Quản lý tài sản luôn là vấn đề nan giải trong nhiều doanh nghiệp. Đặc biệt là những doanh nghiệp lớn hoặc có nhiều tài sản thiết bị máy móc. Phần mềm quản lý tài sản ra đời như một giải pháp hoàn hảo giúp nhà điều hành quản lý tài sản. Trong bài viết dưới đây, cùng IZISolution tìm hiểu chi tiết cách quản lý tài sản công ty để tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh nhé!
 

Mục lục: 

I. Quy trình quản lý tài sản thông thường của các doanh nghiệp

Bước 1: Lên kế hoạch quản lý mua sắm

Bước 2: Cập nhật, nhập mới tài sản doanh nghiệp

Bước 3: Xuất sử dụng tài sản

Bước 4: Thu hồi, sửa chữa tài sản

Bước 5: Thanh lý tài sản

Bước 6: Kiểm kê tài sản

II. Áp dụng công nghệ số để quản lý tài sản công ty

1. Ưu điểm của việc áp dụng hệ thống quản lý tài sản vào doanh nghiệp

2. Quản lý tài sản hiệu quả với phần mềm quản lý iCMMS

I. Quy trình quản lý tài sản thông thường của các doanh nghiệp

Bước 1: Lên kế hoạch quản lý mua sắm

Việc lên kế hoạch đóng vai trò quan trọng nhất trong quản lý tài sản của một doanh nghiệp. Bước này giúp doanh nghiệp xem xét và lựa chọn những tài sản phù hợp và cần thiết nhất. Đồng thời, nó cũng giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về số lượng tài sản dự kiến cần bổ sung, tránh việc lãng phí mua sắm những tài sản không cần thiết.

Trong quá trình lập kế hoạch, việc xác định số lượng tài sản hiện có là một nhiệm vụ không dễ dàng. Sử dụng một hệ thống phần mềm quản lý tài sản có thể giúp doanh nghiệp biết chính xác tài sản nào đang thiếu hụt và cần được bổ sung. Từ đó, doanh nghiệp có thể tạo ra kế hoạch chi tiết và phân bổ nguồn lực tài chính để mua sắm tài sản một cách hợp lý.

Ví dụ, phòng kinh doanh có nhu cầu mua một lô máy tính mới để thay thế. Đại diện của phòng kinh doanh chỉ cần nhập thông tin liên quan đến tài sản, bao gồm mã tài sản, số lượng và giá trị đơn vị, vào mục kế hoạch mua sắm trên phần mềm. Sau đó, các bộ phận có quyền hạn tương ứng có thể xem xét và lên kế hoạch để trình duyệt. Cấp lãnh đạo có thể truy cập vào hệ thống để theo dõi và phê duyệt nhanh chóng.

Bước 2: Cập nhật, nhập mới tài sản doanh nghiệp

Sau khi hoàn thành quá trình mua sắm, doanh nghiệp cần cập nhật ngay số lượng tài sản để quản lý, theo dõi và sử dụng kịp thời. Việc cập nhật bằng tay trên Excel có thể mất thời gian, dễ gây sai sót và có nguy cơ mất file.

Sử dụng phần mềm quản lý tài sản là một cách quản lý tài sản công ty tối ưu. Giao diện đơn giản và dễ sử dụng của phần mềm giúp giảm thiểu sai sót khi nhập thông tin tài sản và vẫn đảm bảo đầy đủ thông tin.

Ngoài việc chỉ cần nhập thông tin một lần cho mỗi tài sản, phần mềm còn giúp đồng bộ và thống nhất dữ liệu tài sản, tránh tình trạng lẫn lộn thông tin giữa các phòng ban.

Xem thêm: Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị là gì? Những điều doanh nghiệp cần nắm rõ

Bước 3: Xuất sử dụng tài sản

Đối với các loại tài sản như công cụ lao động và tài sản cố định, doanh nghiệp cần xuất tài sản để bắt đầu sử dụng và vận hành. Thực hiện chi tiết và đầy đủ bước này sẽ mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp, đặc biệt là việc thu hồi hoặc thanh lý tài sản sau này sẽ đơn giản hơn nhiều.

Doanh nghiệp cần theo dõi tài sản suốt quá trình sử dụng. Điều này đòi hỏi người kiểm soát tài sản cần sử dụng công cụ hỗ trợ hiệu quả để tránh mất kiểm soát thông tin về tài sản.

Bước 4: Thu hồi, sửa chữa tài sản

Tài sản sau một khoảng thời gian sử dụng có thể bị hao mòn, hư hỏng hoặc phải thu hồi khi người lao động nghỉ việc. Đồng thời, cũng có thể tiến hành sửa chữa tài sản nếu bị hư hỏng để sử dụng cho lần sử dụng tiếp theo.

Ví dụ, khi một nhân viên trong công ty xin nghỉ việc và phải trả lại các tài sản đã được giao. Bộ phận nhân sự sẽ nhập thông tin về các tài sản đó vào phần mềm quản lý tài sản. Các thông tin như tên tài sản, mã tài sản, bộ phận sử dụng, nguyên giá và trạng thái ban đầu của tài sản sẽ được hiển thị. Sau đó, bộ phận nhân sự tiến hành thu hồi lại các tài sản đó.

Bước 5: Thanh lý tài sản

Sau một thời gian sử dụng, tài sản có thể bị hư hỏng nặng đến mức không thể khôi phục, hoặc trở nên lỗi kỹ thuật hoặc không còn phù hợp với công năng hiện tại của doanh nghiệp. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể quyết định bán lại hoặc chuyển nhượng tài sản cho một bên thứ ba.

Bước 6: Kiểm kê tài sản

Theo quy định của pháp luật hiện hành, doanh nghiệp cần tổ chức kiểm kê định kỳ hàng năm. Mục đích của việc kiểm kê là để kiểm tra và so sánh tình trạng tài sản của doanh nghiệp.

Ngoài ra, kết quả kiểm kê cũng được sử dụng để tổng hợp trong các báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Quá trình này thường tốn thời gian và công sức, bởi vì phải thu thập dữ liệu từ nhiều phòng ban khác nhau, sau đó tổng hợp và báo cáo lên cấp trên.

Ví dụ, vào cuối năm, doanh nghiệp thực hiện kiểm kê tài sản. Trong quá trình kiểm kê, bộ phận kế toán hoặc hành chính sẽ tạo bảng kiểm kê ghi chú về ngày kiểm kê, đợt kiểm kê, phòng ban kiểm kê, người phụ trách, và loại tài sản.

II. Áp dụng công nghệ số để quản lý tài sản công ty

1. Ưu điểm của việc áp dụng hệ thống quản lý tài sản vào doanh nghiệp

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay, việc áp dụng hệ thống quản lý tài sản (Asset Management System) đã trở thành một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa sự sở hữu của mình. Cách quản lý tài sản công ty bằng phần mềm giúp các tổ chức xây dựng một cơ sở dữ liệu toàn diện về tài sản, từ quản lý, theo dõi đến bảo trì, giúp tăng cường quản lý và tối ưu hóa tài sản trong doanh nghiệp. Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật của việc áp dụng hệ thống quản lý tài sản vào doanh nghiệp.

Tối ưu hóa sử dụng tài sản:Theo dõi và kiểm soát tài sản của doanh nghiệp, từ việc xác định vị trí và tình trạng của tài sản đến việc quản lý vòng đời của chúng. Điều này giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa tài sản hiện có, từ việc sử dụng chúng một cách hiệu quả đến việc cải thiện quy trình bảo trì và sửa chữa.

Tăng cường quản lý rủi ro: Giúp doanh nghiệp nhận biết và đánh giá rủi ro liên quan đến tài sản. Bằng cách theo dõi sự tiến triển của tài sản, nhận dạng các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra biện pháp phòng ngừa, doanh nghiệp có thể giảm thiểu các rủi ro tiềm tàng và đảm bảo hoạt động ổn định hơn.

Tăng cường hiệu suất hoạt động: Qua việc lập kế hoạch bảo trì và kiểm tra định kỳ, doanh nghiệp có thể duy trì tình trạng tốt nhất cho tài sản và tránh sự gián đoạn không mong muốn trong hoạt động kinh doanh.

Nâng cao khả năng ra quyết định: Phần mềm cung cấp dữ liệu và thông tin chi tiết về tình trạng, vị trí, và sử dụng tài sản. Điều này giúp doanh nghiệp có cơ sở để đưa ra quyết định thông minh về việc đầu tư, sử dụng và thay thế tài sản. Quản lý dựa trên dữ liệu giúp tối ưu hóa chi phí và tăng cường lợi nhuận.

Đáp ứng yêu cầu pháp lý: Một hệ thống quản lý tài sản đáng tin cậy giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến quản lý tài sản. Các tổ chức có thể nhanh chóng tìm kiếm, xem xét và cung cấp thông tin về tài sản khi cần thiết, đáp ứng yêu cầu kiểm toán và sự giám sát của các cơ quan chức năng.

2. Quản lý tài sản hiệu quả với phần mềm quản lý iCMMS

Hệ thống phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị iCMMS cung cấp một loạt tính năng quản lý tài sản thiết bị đầy đủ, bao gồm tự động hóa quy trình, cập nhật trạng thái máy móc theo thời gian thực, theo dõi và điều chỉnh khối lượng công việc dự kiến trong giai đoạn tiếp theo và quản lý chi phí bảo trì cho từng loại máy móc thiết bị một cách dễ dàng, giúp cho doanh nghiệp quản lý tài sản thiết bị của mình một cách hiệu quả. 

Bên cạnh đó, iCMMS còn là một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị miễn phí đăng ký toàn diện với nhiều điểm khác biệt như

• Quản lý tài sản toàn diện

• Tính linh hoạt và khả năng tích hợp trên nhiều nền tảng, 

• Tính năng phân quyền chi tiết để đảm bảo bảo mật thông tin và ngăn chặn sự truy cập trái phép vào hệ thống và 

• Tính năng tùy chỉnh linh hoạt để đáp ứng nhu cầu và quy trình của từng doanh nghiệp cụ thể

Tính năng tùy chỉnh linh hoạt này cho phép người dùng tối ưu quản lý tài sản và nâng cao hiệu quả công việc của mình. Với những tính năng này, iCMMS có thể giúp doanh nghiệp quản lý trang thiết bị một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn, cung cấp một giải pháp toàn diện cho các doanh nghiệp quản lý tài sản của mình.

Xem thêm: Khám phá Top 5 phần mềm quản lý bảo trì thiết bị miễn phí hiện nay

Thông qua cách quản lý tài sản công ty ở trên vọng doanh nghiệp sẽ có thể áp dụng nó hiệu quả. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tư vấn giải pháp quản lý tài sản cho doanh nghiệp mình. Hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn và dùng thử phần mềm miễn phí nhé!

Liên hệ chuyên gia phần mềm: https://izisolution.vn/lien-he/