Quản lý tài sản trong doanh nghiệp chưa bao giờ là vấn đề nhỏ, nó là một thách thức đáng kể đối với các nhà lãnh đạo và nhân viên quản lý. Đặc biệt là với các tổ chức và tập đoàn sở hữu hàng ngàn tài sản, việc quản lý tài sản một cách hiệu quả đòi hỏi sự tập trung và nỗ lực không nhỏ.

1. Tầm quan trọng của việc quản lý tài sản trong doanh nghiệp

Giải pháp quản lý tài sản tích hợp là cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp, đặc biệt khi số lượng thiết bị tài sản của doanh nghiệp có thể lên đến hàng nghìn hoặc hàng chục nghìn. Vì vậy, một giải pháp quản lý tài sản tích hợp phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp và giám đốc điều hành có thể giám sát và kiểm tra hiệu quả.

Công tác quản lý đóng một vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp, không chỉ giúp quản lý kiểm soát tình hình và đánh giá chính xác tài sản và vật tư, mà còn giúp tiết kiệm chi phí đầu tư. Ví dụ, nếu một tài sản bị mất thì công ty cần kiểm tra nhanh chóng, khi thiết bị cần bảo trì thì đội kỹ thuật cần phát hiện và quản lý, và khi nhà máy cần mua máy móc thì cần đáp ứng yêu cầu phù hợp. Tất cả đều cần một giải pháp quản lý tài sản đồng bộ và linh hoạt.

Xem thêm: Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị là gì? Những điều doanh nghiệp cần nắm rõ

2. Các phương pháp quản lý tài sản trong doanh nghiệp

Hiện nay, có nhiều phương pháp được sử dụng để quản lý tài sản trong các tổ chức và doanh nghiệp. Một số doanh nghiệp lớn đã chọn các phương thức quản lý hiệu quả, chặt chẽ và hiện đại hơn như:

In tạo nhãn dán 

In tạo nhãn dán là phương pháp phổ biến trong việc định danh tài sản bằng cách tự in ấn nhãn dán riêng đặc trưng của doanh nghiệp và dán trực tiếp lên tài sản. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ giúp doanh nghiệp nhận dạng tài sản nhanh hơn mà không hỗ trợ nhiều trong việc kiểm kê và thanh lý.

Quản lý tài sản bằng mã vạch

Trong khi đó, quản lý bằng mã vạch được đánh giá là một phương thức hiện đại và hiệu quả hơn. Mỗi loại tài sản sẽ được đánh dấu mã vạch khi nhập về, giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong quá trình kiểm kê và tránh được những rủi ro mất mát hoặc hao hụt tài sản. Việc quản lý tài sản bằng mã vạch cũng giảm thiểu được nhiều công việc đo đếm thủ công so với việc sử dụng in tạo nhãn dán.

Quản lý tài sản trong doanh nghiệp bằng phần mềm

Trong thời đại Công nghiệp 4.0, quản lý tài sản bằng phần mềm đã trở thành phương thức hiệu quả và tối ưu nhất, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp tầm cỡ. Phương pháp này có nhiều ưu điểm, bao gồm tỉ lệ chính xác cao, tiết kiệm thời gian và công sức của nhân lực. Điều đáng chú ý là phần mềm quản lý tài sản giúp quản lý các vấn đề liên quan đến tài sản một cách chặt chẽ hơn, sát sao hơn từ việc lên kế hoạch, quản lý vòng đời tài sản cho đến thu hồi và tính khấu hao, thanh lý. Hơn nữa, phần mềm còn phân hệ quản lý theo các danh mục đặc trưng, giúp cho việc kiểm kê trở nên nhanh chóng, gọn gàng và chính xác.

Phần mềm quản lý tài sản còn tích hợp được với nhiều phòng ban, quản lý và hỗ trợ lập báo cáo trình lên cấp lãnh đạo, giúp cho việc theo dõi và quản lý của cấp trên trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ in nhãn để tiện hơn trong quá trình quản lý. Vì những lợi ích này, phần mềm quản lý tài sản được coi là sự lựa chọn tuyệt vời nhất cho các doanh nghiệp muốn quản lý tài sản của mình một cách hiện đại và tiện lợi.

Xem thêm: Các phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp phổ biến

3. Những thách thức và giải pháp trong quản lý tài sản trong doanh nghiệp

Những thách thức mà doanh nghiệp gặp phải khi quản lý tài sản.

Thực tế đã cho thấy rằng, quá trình quản lý tài sản trong doanh nghiệp thường gặp phải các sai lầm sau đây:

Số Lượng Tài Sản, Sổ Sách Quá Nhiều

Với các doanh nghiệp sử dụng hình thức lưu trữ thông tin bằng sổ sách hoặc file Excel, việc thống kê số lượng tài sản và quản lý hồ sơ hiện có thường gặp phải nhiều khó khăn. Vấn đề này càng trở nên nghiêm trọng khi khối lượng tài sản tăng liên tục theo thời gian và những tài liệu cũ rất khó kiểm soát.

Hơn nữa, nhập dữ liệu thủ công thường dẫn đến sai sót, làm tốn ngân sách và gây ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp. Do đó, việc sử dụng phần mềm quản lý tài sản sẽ giúp giải quyết các vấn đề này một cách hiệu quả và đáng tin cậy hơn.

Ghi nhận tài sản không chính xác và không kịp thời

Một số doanh nghiệp đã ghi nhận các tài sản không chính xác hoặc không kịp thời. Các biểu hiện cụ thể bao gồm việc sử dụng phương pháp khấu hao không phù hợp, ước tính sai thời gian sử dụng của tài sản, thiếu ghi chép các chi phí bảo trì hoặc sửa chữa dẫn đến hạch toán sai chi phí, không ước tính rủi ro, hoặc không mua bảo hiểm cho các tài sản có giá trị lớn, và gây thất thoát tài sản do không kiểm kê định kỳ.

Sử dụng tài sản không đúng cách

Sử dụng tài sản không đúng cách có thể gây lãng phí hoặc sử dụng không đúng công suất, dẫn đến giảm năng suất lao động và thất thoát lợi nhuận cho nhà máy.

Quản lý tài sản thủ công gây khó khăn cho nhân sự thực hiện

Tại nhiều doanh nghiệp, quá trình quản lý, kiểm kê định kỳ, yêu cầu cấp phát tài sản được thực hiện thủ công, không áp dụng quy trình chuẩn, dẫn đến khó khăn trong việc kiểm soát quy trình quản lý và lưu trữ thông tin. Đặc biệt, trong quá trình vận hành, các máy móc, thiết bị khác nhau cần được bảo trì theo chu kỳ và điều kiện riêng biệt để tránh hỏng hóc đột xuất, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh và kéo theo chi phí sửa chữa đáng kể.

Xóa bỏ nỗi “trăn trở” quản lý tài sản trong doanh nghiệp với giải pháp iCMMS

Giải pháp quản lý tài sản thông qua phần mềm iCMMS đáp ứng nhu cầu quản lý toàn diện của doanh nghiệp, bao gồm cả các loại tài sản hữu hình và vô hình. Với các ứng dụng và tính năng mạnh mẽ, iCMMS có thể được tùy chỉnh để phù hợp với các yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, iCMMS theo dõi vòng đời của tài sản để cung cấp các công cụ hỗ trợ phù hợp cho từng giai đoạn và tác vụ cụ thể, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý tài sản của doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả.

Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị iCMMS cung cấp chức năng quản lý tài sản đa dạng và toàn diện gồm:

• Quản lý và theo dõi toàn bộ tài sản của doanh nghiệp, phân bổ khấu hao tài sản và giá trị tài sản. 

• Cho phép quản lý thông tin liên quan đến cán bộ quản lý và người sử dụng tài sản. 

• Các chi tiết tài sản cũng được theo dõi theo nhóm, nguồn vốn, bộ phận, mục đích sử dụng và người quản lý, và các biến động của tài sản được ghi nhận, bao gồm các hoạt động như sửa chữa, lắp đặt, tháo dỡ, ghi giảm, khấu hao và thanh lý. 

• Theo dõi các lần điều chuyển tài sản, quản lý số lần bảo trì bảo dưỡng và lưu kho sản phẩm. 

• Tất cả các chức năng được liên kết chặt chẽ với nhau, giúp đồng bộ quy trình và thông tin dữ liệu, tạo ra một hệ thống giải pháp toàn diện cho công tác quản lý tài sản của doanh nghiệp.

Trên đây là những thông tin hữu ích về phương pháp đánh giá và quản lý tài sản trong doanh nghiệp mà bạn không thể bỏ qua. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm một đơn vị cung cấp phần mềm quản lý tài sản thiết bị. Hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn và dùng thử phần mềm miễn phí nhé!

Liên hệ chuyên gia phần mềm: https://izisolution.vn/lien-he/