Hệ thống báo cáo quản trị thông minh - Công cụ tạo nên những quyết định “đắt giá”

Cùng với những biến động khó lường của thị trường, doanh nghiệp ngày càng yêu cầu cao hơn đối với báo cáo quản trị. Các giải pháp phân tích dữ liệu truyền thống không còn hiệu quả, thay vào đó, doanh nghiệp cần một hệ thống cung cấp bức tranh tổng quan về tình hình hoạt động của tổ chức cũng như dự báo trước tương lai. Đây là lúc hệ thống BI - Hệ thống báo cáo quản trị thông minh - thể hiện được giá trị của mình giúp doanh nghiệp gia tăng lợi thế cạnh tranh so với đối thủ. 

Hệ thống BI là gì?

Báo cáo quản trị thông minh (Business Intelligence) là một tập hợp các công cụ và kỹ thuật giúp chuyển dữ liệu thô thành những thông tin có ý nghĩa đối với doanh nghiệp.  

 

BI hoạt động dựa trên nền tảng công nghệ (BI Technology) cho phép thu thập, phân tích tất cả dữ liệu của các bộ phận trong tổ chức, mang đến cái nhìn trực quan về dữ liệu thông qua dạng dashboards (bảng báo cáo), hình ảnh visual, biểu đồ,... giúp người dùng xem dữ liệu một cách dễ dàng ở mọi lúc mọi nơi. 

Hệ thống BI bao gồm 3 thành phần chính gồm:

• Data Warehouse (Kho dữ liệu): Chứa dữ liệu tổng hợp của doanh nghiệp.
• Data Mining (Khai thác dữ liệu): Các kỹ thuật dùng để khai thác dữ liệu như phân loại (Classification), phân nhóm (Clustering), kết hợp (Association Rule), dự đoán (Prediction),...
• Business Analyst (Phân tích kinh Doanh): Quyết định chiến lược đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Hệ thống BI là gì? Sự khác biệt giữa Business Intelligence và Business Analytics

Vai trò của hệ thống báo cáo quản trị thông minh trong sự tăng trưởng của tổ chức

Hệ thống báo cáo quản trị thông minh mang đến một nền tảng quản trị dữ liệu hiệu quả cho doanh nghiệp. Công nghệ BI cho phép phần mềm truy cập và thu thập tất cả các dữ liệu trong toàn bộ tổ chức. Các tổ chức có khối lượng dữ liệu lớn và phân tán ở nhiều vị trí khác nhau như Marketing, Sale, Sản xuất, Chăm sóc khách hàng,... khiến người sử dụng rất khó khăn trong việc truy cập các dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Đôi khi họ còn phải chờ đợi sự phản hồi của bộ phận CNTT. Hệ thống BI sẽ giúp người dùng dễ dàng truy cập các báo cáo, tiết kiệm thời gian. 

Độ trễ về thời gian khiến hiệu quả của các quyết định bị giảm sút, tổ chức sẽ không phản ứng kịp với sự thay đổi của môi trường. Những rào cản về khả năng tiếp cận dữ liệu và độ trễ của các quyết định có thể được khắc phục hoàn toàn nhờ các giải pháp báo cáo Business Intelligence. Nhờ hoạt động trên nền tảng kết nối Internet, hệ thống báo cáo quản trị BI cho phép người dùng truy cập vào hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung nhanh chóng để trích xuất các dữ liệu theo yêu cầu. 
 

Sử dụng hệ thống BI phân tích dữ liệu giúp tổ chức giảm bớt những khâu vận hành kém hiệu quả, chủ động ứng phó với những biến động bất thường. Giải pháp BI giúp phân tích, so sánh các dữ liệu, chuyển dữ liệu thành các “con số biết nói”. Phương pháp phân tích trực quan giúp nhà quản lý theo dõi sự biến động của tập dữ liệu một cách dễ dàng qua bảng báo cáo (dashboard), biểu đồ, hình ảnh sinh động. Những khâu vận hành kém hiệu quả được phát hiện, những biến số bất thường được theo dõi một cách liên tục. Nhờ vậy, tổ chức sẽ đưa ra những quyết định chính xác, nâng cao năng suất làm việc và tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững. 

>> Xem thêm: 5 Case Study về triển khai hệ thống báo cáo quản trị thông minh thành công

Làm thỏa mãn khách hàng chính là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp gia tăng lợi thế cạnh tranh so với đối thủ. Nhờ có sự hỗ trợ của công cụ phân tích kinh doanh BI, tổ chức sẽ khai thác hiệu quả dữ liệu của khách hàng, nắm được thông tin cá nhân, thói quen, sở thích, hành vi mua hàng,... Doanh nghiệp sẽ hạn chế được các cuộc gọi đại trà giới thiệu sản phẩm, tối ưu được những quảng cáo đến “đúng người đúng thời điểm”, tư vấn các dòng sản phẩm phù hợp dựa vào thói quen mua hàng,... Điều này không những giúp doanh nghiệp giảm thiểu các chi phí trong hoạt động kinh doanh mà còn mang đến những trải nghiệm mua sắm tuyệt vời, gia tăng được khả năng giữ chân khách hàng. 

Hệ thống báo cáo thông minh BI là công cụ hỗ trợ tổ chức đưa ra những quyết định chính xác trong tương lai. Dựa vào hệ thống cơ sở dữ liệu được thu thập từ các phòng ban hoặc có thể khai thác từ hệ thống ERP, BI có thể dự đoán được những xu hướng vận động của môi trường thông qua dữ liệu. Hệ thống cho phép công ty mở rộng cơ sở dữ liệu, cung cấp những dự báo về tình hình biến động và các khả năng có thể xảy ra trong tương lai đối với doanh nghiệp. 

Xu hướng sử dụng hệ thống báo cáo quản trị thông minh

Với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin, xu hướng sử dụng hệ thống báo cáo quản trị thông minh BI cũng có những thay đổi rõ ràng theo thời gian. Cùng tìm hiểu 3 xu hướng công nghệ BI quan trọng nhất năm 2021 dưới đây:

Quản trị dữ liệu

Công nghệ quản trị dữ liệu (Data Governance) là một nền tảng vững chắc cho phép quản lý toàn bộ dữ liệu trong toàn bộ tổ chức. Công nghệ này cho phép doanh nghiệp khai thác sức mạnh của các nền tảng kỹ thuật số để đưa ra các quyết định chính xác, hoàn chỉnh. Bên cạnh đó, công nghệ quản trị dữ liệu là cơ sở để mang đến cái nhìn tổng quát về toàn bộ hệ thống, cho phép tổ chức cải tiến mô hình vận hành tinh gọn, hiệu quả.

Bảo mật dữ liệu

Dữ liệu là một tài sản vô cùng quý giá của doanh nghiệp cần được bảo vệ. Ta có thể thấy những sự cố rò rỉ dữ liệu như Facebook, Google gây ảnh hưởng lớn đến mức nào. Điều này không chỉ làm cho người sử dụng dè dặt hơn trong việc chia sẻ những dữ liệu cá nhân mà còn làm tổ chức rơi xuống “đáy vực thẳm”. Trong môi trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, bảo mật dữ liệu được coi là nhiệm vụ tối quan trọng của tổ chức. 

Self-service BI

Phân tích nghiên cứu Big Data vốn là một quy trình phức tạp và chỉ dành cho các chuyên gia. Với công nghệ Self-service BI (SSBI), cách tiếp cận dữ liệu đã có những sự chuyển biến tích cực. SSBI cho phép tất cả người dùng có thể truy cập và sử dụng dữ liệu một cách hiệu quả. Điều này giảm nhẹ áp lực đặt lên bộ phận công nghệ, bởi vì mọi nhân viên đều có thể trích xuất dữ liệu để lập các báo cáo ad-hoc mà không cần phải chờ đợi sự phản hồi từ bộ phận IT. Những bước tiến về công nghệ phân tích dữ liệu Self-service BI giúp nó luôn nằm trong wishlist của các doanh nghiệp hiện nay. 

>> Xem thêm: 101 Tính năng của hệ thống báo cáo quản trị BI - Giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh

Bí kíp triển khai hệ thống BI thành công trong doanh nghiệp

Bất kỳ sự thay đổi nào cũng tạo ra sự xáo trộn trong tổ chức. Để ứng dụng giải pháp công nghệ mới trước tiên người lãnh đạo cần phải có một tầm nhìn rộng và quyết đoán trong việc ra quyết định. Ngoài ra, người lãnh đạo cùng cần phải hướng toàn bộ mục tiêu của nhân viên cùng theo tầm nhìn của mình. Đôi khi nhiều nhân sự cũ không thích những nền tảng mới vì họ ngại phải thay đổi các thói quen hoặc ngại học hỏi. Điều này là một cản trở mà doanh nghiệp cần phải khắc phục trước khi triển khai hệ thống Business Intelligence hay bất kỳ một hệ thống công nghệ nào khác. 
 

Chất lượng và sự phù hợp cũng là yếu tố quan trọng quyết định đến việc triển khai thành công các nền tảng công nghệ. Doanh nghiệp cần lựa chọn cho mình một công ty tư vấn triển khai BI có kinh nghiệm để cùng đồng hành trong toàn bộ quá trình triển khai dự án. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần khảo sát cơ sở hạ tầng, các vướng mắc của nhân viên, những vấn đề bất cập trong hoạt động của tổ chức,... để xây dựng một lộ trình triển khai BI hiệu quả. 

Là một đơn vị tư vấn, triển khai chuyển đổi số doanh nghiệp uy tín, IZISolution tự hào là nhà cung cấp các giải pháp Phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP), Smart Factory, Business Intelligence (BI), MES. Với nền tảng công nghệ tiên tiến, kinh nghiệm thực chiến phong phú, sự tận tình đối với khách hàng, chúng tôi chắc chắn sẽ mang đến các nền tảng báo cáo quản trị thông minh hiệu quả cho doanh nghiệp. 

>>> Xem thêm: 8 điểm khác biệt giữa hai hệ thống BI: Tableau và Power BI

Hệ thống báo cáo quản trị thông minh Business Intelligence là một giải pháp hiệu quả giúp tổ chức đạt được những lợi thế trong kinh doanh. Để đạt hiệu quả trong việc ứng dụng các giải pháp báo cáo kinh doanh thông minh, hãy liên hệ ngày với IZISolution để được các chuyên gia tư vấn triển khai hệ thống BI hỗ trợ bạn.