Chuyển đổi số đang thay đổi quản lý dự án như thế nào?

Trong một cuộc khảo sát gần đây, 63% doanh nghiệp đã và đang đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số để đáp ứng với nhu cầu thị trường biến động hiện nay. Tuy nhiên, ở mỗi giai đoạn trong quá trình chuyển đổi thì cách thức tổ chức quản lý các dự án sẽ không giống nhau. Chúng ta cùng xem chuyển đổi số doanh nghiệp đã mang đến những thay đổi nào trong hoạt động quản lý dự án và tổ chức cần chuẩn bị gì cho những thay đổi đó?

Những tác động của chuyển đổi số đến lĩnh vực quản lý dự án

Khi doanh nghiệp đầu tư vào các giải pháp công nghệ chuyển đổi số, chúng sẽ ảnh hưởng đến hoạt động vận hành của doanh nghiệp. Trong lĩnh vực quản lý dự án, chuyển đổi số tác động đến một số khía cạnh như:

1. Ứng dụng công nghệ thông minh

Trong hoạt động vận hành dự án, để theo kịp các đối thủ cạnh tranh, doanh nghiệp có xu hướng quá chú trọng chạy theo các giải pháp công nghệ mới nhất. Tuy nhiên, quyết định dừng lại ở mức chỉ đơn giản là lấp đầy thương số công nghệ của doanh nghiệp có thể khiến ngân sách của tổ chức suy giảm. 

Hơn nữa, sử dụng hệ thống quản trị chuỗi cung ứng không phù hợp có thể làm cho doanh nghiệp khó thích ứng, ảnh hưởng đến năng suất vận hành và trải nghiệm người dùng.

Ngày nay, công nghệ AI được ứng dụng trong các giải pháp phần mềm quản lý dự án. Công cụ này có thể giúp đơn giản hóa các các quy trình quản lý với những lợi ích vượt trội như:

• Quản lý thông tin hiệu quả hơn
• Giảm thiểu rủi ro
• Sắp xếp và ưu tiên từng nhiệm vụ
• Lên kế hoạch tổng thể

Khi bạn so sánh việc tích hợp các ứng dụng công nghệ, điều quan trọng là phải thực hiện nghiên cứu và chỉ chọn các công cụ kỹ thuật số sẽ mang lại lợi ích nhiều nhất cho tổ chức. Tự động hóa là một đặt cược vững chắc, vì nó có thể giúp các thành viên luôn làm đúng nhiệm vụ và tạo điều kiện cho việc kiểm soát và báo cáo tốt hơn. 

>>> Xem thêm: Chuyển đổi số tác động đến quản trị chuỗi cung ứng như thế nào?

2. Giao tiếp nhóm dễ dàng hơn

Đặc thù thực hiện dự án của mỗi ngành đều có sự khác biệt. Tuy nhiên, khả năng trao đổi luôn là điều quyết định đến chất lượng làm việc của nhóm dự án. Ngày nay, các cuộc họp trực tiếp và liên lạc bằng e-mail có thể không hiệu quả trong việc trao đổi thông tin.

Đây là lúc các công cụ kỹ thuật số tạo ra sự khác biệt trong cách thức triển khai hoạt động dự án. Nền tảng phần mềm ERP cho phép các nhân viên có thể trao đổi trực tuyến, chia sẻ hình ảnh, âm thanh mọi lúc, mọi nơi. 

Với nền tảng công nghệ chuyển đổi số thông minh, các bên liên quan của dự án có thể giao tiếp và cộng tác trên tất cả các khía cạnh của công việc nhất định bao gồm:

• Tổ chức và quản lý tổng thể dự án 
• Giao nhiệm vụ
• Phê duyệt nguồn lực của dự án

Bên cạnh đó, nhờ mạng lưới giao tiếp nội bộ, các thành viên trong nhóm dự án còn có thể liên kết với các phòng ban khác nhằm giải quyết hiệu quả những hạng mục công việc. 

3. Quy trình làm việc tập trung vào kết quả hơn

Các nhà quản lý dự án thường dành phần lớn thời gian để xử lý các nhiệm vụ, tuy nhiên thường bỏ qua một yếu tố quan trọng khác đó chính là kết quả của dự án. Với quy trình làm việc tự động và điều phối nhiệm vụ dễ dàng hơn, họ có thể chuyển trọng tâm của mình hướng đến kết quả công việc.

Trong tương lai của chuyển đổi số doanh nghiệp, các nhà quản lý dự án có thể đóng vai trò tích cực hơn trong việc đảm bảo mỗi dự án đều phù hợp với các mục tiêu chiến lược của tổ chức. 

Chỉ một vài cú nhấp chuột, họ có thể dễ dàng đặt mục tiêu, theo dõi các sản phẩm, theo dõi quá trình phân phối và quản lý hoạt động tương tác trong nhóm. Điều này có nghĩa là các nhóm dự án có thể tập trung nhiều hơn vào kết quả thay vì phân bổ nhiều thời gian cho các nhiệm vụ hàng ngày.

>>> Xem thêm: Đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển đổi số tại Hà Nội

4. Nhấn mạnh hơn vào quản lý thay đổi

Với nhiều công cụ hiện đại, các nhóm dự án cần luôn duy trì sự nhanh nhẹn và linh hoạt để sử dụng công nghệ nhằm xây dựng các quy trình thực hiện theo yêu cầu. 
 

Sự chủ động học hỏi là điều cần thiết để cập nhật những xu hướng công nghệ mới. Điều này không những rút ngắn thời gian thực hiện mà còn giúp các dự án đạt được tỷ lệ hoàn thiện cao. 

Tuy nhiên, có một vài thành viên có thể hơi do dự trước những thay đổi trong quy trình vận hành dự án. Để giảm thiểu khả năng chống lại những sự thay đổi đó, tổ chức cần thực hiện chuyển đổi đồng bộ và có phương án lường trước những thay đổi có thể xảy ra khi thực hiện chuyển đổi số quản lý dự án. 

5. Phân tích dự án chi tiết hơn

Việc đánh giá dự án theo phương pháp thủ công đôi khi ảnh hưởng đến kết quả và thiếu toàn diện. Các phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP, phần mềm quản trị dự án cung cấp cho bạn cái nhìn chi tiết hơn về mọi khía cạnh của dự án. Do đó, người dùng có thể đưa ra các quyết định và dự báo sáng suốt hơn. 

Nhờ chức năng báo cáo chi tiết và quy trình làm việc được tự động hóa, doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định các vấn đề và xu hướng phát triển của dự án, đồng thời có giải pháp để cải thiện kết quả của dự án.

Ngày nay, hầu hết mọi khía cạnh của các dự án có thể được định lượng bằng cách sử dụng báo cáo phân tích thông minh. Ngoài việc dự đoán kết quả, người quản lý có thể sử dụng các báo cáo chi phí và nhân công theo thời gian thực để luôn đi đúng hướng và có ngân sách cho các công việc đang thực hiện. 

6. Nâng cao khả năng làm việc nhóm từ xa

Khi việc vận hành doanh nghiệp bị xáo động do chính xách giãn cách do đại dịch covid gây nên. Tổ chức đã chuyển trọng tâm sang xu hướng làm việc từ xa. Sự thay đổi này có thể thực hiện được vì các nền tảng kỹ thuật số đã trở nên hiện đại và thực tế hơn với các hoạt động của doanh nghiệp. 

Đối với các nhà lãnh đạo mới triển khai chuyển đổi số trong quản lý dự án. Điều này có nghĩa là họ phải giải quyết những thách thức mới, chẳng hạn như sự khác biệt về múi giờ và sự hòa nhập của nhân viên. Tuy nhiên, sự trao đổi liền mạch sẽ mang đến những hiệu quả vượt trội. 

Chuyển đổi số quản lý dự án ở hiện tại và trong tương lai  

Mặc dù chuyển đổi số doanh nghiệp hóa từ lâu đã trở thành nhiệm vụ ưu tiên của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp tập trung cho sự phát triển trong tương lai, nhưng gần đây nó đang trở thành ưu tiên nhiều hơn đối với các nhà quản lý dự án.

Là đơn vị tư vấn giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp uy tín tại Việt Nam. Công ty TNHH IZISolution luôn đồng hành cũng doanh nghiệp để mang đến những phương án chuyển đổi tốt nhất giúp tổ chức đạt được lợi thế trên con đường số hóa.

Liên hệ Công ty chuyển đổi số IZISolution:

• Hotline: 0964.578.234
• Website: https://izisolution.vn/ 
• Fanpage: https://www.facebook.com/izisolution/