Tổng quan về phần mềm quản lý bảo trì máy móc thiết bị CMMS

Phần mềm quản lý bảo trì máy móc thiết bị (CMMS) đã trở thành một công cụ quan trọng đối với các tổ chức và doanh nghiệp trong việc duy trì và quản lý tài sản vận hành. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp một tổng quan về CMMS, giúp bạn hiểu rõ về CMMS system là gì?, lợi ích mà nó mang lại, và cách nó có thể được triển khai để cải thiện hiệu suất bảo trì và vận hành. Phần mềm CMMS không chỉ đơn giản là một công cụ theo dõi thông tin bảo trì, mà còn là một phần quan trọng của chiến lược quản lý tài sản hiện đại.

I. Khái niệm phần mềm bảo trì CMMS và một số thuật ngữ

1. CMMS là gì?

CMMS là viết tắt của "Computerized Maintenance Management System", dịch ra tiếng Việt có thể hiểu là “Hệ thống quản lý bảo trì bằng máy tính”. Đây là một giải pháp phần mềm được thiết kế để hợp lý hóa các quy trình bảo trì và cải thiện việc quản lý tài sản trong một tổ chức. Nó cho phép người quản lý bảo trì lên lịch, theo dõi và phân tích các lệnh sản xuất, kiểm kê và nhiệm vụ bảo trì một cách hiệu quả. Bằng cách sử dụng CMMS, các tổ chức có thể giảm thời gian ngừng hoạt động, kéo dài tuổi thọ tài sản, tối ưu hóa nguồn lao động và tăng cường hoạt động bảo trì tổng thể.

CMMS phục vụ như một trung tâm chỉ huy cho các chương trình bảo trì và độ tin cậy. Nó cũng là một cơ sở dữ liệu tập trung để lưu trữ dữ liệu quan trọng. Các nhóm bảo trì sử dụng phần mềm CMMS để theo dõi công việc của họ và hiểu rõ hơn về tình trạng cũng như độ tin cậy của máy, khiến phần mềm này trở nên lý tưởng để quản lý các cơ sở công nghiệp nơi tài sản máy móc rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất.

Phần mềm CMMS tối ưu hóa việc sử dụng, tính sẵn có và tuổi thọ của thiết bị, máy móc, đội xe, cơ sở hạ tầng, cơ sở vật chất hoặc hoạt động.

2. Lịch sử hình thành và phát triển

Hệ thống CMMS đã phát triển theo thời gian và sự tiến bộ của công nghệ. Các phiên bản đầu tiên của CMMS xuất hiện vào những năm 1960, nhưng phải đến những thập kỷ 80 và 90 với máy tính giá cả phải chăng và khả năng truy cập mạng cao cấp, công nghệ CMMS mới thực sự đạt được bước tiến đáng kể. IBM đã đứng đầu trong việc phát triển CMMS đầu tiên. Vào thập kỷ 1960, kỹ thuật viên bảo trì đã sử dụng máy tính lớn của IBM và thẻ đục lỗ để quản lý công việc bảo trì. Từ những năm 70 trở đi, máy tính lớn cho phép tổ chức sử dụng giấy thay vì thẻ đục lỗ để thực hiện CMMS của họ.

Sự phát triển của máy tính vào những năm 80 đã làm cho công nghệ CMMS trở nên dễ dàng tiếp cận hơn và giá trị của nó ngày càng tăng. Đến những năm 90, CMMS đã có khả năng tùy chỉnh và chia sẻ thông tin qua mạng LAN. Vào những năm 2000, sự xuất hiện của mạng nội bộ và kết nối web đã làm cho CMMS phát triển trên mọi thiết bị kết nối internet, giúp hàng tỷ người có thể truy cập nó.

Phiên bản CMMS hiện đại nhất là dựa trên đám mây và có tính di động. Sử dụng giải pháp dựa trên đám mây hoặc đám mây lai mang lại nhiều lợi ích, bao gồm triển khai nhanh chóng, việc nâng cấp dễ dàng và đảm bảo bảo mật dữ liệu.

3. Một số thuật ngữ

Dưới đây là một số thuật ngữ phổ biến liên quan đến CMMS (Hệ thống quản lý bảo trì máy móc và thiết bị):

PM (Preventive Maintenance): Bảo trì phòng ngừa - Là loại bảo trì được thực hiện định kỳ để ngăn ngừa sự cố và hỏng hóc của thiết bị.

CM (Corrective Maintenance): Bảo trì sửa chữa/khắc phục - Loại bảo trì thực hiện sau khi xảy ra sự cố hoặc hỏng hóc.

Asset Management: Quản lý tài sản - Quá trình quản lý và duyệt các tài sản, bao gồm máy móc, thiết bị, và tài sản khác trong doanh nghiệp.

Work Order: Lệnh công việc - Là tài liệu hoặc yêu cầu cho các công việc bảo trì cụ thể. Nó bao gồm thông tin về công việc, người thực hiện, thời hạn, và tài liệu cần thiết.

Downtime: Thời gian ngừng máy - Thời gian mà thiết bị hoặc hệ thống ngừng hoạt động do bảo trì hoặc sự cố.

MTBF (Mean Time Between Failures): Thời gian trung bình giữa các lần hỏng hóc - Thời gian trung bình giữa các sự cố hoặc hỏng hóc của một thiết bị.

MTTR (Mean Time To Repair): Thời gian trung bình để sửa chữa - Thời gian trung bình cần thiết để sửa chữa hoặc khắc phục một lỗi hoặc hỏng hóc.

Inventory Management: Quản lý kho - Quá trình quản lý và theo dõi lượng tồn kho của linh kiện, vật tư, và thiết bị cần thiết cho việc bảo trì.

Xem thêm: Tất tần tật các thuật ngữ liên quan đến bảo trì và phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS

II. Lợi ích của phần mềm quản lý bảo trì thiết bị

 

Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị đem lại một loạt lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, có thể kể đến như:

Giảm chi phí bảo trì, sửa chữa thiết bị tổng thể: Phần mềm CMMS giúp tối ưu hóa kế hoạch bảo trì, từ đó giảm thiểu sự cố và sửa chữa đắt tiền. Nó cũng giúp dự đoán thời gian thay thế và nâng cấp thiết bị, giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực và tài chính.

Giảm thời gian chết của máy móc: CMMS cho phép theo dõi và quản lý thời gian bảo trì một cách hiệu quả, giảm thiểu thời gian ngừng máy và sản xuất không hiệu quả.

Tăng hiệu suất làm việc trong doanh nghiệp: Bằng việc theo dõi và lên kế hoạch bảo trì định kỳ, CMMS cải thiện hiệu suất và tăng sự sẵn sàng của thiết bị, giúp doanh nghiệp sản xuất hiệu quả hơn.

Quản lý, kiểm soát hàng tồn kho, phụ tùng thay thế: CMMS giúp theo dõi và quản lý tồn kho phụ tùng và linh kiện, giúp đảm bảo rằng các thiết bị luôn sẵn sàng và không gặp sự cố do thiếu phụ tùng.

Báo cáo và phân tích tình trạng tài sản và quản lý các dữ liệu quan trọng: CMMS cung cấp khả năng tạo ra báo cáo và phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu suất, dự đoán thời gian bảo trì và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thống kê.

Đảm bảo sức khỏe, điều kiện an toàn cho người lao động: CMMS giúp theo dõi và duyệt các yêu cầu bảo trì liên quan đến an toàn, đảm bảo rằng nhân viên làm việc trong điều kiện an toàn và máy móc được bảo trì đúng cách.

Xem thêm: 6 Lợi ích của Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị giúp tối ưu hoá hiệu suất tài sản

III. Chức năng của phần mềm quản lý bảo trì máy móc thiết bị

Phần mềm quản lý bảo trì máy móc và thiết bị có nhiều chức năng quan trọng để giúp tổ chức quản lý và duy trì hiệu quả tài sản và thiết bị của họ. Dưới đây là một số chức năng quan trọng của phần mềm quản lý bảo trì:

Quản lý thông tin tài sản: Chức năng này cho phép người dùng lập danh sách tài sản và thiết bị, cung cấp thông tin chi tiết về chúng bao gồm thông số kỹ thuật, nguồn gốc, và lịch sử bảo trì.

Lập kế hoạch bảo trì: Phần mềm cho phép người dùng lên kế hoạch bảo trì định kỳ cho các tài sản và thiết bị. Điều này giúp duy trì hiệu suất tối ưu và tránh sự cố không mong muốn.

Giám sát tình trạng và hiệu suất: Phần mềm có tích hợp các công cụ giám sát để theo dõi tình trạng và hiệu suất của tài sản và thiết bị. Người dùng có thể theo dõi dữ liệu thời gian thực và cảnh báo sự cố.

Lên lịch bảo trì ngay lập tức: Nếu phát hiện sự cố hoặc sự hỏng hóc không mong muốn, phần mềm có thể tự động lên lịch bảo trì ngay lập tức và gửi cảnh báo đến người chịu trách nhiệm.

Quản lý lịch bảo trì và nguồn lực: Phần mềm giúp quản lý lịch trình bảo trì và tài nguyên nhân viên, vật liệu và thiết bị cần thiết cho quá trình bảo trì.

Báo cáo và phân tích dữ liệu: Phần mềm cung cấp công cụ để tạo báo cáo và phân tích dữ liệu về hiệu suất bảo trì, chi phí và tình trạng của tài sản.

Quản lý chi phí: Phần mềm cho phép quản lý các chi phí liên quan đến bảo trì, bao gồm các khoản chi phí dự kiến và thực tế.

IV. Quy trình triển khai phần mềm bảo trì CMMS

Quy trình triển khai phần mềm quản lý bảo trì CMMS là một quá trình có nhiều bước quan trọng để đảm bảo rằng hệ thống hoạt động hiệu quả. Dưới đây là phân tích chi tiết về mỗi bước:

Xác định mục tiêu và nhu cầu triển khai: Bước đầu tiên là hiểu rõ mục tiêu và nhu cầu cụ thể của tổ chức. Điều này bao gồm xác định các vấn đề hiện tại trong quá trình bảo trì và những cải tiến cần thiết.

Lập kế hoạch triển khai: Sau khi xác định mục tiêu, lập kế hoạch triển khai là bước quan trọng. Điều này đảm bảo rằng quá trình triển khai được tiến hành một cách có hệ thống và hiệu quả.

Dự tính chi phí - lập ngân sách: Xác định nguồn tài chính và lập ngân sách cho việc triển khai CMMS. Điều này bao gồm cả chi phí phần mềm, phí cài đặt, đào tạo, và các khoản phát sinh.

Tìm hiểu và lựa chọn phần mềm CMMS phù hợp: Tìm hiểu thị trường phần mềm CMMS và lựa chọn sản phẩm phù hợp với nhu cầu của tổ chức. Điều này có thể đòi hỏi việc tạo danh sách các yêu cầu cụ thể.

Chuẩn bị và cung cấp dữ liệu cho hệ thống: Sắp xếp và chuẩn bị dữ liệu cần nhập vào hệ thống CMMS. Điều này bao gồm cả thông tin về thiết bị, lịch sử bảo trì, và tài liệu liên quan.

Thiết kế dự án (Blueprint): Xác định cụ thể cách phần mềm bảo trì thiết bị sẽ hoạt động. Điều này bao gồm thiết kế cấu trúc của hệ thống, quy trình làm việc, và lên kế hoạch triển khai.

Triển khai (Cài đặt và đào tạo): Thực hiện việc cài đặt hệ thống CMMS theo thiết kế được xác định. Đồng thời, đảm bảo việc đào tạo cho nhân viên được tiến hành.

Go-live: Đây là bước khi hệ thống CMMS được triển khai chính thức để sử dụng. Từ bước này, toàn bộ quá trình bảo trì được thực hiện thông qua hệ thống CMMS.

Nghiệm thu và bàn giao: Đánh giá hiệu suất của hệ thống sau quá trình triển khai. Bàn giao hệ thống cho người quản lý bảo trì và sử dụng cuối cùng.

Bảo hành và hỗ trợ: Đảm bảo rằng hệ thống được duy trì và cập nhật định kỳ. Cung cấp hỗ trợ cho người dùng và giải quyết vấn đề nếu có.

Xem thêm: Quy trình triển khai Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị CMMS

V. Kinh nghiệm triển khai CMMS system

 

Triển khai một hệ thống CMMS (Computerized Maintenance Management System) trong một doanh nghiệp có thể đem lại nhiều lợi ích, nhưng cũng có thể gặp phải một số thách thức. Dưới đây là những kinh nghiệm quan trọng để thành công trong việc triển khai CMMS:

Thiết lập mục tiêu và kế hoạch rõ ràng: Trước khi triển khai, xác định rõ mục tiêu và lợi ích mà doanh nghiệp muốn đạt được từ việc sử dụng CMMS. Sau đó, phải lập kế hoạch chi tiết để đảm bảo rằng mục tiêu này được thực hiện.

Khuyến khích sự tham gia và đào tạo đầy đủ người dùng: Thành công của CMMS phụ thuộc vào việc tất cả nhân viên tham gia vào quy trình bảo trì. Đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo về cách sử dụng hệ thống và thấy được giá trị của nó.

Di chuyển và tích hợp dữ liệu đồng nhất: Việc sử dụng dữ liệu đồng nhất và chính xác là quan trọng. Nếu có dữ liệu từ các nguồn khác nhau, đảm bảo rằng chúng được tích hợp một cách hiệu quả vào hệ thống.

Cấu hình và tùy chỉnh hệ thống phù hợp: CMMS nên được tùy chỉnh theo cách mà nó phản ánh quy trình làm việc cụ thể của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi sự hiểu biết về quy trình bảo trì và tài sản của doanh nghiệp.

Hỗ trợ và bảo trì liên tục: CMMS cần được theo dõi, duy trì và cập nhật liên tục. Điều này bao gồm việc đảm bảo tính bảo mật và độ tin cậy của hệ thống, cũng như cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và giải quyết vấn đề cho người dùng.

VI. Chi phí triển khai phần mềm CMMS

Ứng dụng CMMS dựa trên web có thể định cấu hình đi kèm với các tính năng được mã hóa sẵn và chi phí trả trước ít hơn nhiều. Bạn có thể sử dụng ứng dụng theo gói đăng ký trả phí hàng tháng hoặc hàng năm.

Nhà cung cấp tính phí dựa trên cơ sở mỗi người dùng. Hơn nữa, họ tùy chỉnh ứng dụng cho cả các công ty nhỏ hoạt động độc lập và cho bất kỳ công ty cấp doanh nghiệp vừa và lớn nào có nhiều cơ sở để giám sát đồng thời. 

Giá trung bình cho các doanh nghiệp nhỏ có yêu cầu cơ bản là khoảng 50 USD/người dùng/tháng và có thể lên tới 200 USD đối với các doanh nghiệp lớn có các tính năng nâng cao. Ví dụ: gói khởi đầu dành cho một ngành công nghiệp nhỏ có thể bao gồm quản lý hàng tồn kho và kho nhưng có thể không cung cấp toàn quyền kiểm soát quản lý mua hàng và theo dõi vật liệu nguy hiểm nhằm vào các doanh nghiệp vừa và lớn. 

Đối với một công ty vừa và nhỏ có 10 người dùng, thuê bao trả phí sẽ có giá khoảng 24.000 USD mỗi năm, bao gồm cả chi phí bảo trì.  

Xem thêm: Chi phí triển khai phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị CMMS: Bảng giá và phân loại

VII. Ứng dụng thực tế của phần mềm bảo trì CMMS

Phần mềm quản lý bảo trì CMMS có nhiều ứng dụng thực tế trong các lĩnh vực khác nhau, giúp quản lý và bảo trì các thiết bị và hệ thống, tăng hiệu suất và độ tin cậy, và đảm bảo an toàn và chất lượng trong quá trình hoạt động. Điển hình như:

Công nghiệp sản xuất: CMMS theo dõi tình trạng và lịch sử bảo trì của các thiết bị, lập kế hoạch bảo trì định kỳ và theo dõi tiến độ công việc, giúp tăng hiệu suất và độ tin cậy của hệ thống sản xuất.

Công nghiệp dầu khí và năng lượng: CMMS giúp theo dõi và kiểm soát việc bảo trì các thiết bị quan trọng như máy nén, máy phát điện, hệ thống điều khiển, v.v. đảm bảo hoạt động liên tục và an toàn của các hệ thống này.

Công nghiệp y tế: CMMS được sử dụng trong các cơ sở y tế để quản lý và bảo trì các thiết bị y tế, như máy chụp cắt lớp vi tính (CT scanner), máy siêu âm, máy xạ trị, v.v. Nó giúp theo dõi lịch trình bảo trì, kiểm tra hiệu suất và đảm bảo an toàn và chất lượng của các thiết bị y tế.

Công nghiệp vận tải và logistics: CMMS theo dõi và bảo trì các xe, máy móc và cơ sở hạ tầng, từ đó đảm bảo hoạt động liên tục và an toàn của hệ thống vận chuyển.

Công nghiệp khách sạn và du lịch: CMMS theo dõi và lập kế hoạch bảo trì cho các hệ thống điều hòa không khí, hệ thống điện, hệ thống thoát nước, v.v. giúp đảm bảo sự thoải mái và an toàn cho khách hàng.

VIII. Thách thức trong triển khai và giải pháp

Triển khai phần mềm quản lý bảo trì CMMS có thể đối diện với nhiều thách thức. Dưới đây là một số thách thức phổ biến và các giải pháp có thể được áp dụng:

Chi phí đầu tư lớn:

Giải pháp: Xác định rõ lợi ích kỳ vọng từ phần mềm CMMS như giảm chi phí bảo trì, tăng hiệu suất, và quản lý tài sản tốt hơn để thuyết phục quản lý đầu tư. Hãy xem xét việc sử dụng phần mềm mã nguồn mở hoặc thuê dịch vụ CMMS để giảm chi phí ban đầu.

Thời gian triển khai kéo dài:

Giải pháp: Lên kế hoạch triển khai chi tiết, xác định thời gian dự kiến và ưu tiên hóa các phần quan trọng của hệ thống. Tập trung vào việc triển khai từng phần mềm theo giai đoạn thay vì cố gắng triển khai toàn bộ hệ thống cùng một lúc.

Hạn chế về nhân lực:

Giải pháp: Đào tạo nhân viên hiện có về cách sử dụng phần mềm CMMS. Xem xét thuê hoặc hợp tác với các chuyên gia bên ngoài để đảm bảo việc triển khai và quản lý CMMS diễn ra suôn sẻ.

Phân loại và tập hợp dữ liệu phức tạp:

Giải pháp: Tích hợp công cụ thu thập dữ liệu tự động với CMMS. Xây dựng quy trình làm việc cụ thể cho việc nhập liệu và đảm bảo dữ liệu được cấu trúc một cách hợp lý từ ban đầu.

Khó tích hợp với hệ thống hiện có:

Giải pháp: Chọn phần mềm CMMS có khả năng tích hợp dễ dàng với các hệ thống hiện có. Xác định các giao diện và tiêu chuẩn tích hợp cần thiết để đảm bảo sự liên kết mượt mà với các ứng dụng khác trong tổ chức.

Mỗi thách thức có thể được áp dụng với các giải pháp cụ thể tùy thuộc vào tình hình và mục tiêu của tổ chức. Quan trọng nhất là có một kế hoạch triển khai cụ thể và linh hoạt để giải quyết các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình triển khai phần mềm CMMS.

Xem thêm: Thực trạng sử dụng Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị CMMS tại Việt Nam

IX. Xu hướng phát triển phần mềm CMMS

 

Những xu hướng dưới đây hứa hẹn cải thiện hiệu quả bảo trì, tối ưu hóa tài sản và giảm thiểu thời gian ngừng máy, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh trong thế giới kinh doanh ngày càng kỹ thuật số:

Ứng dụng điện toán đám mây ("Cloud CMMS"):

CMMS dựa trên đám mây đang trở thành một xu hướng quan trọng trong quản lý bảo trì. Thay vì phải cài đặt và duy trì phần mềm trên các máy tính trong doanh nghiệp, Cloud CMMS cho phép truy cập dữ liệu và quản lý tài sản từ bất kỳ đâu và bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Điều này giúp giảm chi phí cơ sở hạ tầng và tạo tính linh hoạt cao hơn trong việc quản lý bảo trì.

Tích hợp Internet of Things (IoT):

Internet of Things (IoT) đã mở ra một khả năng mới trong việc theo dõi tài sản công nghiệp. Tích hợp IoT vào CMMS cho phép các thiết bị vật lý gửi dữ liệu về tình trạng và hiệu suất của chúng. Nhờ vào IoT, doanh nghiệp có thể theo dõi hiệu suất máy móc thời gian thực, dự đoán sự cố, và tối ưu hóa lịch trình bảo trì.

Ứng dụng trí tuệ nhân tạo và Machine Learning:

Trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (Machine Learning) giúp CMMS dự đoán tình trạng của thiết bị dựa trên dữ liệu lịch sử. Hệ thống có thể tối ưu hóa lịch trình bảo trì, dự đoán thời gian hỏng hóc, và phân tích dữ liệu về tài sản. Điều này giúp tối ưu hóa hiệu quả bảo trì và giảm thiểu thời gian ngừng máy.

Phát triển ứng dụng di động:

Ứng dụng di động cho phép nhân viên quản lý bảo trì ghi nhận thông tin và truy cập dữ liệu từ xa. Điều này tăng tính linh hoạt và giúp nhân viên thực hiện nhiệm vụ bảo trì hiệu quả hơn. Nhân viên có thể tra cứu thông tin ngay trên sân tập và ghi nhận công việc ngay sau khi hoàn tất.

Xác thực và giám sát theo tiêu chuẩn quốc tế:

Các hệ thống CMMS ngày càng phát triển để tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế về bảo trì và quản lý tài sản. Điều này đảm bảo tính nhất quán trong quản lý bảo trì và tài sản và giúp doanh nghiệp thực hiện bảo trì theo cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Xem thêm: Cập nhât các xu hướng phát triển Phần mềm quản lý Bảo trì CMMS

Có thể nói, CMMS là một công cụ quản lý tài sản không thể thiếu cho các doanh nghiệp và tổ chức. Từ việc theo dõi thông tin bảo trì đến tối ưu hóa hiệu suất tài sản, CMMS đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự liên tục của quy trình sản xuất và dịch vụ. Bằng cách sử dụng phần mềm CMMS một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể giảm chi phí, tăng khả năng sẵn sàng của máy móc, và đảm bảo an toàn cho người lao động. Việc đầu tư vào CMMS không chỉ là một quyết định thông minh mà còn là một phần quan trọng của chiến lược quản lý tài sản hiện đại.

Liên hệ IZISolution để được tư vấn phần mềm quản lý bảo trì máy móc thiết bị CMMS phù hợp với đặc thù riêng biệt của từng doanh nghiệp.

Từ khóa liên quan: phan mem quan ly bao tri, phan mem bao tri thiet bi, cmms la gi, phan mem quan ly bao tri thiet bi