• Thách thức trong quản lý và vận hành: Với hệ thống 11 cửa hàng lớn, việc quản lý dữ liệu theo cách thủ công khiến thông tin giữa các phòng ban và chi nhánh thiếu đồng bộ, dễ xảy ra sai sót. Điều này không chỉ làm giảm hiệu quả hoạt động mà còn tiêu tốn nhiều thời gian và nguồn lực, gây áp lực lớn lên đội ngũ nhân sự trong việc xử lý công việc hàng ngày.

• Chưa tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng: Khách hàng ngày càng kỳ vọng vào sự nhanh chóng, chính xác và cá nhân hóa trong dịch vụ. Tuy nhiên, quy trình xử lý đơn hàng chưa được tự động hóa, cùng với việc thiếu công cụ phân tích dữ liệu khách hàng khiến doanh nghiệp chưa thể mang lại trải nghiệm mua sắm tối ưu, phù hợp với từng khách hàng.

• Yêu cầu về minh bạch và chính xác: Là doanh nghiệp hoạt động trong ngành vàng bạc đá quý, sự minh bạch và chính xác là yếu tố sống còn. Tuy nhiên, việc quản lý tài chính, tồn kho và dữ liệu khách hàng hiện tại chưa được tối ưu hóa, dẫn đến khó khăn trong việc đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế và đảm bảo sự tin cậy tuyệt đối với khách hàng.

2.2. Định hướng chuyển đổi số của Bảo Tín Mạnh Hải

Ông Vũ Hồng Sơn - Chủ tịch Hội đồng Quản trị của Bảo Tín Mạnh Hải nhấn mạnh trong bài chia sẻ rằng tầm nhìn của doanh nghiệp là trở thành một trong những đơn vị dẫn đầu trong ngành, không chỉ về chất lượng sản phẩm mà còn về sự chuyên nghiệp trong quản trị và vận hành. Ông khẳng định rằng, trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh và công nghệ ngày càng phát triển, chuyển đổi số không còn là lựa chọn mà là yếu tố sống còn để doanh nghiệp bứt phá và phát triển bền vững. Việc triển khai hệ thống ERP chính là bước đi chiến lược, thể hiện cam kết mạnh mẽ của Bảo Tín Mạnh Hải trong việc đổi mới, tối ưu hóa quy trình và nâng cao năng lực cạnh tranh, hướng đến mục tiêu xây dựng một doanh nghiệp hiện đại, minh bạch và hiệu quả.

Nhận thức rõ những thách thức trong hoạt động quản lý và vận hành, cũng như áp lực cạnh tranh ngày càng lớn, Bảo Tín Mạnh Hải xác định chuyển đổi số là chiến lược trọng tâm để nâng cao hiệu quả hoạt động, cải thiện trải nghiệm khách hàng và khẳng định vị thế dẫn đầu trong ngành vàng bạc đá quý, với những mục tiêu cụ thể:

• Xây dựng hệ thống quản trị hiện đại: Triển khai hệ thống ERP để đồng bộ hóa dữ liệu từ các phòng ban và chi nhánh, tối ưu hóa quản lý tài chính, tồn kho và thông tin khách hàng, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong hoạt động.

• Ứng dụng công nghệ chăm sóc khách hàng: Xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng tập trung, sử dụng công cụ phân tích để hiểu rõ nhu cầu và cá nhân hóa dịch vụ, mang lại trải nghiệm mua sắm chuyên nghiệp và phù hợp hơn.

• Tự động hóa quy trình vận hành: Áp dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình xử lý đơn hàng, thanh toán và giao nhận, giúp giảm thời gian xử lý, tăng độ chính xác và nâng cao hiệu quả vận hành.

• Đầu tư đào tạo nhân sự: Tổ chức các chương trình đào tạo chuyên sâu để nâng cao kỹ năng công nghệ cho đội ngũ nhân sự, giúp họ thích nghi với hệ thống mới và tăng hiệu quả làm việc.

III. ERPViet - Giải pháp chuyển đổi số doanh nghiệp đồng hành cùng Bảo Tín Mạnh Hải

3.1. Một số điểm nổi bật của phần mềm ERPViet

ERPViet là giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp toàn diện, tích hợp các tính năng mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành, nâng cao hiệu quả quản lý và gia tăng lợi nhuận. Với khả năng tùy chỉnh linh hoạt, ERPViet đáp ứng mọi nhu cầu đặc thù của từng ngành nghề, từ thương mại, sản xuất đến dịch vụ.

• Hệ thống quản lý bán hàng của ERPViet không chỉ giúp doanh nghiệp lập kế hoạch kinh doanh chi tiết mà còn tối ưu hóa toàn bộ quy trình, từ thiết lập bảng giá, chính sách khuyến mại đến việc tạo mẫu báo giá chuyên nghiệp. Điểm đặc biệt là khách hàng có thể tự quản lý đơn hàng thông qua cổng thông tin trực tuyến, mang lại sự tiện lợi và tăng cường kết nối giữa doanh nghiệp với khách hàng.

• Trong lĩnh vực mua hàng, ERPViet tự động hóa toàn bộ quy trình, từ việc quản lý nhà cung cấp đến theo dõi đơn hàng. Nhờ tích hợp các công nghệ hiện đại như PDA và barcode scanner, doanh nghiệp có thể nhập hàng nhanh chóng và chính xác. Hệ thống còn hỗ trợ dự báo tồn kho tương lai, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định mua sắm phù hợp để tối ưu chi phí.

• Quản lý kho vận: Hệ thống cung cấp thông tin chi tiết về tồn kho theo thời gian thực, bao gồm giá trị, số lượng và tuổi tồn kho. Tính năng phân tích dữ liệu tồn kho giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá và đưa ra các chiến lược lưu trữ, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa không gian kho.

• ERPViet còn tích hợp phân hệ chăm sóc khách hàng (CRM) hiện đại, giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng một cách chi tiết, từ lịch sử mua hàng, công nợ đến quá trình tương tác. Hệ thống CRM còn hỗ trợ thiết lập lịch hẹn, phân chia công việc và đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh, đảm bảo khách hàng luôn nhận được dịch vụ tốt nhất.

3.2. Dự án triển khai ERPViet cho Bảo Tín Mạnh Hải

Dự án triển khai hệ thống ERP tại Bảo Tín Mạnh Hải là một bước đột phá trong chiến lược chuyển đổi số của doanh nghiệp, nhằm hiện đại hóa toàn bộ quy trình quản trị và vận hành. Với mục tiêu xây dựng một nền tảng quản trị đồng bộ, IZISolution mang đến dự án không chỉ tạo sự tối ưu hóa trong hoạt động nội bộ mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

a. Mục tiêu triển khai

Dự án hướng tới việc giải quyết các thách thức trong quản lý đa lĩnh vực của Bảo Tín Mạnh Hải, bao gồm tài chính, bán hàng, kho vận, sản xuất và chăm sóc khách hàng. Thông qua hệ thống ERP, doanh nghiệp kỳ vọng đạt được:

• Đồng bộ hóa dữ liệu và xây dựng hệ thống quản trị tập trung: Tích hợp tất cả thông tin từ các phòng ban vào một hệ thống duy nhất, giúp tăng độ chính xác và minh bạch.

• Chuẩn hóa toàn bộ quy trình vận hành: Giảm thiểu các công việc thủ công, tối ưu hóa thời gian xử lý và nâng cao hiệu suất làm việc; Đảm bảo hoạt động bán hàng đa kênh: bán buôn, bán lẻ, online, thương mại điện tử.

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng và quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) một cách bài bản.

• Tăng cường hiệu quả quản lý và hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng: Hỗ trợ phân tích dữ liệu theo thời gian thực, giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược hiệu quả.

b. Phạm vi triển khai

Hệ thống ERP tại Bảo Tín Mạnh Hải được triển khai nhằm tối ưu hóa toàn bộ quy trình quản trị và vận hành, bao phủ các lĩnh vực cốt lõi của doanh nghiệp. Các phân hệ chính trong phạm vi triển khai bao gồm:

• Quản lý thu mua và chuỗi cung ứng

Hệ thống ERP hỗ trợ tự động hóa toàn bộ quy trình thu mua, từ việc quản lý nhà cung cấp, lập kế hoạch mua hàng đến theo dõi đơn hàng và nhập kho. Chuỗi cung ứng được kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo hàng hóa được cung cấp đúng thời gian, đúng số lượng với chi phí tối ưu. Hệ thống còn tích hợp các công cụ phân tích dữ liệu để dự báo nhu cầu, giúp doanh nghiệp chủ động trong việc tái cung ứng và giảm thiểu rủi ro thiếu hụt.

• Quản lý bán hàng đa kênh

Phân hệ bán hàng của ERP cho phép doanh nghiệp quản lý hiệu quả các kênh bán hàng, từ trực tiếp, trực tuyến đến các kênh phân phối. Hệ thống tích hợp CRM giúp theo dõi thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch và xây dựng các chương trình khuyến mại phù hợp. Quy trình bán hàng được tối ưu hóa từ việc tạo báo giá, xử lý đơn hàng đến thực hiện hợp đồng, đảm bảo sự đồng bộ giữa các kênh và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

• Kiểm soát tồn kho

Hệ thống ERP cung cấp giải pháp quản lý tồn kho toàn diện, giúp doanh nghiệp kiểm soát số lượng, giá trị và thời gian lưu trữ của hàng hóa. Các thông tin tồn kho được cập nhật theo thời gian thực, hỗ trợ lập kế hoạch lưu trữ và giảm thiểu chi phí tồn kho. Ngoài ra, hệ thống còn tích hợp các công cụ kiểm soát chất lượng, đảm bảo hàng hóa luôn đạt tiêu chuẩn trước khi xuất kho hoặc đưa vào sản xuất.

• Quản lý tài chính kế toán

Phân hệ tài chính kế toán giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền, công nợ và ngân sách một cách hiệu quả. Hệ thống hỗ trợ lập báo cáo tài chính tự động, cung cấp dữ liệu chính xác và minh bạch để ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược. Ngoài ra, ERP còn tích hợp các công cụ theo dõi chi phí và lợi nhuận, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn hiệu quả kinh doanh và tối ưu hóa nguồn lực tài chính.

Phạm vi triển khai trên không chỉ đảm bảo sự đồng bộ và tự động hóa trong từng lĩnh vực mà còn tạo nền tảng vững chắc để Bảo Tín Mạnh Hải nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững trong tương lai.

Tổng Giám đốc Bảo Tín Mạnh Hải, bà Dương Minh Tâm, trong bài phát biểu đã chia sẻ sâu sắc về định hướng chuyển đổi số của doanh nghiệp, nhấn mạnh rằng đây chính là chìa khóa để nâng cao hiệu quả quản trị và khả năng thích ứng trong thời đại công nghệ số. Bà cho biết, việc triển khai hệ thống ERP là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp đồng bộ hóa dữ liệu, tối ưu hóa các quy trình vận hành và tăng cường khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác. Bà bày tỏ sự tin tưởng vào IZISolution – đối tác giàu kinh nghiệm, đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa quy trình và xây dựng nền tảng số hóa toàn diện, khẳng định đây là nền móng quan trọng để Bảo Tín Mạnh Hải phát triển bền vững và vươn xa hơn trong tương lai.

c. Đội ngũ và quy trình triển khai

Dự án triển khai hệ thống ERP tại Bảo Tín Mạnh Hải được thực hiện bởi đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm.

Quy trình triển khai hệ thống ERP tại Bảo Tín Mạnh Hải được thực hiện theo các bước khoa học và chặt chẽ, đảm bảo sự thành công của dự án. Cụ thể:

• Khảo sát và phân tích yêu cầu: Thực hiện khảo sát về quy trình vận hành hiện tại của doanh nghiệp, xác định các vấn đề cần cải thiện và nhu cầu cụ thể của từng phòng ban; phân tích và đánh giá các yêu cầu nghiệp vụ để thiết kế giải pháp ERP phù hợp với đặc thù hoạt động của Bảo Tín Mạnh Hải.

• Thiết kế giải pháp: Dựa trên kết quả khảo sát, đội ngũ tư vấn xây dựng giải pháp ERP tùy chỉnh, bao gồm cấu trúc hệ thống, phân hệ chức năng và các báo cáo cần thiết; đề xuất lộ trình triển khai và kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn của dự án.

• Cài đặt và tích hợp hệ thống: Tiến hành cài đặt phần mềm ERP, cấu hình các phân hệ và tích hợp hệ thống với các công cụ hoặc phần mềm hiện có của doanh nghiệp (nếu cần); nhập liệu ban đầu và kiểm tra tính tương thích giữa các phân hệ để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định.

• Kiểm thử hệ thống: Thực hiện kiểm thử hệ thống trên môi trường giả lập để đánh giá hiệu quả hoạt động và phát hiện các lỗi tiềm ẩn; tối ưu hóa hệ thống dựa trên kết quả kiểm thử, đảm bảo hệ thống đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ.

• Đào tạo và chuyển giao: Đội ngũ đào tạo hướng dẫn nhân viên sử dụng hệ thống, từ thao tác cơ bản đến các chức năng nâng cao; chuyển giao hệ thống cho doanh nghiệp, đồng thời cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng chi tiết.

• Vận hành và hỗ trợ: Hệ thống ERP chính thức đi vào vận hành, đội ngũ triển khai tiếp tục theo dõi và hỗ trợ kỹ thuật để giải quyết các vấn đề phát sinh; cung cấp dịch vụ bảo trì và nâng cấp hệ thống định kỳ, đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và đáp ứng các nhu cầu phát triển trong tương lai.

Hệ thống ERP không chỉ là một công cụ hỗ trợ quản lý mà còn là điểm khởi đầu quan trọng trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Việc triển khai ERP giúp Bảo Tín Mạnh Hải tối ưu hóa quy trình, đồng bộ hóa thông tin và nâng cao hiệu quả vận hành, tạo nền tảng vững chắc để thích nghi với sự thay đổi của thị trường và phát triển bền vững trong tương lai. Đây chính là bước đi chiến lược để doanh nghiệp tiến gần hơn đến mục tiêu số hóa toàn diện và nâng cao năng lực cạnh tranh. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và cùng bạn bắt đầu hành trình chuyển đổi số thành công!